Введение

Тема «работа с конфиденциальными документами» актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Цель работы - рассмотреть работу с конфиденциальными документами

• 1. Изучить работу с конфиденциальными документами
• 2. Составить должностную инструкцию
• 3. Оформить приказ о приеме на должность преподавателя высшей категории в ГОУ СПО «Канский политехнический колледж».

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам

конфиденциальный документ должностной инструкция

Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

• - разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
• - обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;
• - исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
• - целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
• - исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
• - фиксированной передачи конфиденциальных документов;
• - персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и нарушение правил обращения с ними.
• - В организации должна быть разрешительная система.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к конфиденциальной информации в целом, оформленный приказом руководителя предприятия или контрактом, а в отдельных случаях, по усмотрению руководителя предприятия, и через органы Федеральной службы безопасности. При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

• - соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;
• - разрешение на ознакомление оформляется письменно;
• - при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя;
• - исполнители конфиденциальных документов, лица, визирующие, согласовывающие, подписывающие, утверждающие документ, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, могут допускаться к ознакомлению с соответствующими документами без оформления дополнительных разрешений.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается комиссией, в состав которой включаются руководители и ведущие специалисты подразделений, работающих с конфиденциальной информацией, служб безопасности и конфиденциального делопроизводства.

Положение может включать в себя следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.
• 3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации.

В первом разделе указываются: цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей служб безопасности, конфиденциального делопроизводства и управленческопроизводственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

• - руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;- заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;
• - руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем работникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;
• - первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи их пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на обложке документа либо в карточке учета выдачи документа.

Положение подписывается членами комиссии, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.).

После утверждения с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.

Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведе­ниям, документам и базам данных является одной из центральных проблем системы защиты информации. Регламентация порядка дос­тупа лежит в основе режима конфиденциальности проводимых фир­мой работ.

Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает. Режим представляет собой совокупность ограничительных пра­вил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ на определенную территорию, в помещения, к информации и до­кументам. Любой режим базируется на так называемой разреши­тельной системе. Разрешительная система в общем виде предусмат­ривает необходимость получения специального разрешения на осу­ществление соответствующих правовых мероприятий, например на въезд в пограничную зону, на посещение воинской части и т.п.

Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью обеспечения правомерного ознакомления и использования сотрудниками фирмы конфиденциальных сведений, необходимых им для выполнения служебных обязанностей,

Принципы построения разрешительной системы доступа:

Надежность, т.е. относительное исключение возможности не­санкционированного доступа посторонних лиц к докумен­там в обычных и экстремальных условиях;

Полнота охвата всех категорий исполнителей и всех катего­рий документов, информации на любых носителях;

Конкретность, т.е. исключение двоякого толкования и одно­значность решения о доступе;

Производственная необходимость как единственный крите­рий доступа исполнителя к документу, а также доступа к документам представителей государственных служб;

Определенность состава и компетенции должностных лиц, дающих разрешение на доступ исполнителя к конфиденци­альным сведениям, документам и базам данных, исключе­ние возможности бесконтрольной и несанкционированной выдачи таких разрешений;

Строгая регламентация порядка работы всех категорий сотруд­ников фирмы с информацией, документами и базами данных. Разрешительная система решает следующие задачи:

Ограничения и регламентации состава сотрудников, функ­циональные обязанности которых требуют знания тайны фир­мы и работы с ценными документами; строгого избирательного и обоснованного распределения до­кументов и информации между сотрудниками;

Обеспечения сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документами, делами, базами данных, информацией, техническими средствами и т.д.);

Беспрепятственного прохода сотрудника в здание фирмы, в конкретное рабочее помещение (режимную зону), к выделен­ному ему офисному рабочему оборудованию и компьютеру;

Исключение возможности для посторонних лиц несанкцио­нированного ознакомления с конфиденциальной информа­цией в процессе работы сотрудника с документами, делами и базами данных;

Рациональное размещение рабочих мест сотрудников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование со­трудником защищаемой информации (коллективный конт­роль за работой сотрудников). Разрешительная система включает в себя две составные части: допуск сотрудника к конфиденциальной информации и непосред­ственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Под допуском понимается процедура оформления права сотруд­ника фирмы или иного лица на доступ к сведениям (информа­ции) ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информа­ции на передачу ее для работы конкретному лицу. Оформление допуска, т.е. согласия лица на определенные огра­ничения в использовании информации, всегда носит доброволь­ный характер.

