Обработка исходящего документа состоит из этапов. Обработка отправляемых документов. Правила оформления реквизита «гриф утверждения»

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.9

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) - постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов - письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Обработка исходящих документов

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.10

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

ь составление проекта документа исполнителем;

ь согласование проекта документа;

ь оформление или проверка правильности оформления документа;

ь подписание или утверждение (если необходимо);

ь регистрация документа;

ь отправка документа адресату;

ь подшивка второго экземпляра в дело.11

Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.12

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.13

Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

Исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). 14

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

* номер документа, включающий номер дела

*дата документа

* отметка об исполнении

* исполнитель

* примечание.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.

Регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.15

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

Наличие подписи;

Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

Наличие заголовка;

Правильность адресования;

Если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге - наличие адреса;

Наличие отметки об исполнителе;

Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.16

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

· документы, отправляемые по почте;

· документы, отправляемые по факсу;

· документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.17

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.18

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»

Исходящий документ был создан в организации ГООУ НПО «Профессиональный лицей № 19» на основании входящего документа, поступившего по факсу из Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС). Суть входящего документа - информирование о проведении региональной олимпиады по английскому языку среди студентов и обучающихся учреждений начального и среднего профессионального образования Мурманской области. Указаны цели, условия, дата проведения олимпиады и сроки подачи заявок.

По существу данного документа в ГООУ НПО «Профессиональный лицей №19» был издан приказ (внутренний документ) о направлении на региональную олимпиаду по английскому языку четырех обучающихся лицея и назначении руководителя делегации. Составлена заявка (исходящий документ) на участие в олимпиаде, в которой администрация ГООУ НПО «ПЛ №19» ходатайствует о включении в состав участников региональной олимпиады обучающихся лицея.

Движение внутреннего и исходящего документов (приказа и заявки) автор работы представляет в виде оперограммы движения документов, анализируя которую, видно возвратное движение при прохождении документов. Проект приказа отправлен на доработку, т.к. МТКС не предоставил Положение об олимпиаде, указав только, что оно находится на согласовании в Министерстве образования и науки Мурманской области. Необходимо было уточнить уровень подготовки обучающихся по Положению об олимпиаде, т.к. на участие в олимпиаде были заявлены обучающиеся 1 курса «ПЛ-19».

Опрерограмма движения документов.

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.

Этапы обработки исходящих документов:

Подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов".

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

Составление проекта документа исполнителем;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Согласование проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);

Регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Передача документа исполнителю (копирование документа при нали­чии нескольких исполнителей);

Контроль исполнения документа;

Исполнение документа;

Проставление отметки об исполнении;

Подшивка исполненного документа в дело.


РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация необходима:

Для обеспечения сохранности документов;

Для удобства поиска документов;

Для учета и контроля исполнения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

информационные материалы, присланные в копии для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

прейскуранты;
пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Формы регистрации документов:

Централизованная;

Децентрализованная;

Смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов). Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

Входящие документы;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Контракты коммерческие;

Документы, имеющие гриф ограничения доступа.

В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.

Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.

Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

  • справочные, контрольно-справочные;
  • картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки , в которых:

  • составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
  • систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением документа;
  • возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
  • возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

    дипломная работа , добавлен 16.10.2013

    Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.

    отчет по практике , добавлен 11.08.2015

    Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

    контрольная работа , добавлен 25.02.2014

    Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.

    курсовая работа , добавлен 16.05.2012

    Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

    контрольная работа , добавлен 22.08.2013

    Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

    дипломная работа , добавлен 02.03.2009

    Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.

    контрольная работа , добавлен 30.12.2011

    Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.

    дипломная работа , добавлен 19.11.2011

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):

■ составление проекта документа и его оформление;

■ согласование проекта или визирование;

■ подписание документа руководителем;

■ утверждение (при необходимости);

■ регистрация и отправка документа.

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, пред­варительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов (рис. 28).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

Рис. 28 Схема обработки внутренних документов

30.Правила оформления реквизита «гриф утверждения».

Удостоверение документов является формой выражения ответ­ственности за их законность и содержание. Основными способа­ми удостоверения документов являются: подписание, утвержде­ние и проставление печати.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение дей­ствия документа на определенный круг лиц, граждан, организа­ций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юриди­ческую силу только с момента его утверждения. Документы ут­верждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора (10,5 см) флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) - шестое положение табулятора - и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Факел»

Л. А. Степанова

«» июля 2009 г.

Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Московские товары»

Л. И. Белопольская

« » мая 2009 г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.10.2009 г. N9 03

Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи - от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу.

Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.

Отправляемые из организации документы называют исходящими. Об­работка исходящих документов состоит из следующих операций:

Составление проекта документа исполнителем;

Согласование проекта документа;

Проверка секретарем правильности оформления проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль­ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Такое согласование оформляется визой.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключе­нием факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, норма­тивные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

Индекс документа, включающий № дела;

Дата документа;

Адресат (корреспондент);

Отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера докумен­тов-ответов); _ исполнитель; _ примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера не­обходима зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправляются. При помещении документа в конверт уточня­ется адрес получателя. При отправке письма в конверте с прозрачным "окошком" документ складывают таким образом, чтобы адрес получателя на документе был хорошо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

7.3. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный до­кумент не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внут­ри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

Входящие документы;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Контракты коммерческие;

Документы, имеющие гриф "Коммерческая тайна" ("Конфиденциально").

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу при­сваивается порядковый номер, следующий за номером последнего доку­мента, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные но­мера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначе­ния структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в

которое будет подшит документ или его копия. Например, номер докумен­та № 72/1-5 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Индекс документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., например, № 72-БМ включает: БМ - Борис Мишин, автор документа; 72 - порядковый номер

документа.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журна­лы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства предприятия. Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль (обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь). После указания руководителем о постановке документа на контроль проставляется секретарем буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале делают отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа»).