Наличие допуска предоставляет сотруднику фор­мальное право работать со строго определенным кругом конфи­денциальных документов, баз данных и отдельных сведений. Как отмечалось выше, к конфиденциальной информации до­пускаются, как правило, лица, проработавшие в фирме определен­ное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны. В предпринимательских структурах разрешение на допуск дает первый руководитель фирмы. Разрешение оформляется соответствую­щим пунктом в контракте (трудовом договоре). Допуск может офор­мляться приказом первого руководителя с указанием типового со­става сведений, с которыми разрешается работать данному сотруд­нику или группе сотрудников.

Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и пересмат­риваться при изменении профиля работы сотрудника. Законодательством США предусмотрено, что никто не имеет, права иметь допуск к засекреченной информации лишь благодаря своему чину или положению. Конечной инстанцией, решающей вопрос о необходимости допуска данному лицу, является руко­водитель, который распоряжается этой информацией и осуществ­ляет за ней контроль, Доступ - практическая реализация каждым сотрудником пре­доставленного ему допуском права на ознакомление и работу с Определенным составом конфиденциальных сведений, документов и баз данных.

Он санкционируется полномочным должностным лицом (первым руководителем, его заместителем, руководителем подразделения, службы или направления деятельности) в отно­шении конкретной информации и конкретного сотрудника. Право на выдачу такого разрешения строго регламентируется. Разрешение (санкция) на доступ к конкретной информации может быть дано при соблюдении следующих условий:

Наличие подписанного приказа первого руководителя о при­еме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т.п.) или назначении на долж­ность, в функциональную структуру которой входит работа с данной, конкретной информацией;

Наличие подписанного сторонами трудового договора (кон­тракта), имеющего пункт о сохранении тайны фирмы и подписанного обязательства о неразглашении ставших извест­ными конфиденциальных сведений и соблюдении правил их защиты;

Соответствие функциональных обязанностей сотрудника пе­редаваемым ему документам и информации;

Знание сотрудником требований нормативно-методических до­кументов по защите информации и сохранении тайны фирмы;

Наличие необходимых условий в офисе для работы с конфи­денциальными документами и базами данных;

Наличие систем контроля за работой сотрудника.

Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информации заключается в том, что вопросы определения состава необходимой им информации решаются пол­номочным руководителем, а не Самими потребителями.

Суще­ствует общее, обязательное правило: исполнители, которым до­кумент не адресован руководителем, не только не имеют права доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем. Структура процедуры разграничения доступа должна быть мно­гоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше уро­вень доступа, тем уже круг допущенных лиц», «чем выше цен­ность сведений, тем меньшее число сотрудников может их знать».

В фирме может составляться схема выдачи разрешений на доступ к массовой конфиденциальной информации. Такая схема разраба­тывается с учетом двух аспектов: а) выдача разрешений в зависи­мости от категорий документов и б) выдача разрешений в зави­симости от занимаемой должности. Графы схемы: категории доку­ментов, должностные лиц;), дающие разрешение, категории ис­полнителей. кому дается разрешение. В схеме отражаются также категории документов, с которыми знакомятся определенные категории исполнителей без специального разрешения. Может составляться матрица полномочий, в которой по гори­зонтали - наименования категорий документов, по вертикали - фамилии или должности сотрудников,

Всю конфиденциальную информацию фирмы может знать только первый руководитель фирмы. Конфиденциальную информацию по конкретной работе в полном объеме вправе получать лишь соот­ветствующий заместитель первого руководителя, руководители структурных подразделений или направлений деятельности по спе­циальному перечню, утвержденному первым руководителем. Необходимо добиваться минимизации для персонала привиле­гий по доступу к информации. При сбое в системе защиты инфор­мации или обнаружении факта утраты информации должно мгновенно вводиться ограничение на доступ или прекращение доступа к любой конфиденциальной информации до окончания служеб­ного расследования.

Разграничение доступа основывается на однозначном расчлене­нии информации по тематическим группам, уровням конфиден­циальности этих групп и пользователям, которым эта информа­ция необходима для работы. Задачей процедуры разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персо­нала в конфиденциальных сведениях. Это дает возможность разделить знание элементов коммерческой тайны среди как можно большего числа сотрудников. Например, желательно, чтобы целиком идею, формулу, конструкцию не знал никто, каждый знал бы лишь свою незначительную часть.

Дробле­ние информации также не позволяет конкурентам использовать ее за счет прима на работу уволенного из фирмы сотрудника. При составлении конфиденциального документа следует учи­тывать, что его содержание не только определяет функциональное назначение документа, но и лежит в основе разрешительной про­цедуры доступа персонала к данному документу. Поэтому доку­мент необходимо посвящать только одной тематической группе вопросов, предназначенной, по возможности, одному конкретному исполнителю или структурному подразделению. В соответствии с иерархической последовательностью доступа определяйся структура рубежей защиты информации, которая пре­дусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархичес­кой вертикали возрастания уровня конфиденциальности сведений.

Этим обеспечивается недоступность этих сведений для случайных людей, злоумышленника и определяется необходимый уровень за­щищенности информации. Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям строго персонифицировано, т.е. руководители несут персональную ответственность за правильность выдаваемые ими разрешений на доступ исполнителей к конфиденциальным сведениям, а лица, работающие с конфиденциальными документами, несут персональную ответствен­ность за сохранение в тайне их содержания, сохранность носителя и соблюдение установленных правил работы с документами. Руководитель фирмы имеет право давать разрешение на озна­комление со всеми видами конфиденциальных документов фирмы и всем категориям исполнителей и другим лицам.

Однако целесо­образно, чтобы первый руководитель оставлял за собой право рас­поряжаться только наиболее ценной информацией, делегируя право выдачи разрешений на доступ к другой информации нижестоя­щим руководителям. Следует иметь в виду, что чрезмерная центра­лизация в выдаче разрешений на доступ к конфиденциальной информации неизбежно ведет к снижению оперативности в решении производственных вопросов. Излишняя децентрализация и либера­лизация создает условия для утраты пенных сведении. Заместители первого руководителя по функциональным сферам (по науке, производственным вопросам, сбыту и др) имеют пра­во давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными све­дениями всем нижестоящим руководителям и исполнителям, но в пределах своей компетенции.

Руководителям структурных подразделений дается право разре­шать доступ к конфиденциальным сведения всем работникам сво­их подразделении по тематике их работы. Руководитель подразде­ления может давать разрешение только непосредственно подчи­ненным ему сотрудникам, Для осуществления доступа к докумен­там данного подразделения работника другого подразделения не­обходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя фирмы. Ответственные исполнители работ (направлений деятельности) имею право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации подчиненным им исполнителям и в пределах их ком­петенции.

В небольших фирмах разрешение на доступ дает только первый руководитель. Представителям государственных органов разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям дает только первый руководи­тель фирмы. При необходимости доступа к конфиденциальным сведения представителей других фирм и предприятии руковод­ствуются теми обязательствами, которые были закреплены в со­ответствующем договоре (контракте) на выполнение работ или услуг. Это касается как документированной информации, так и инфор­мации устной, визуальной и любой другой. В этом случае разреше­ние на доступ дает должностное лицо фирмы, включенное в спе­циальный перечень, прилагаемый к договору и утвержденный пер­вым руководителем.

Руководитель фирмы, вне зависимости от формы ее собствен­ности, может устанавливать иные специальные или дополнитель­ные правила доступа к конфиденциальным сведениям, докумен­там, базам данных и носителям информации, конфиденциальным изделиям и продукции фирмы. Он несет за это единоличную от­ветственность. Разрешение на доступ к конфиденциальной информации всегда дается полномочным руководителем только в письменном виде. ре­золюцией на документе, приказом, утверждающим схему имен­ного или должностного доступа к конкретным группам информа­ции, утвержденным руководителем списком-разрешением на об­ложке дела, списком ознакомления с документом и т.п.

Без дополнительного разрешения допускаются к документам: их исполнители (если они продолжают работать по той же тема­тике) и лица, визировавшие, подписавшие, утвердившие доку­мент. Без специального разрешения могут допускаться также лица. указанные в тексте распорядительных документов.

Если сотрудник допускается только к части документа, то в разрешении (резо­люции) четко указываются конкретные пункты, разделы, стра­ницы, приложения, с которыми он может ознакомиться. Сотруд­ник службы конфиденциальной документации (КД) обязан при­нять необходимые меры по исключению возможности ознакомле­ния исполнителя с другими частями документа. Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям пред­ставителя другой фирмы или предприятия оформляется резолю­цией полномочного должностного лица на предписании (или письме, обязательстве), представленном заинтересованным лицом. В резолю­ции должны быть указаны.конкретные документы или сведения, к которым разрешен доступ.

Одновременно указывается фамилия сотрудника фирмы, который знакомит представителя другого пред­приятия с этими сведениями и несет ответственность за его работу В помещении фирмы. Следует соблюдать правило, по которому регистрируются все лица. имеющие доступ к определенным документам, коммерчес­ким секретам. Это позволяет на высоком уровне осуществлять ин­формационное обеспечение аналитической работы по выявлению возможных каналов утраты информации. При организации доступа сотрудников фирмы к конфиден­циальным массивам электронных документов, базам данных необ­ходимо помнить о его многоступенчатом характере.

Можно выде­лить следующие главные составные части: доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции; доступ к машинным, носителям информации, хранящимся вне ЭВМ; непосредственный доступ к базам данных и файлам.

Доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей стан­ции, которые используются для обработки конфиденциальной ин­формации. предусматривает:

Определение и регламентацию первым руководителем фирмы состава сотрудников, имеющих право доступа (входа) в по­мещение, в котором находится соответствующая вычисли­тельная техника, средства связи;

Регламентацию первым руководителем временного режима на­хождения этих лиц в указанных помещениях; персональное и временное протоколирование (фиксирование) руководите­лем подразделения или направления деятельности фирмы на­личия разрешения и периода работы этих лиц в иное время (например, в вечерние часы, выходные дни и др.);

Организацию охраны этих помещений в рабочее и нерабочее время, определение правил вскрытия помещений и отклю­чения охранных технических средств информации и сигнализирования, определение правил постановки помещений на охрану; регламентацию работы указанных технических средств в рабочее время;

Организацию контролируемого (в необходимых случаях про­пускного) режима входа в указанные помещения и выхода из них;

Организацию действий охраны и персонала в экстремальных ситуациях или при авариях техники и оборудования поме­щений;

Организацию выноса из указанных помещений материаль­ных ценностей, машинных и бумажных носителей информа­ции; контроль вносимых в помещение и выносимых персо­налом личных вещей. Несмотря на то, что по окончании рабочего дня конфиденци­альные сведения должны быть перенесены на гибкие носители и стерты с жесткого диска компьютера, помещения, в которых на­ходится вычислительная техника, подлежат охране. Объясняется это тем, что, во-первых, в неохраняемый компьютер легко уста­новить какое-либо средство промышленного шпионажа, во-вторых, злоумышленник может с помощью специальных методов восста­новить стертую конфиденциальную информацию на жестком диске (произвести «уборку мусора»). Доступ к машинным носителям конфиденциальной информации, хранящимся вне ЭВМ, предполагает:

Организацию учета и выдачи сотрудникам чистых машин­ных носителей информации;

Организацию ежедневной фиксируемой выдачи сотрудникам и приема от сотрудников носителей с записанной информа­цией (основных и резервных);

Определение и регламентацию первым руководителем состава. сотрудников, имеющих право оперировать конфиденциаль­ной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать в службе КД учтенные машинные носители информации;

Организацию системы закрепления за сотрудниками ма­шинных носителей информации и контроля за сохранностью и целостностью информации, учета динамики изменения состава записанной информации;

Организацию порядка уничтожения информации на носителе, порядка и условий физического уничтожения носителя;

Организацию хранения машинных носителей в службе КД в рабочее и нерабочее время, регламентацию порядка эва­куации носителей в экстремальных ситуациях;

Определение и регламентацию первым руководителем соста­ва сотрудников не сдающих по объективным причинам тех­нические носители информации на хранение службу КД в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компьютеров этих сотрудников, Работа сотрудников службы КД и фирмы в целом с машин­ными носителями информации вне ЭВМ должна быть организована по аналогии с бумажными конфиденциальными документами.

Доступ к конфиденциальным базам данных и файлам является завершающим этапом доступа сотрудника фирмы к компьютеру. И если этот сотрудник - злоумышленник, то можно считать, что самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной инфор­мации он успешно прошел. В конечном счете он может просто уне­сти компьютер или вынуть из него и унести жесткий диск, не «взламывая» базу данных.

Обычно доступ к базам данных и файлам подразумевает:

Определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, допускаемых к работе с определенными база­ми данных и файлами; контроль системы доступа админист­ратором базы данных;

Именование баз данных и файлов, фиксирование в машин­ной памяти имен пользователей и операторов, имеющих право доступа к ним;

Учет состава базы данных и файлов, регулярную проверку наличия, целостности и комплектности электронных документов;

Регистрацию входа в базу данных, автоматическую регист­рацию имени пользователя и времени работы; сохранение первоначальной информации;

Регистрацию попытки несанкционированного входа в базу данных, регистрацию ошибочных действий пользователя, автоматическую передачу сигнала тревоги охране и автома­тическое отключение компьютера;

Установление и нерегулярное по сроку изменение имен пользо­вателей, массивов и файлов (паролей, кодов, классифика­торов, ключевых слов и т.п.), особенно при частой смене персонала;

Отключение ЭВМ при нарушениях в системе регулирования доступа или сбое системы защиты информации;

Механическое (ключом или иным приспособлением) блоки­рование отключенной, но загруженной ЭВМ при недлительных перерывах в работе пользователя.

Коды, пароли, ключе­вые слова, ключи, шифры, специальные программные про­дукты, аппаратные средства и т.п. атрибуты системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняются специали­зированной организацией и индивидуально доводятся до сведения каждого пользователя работником этой организации или системным администратором.

Применение пользовате­лем собственных кодов не допускается. Следовательно, процедуры допуска и доступа сотрудников к кон­фиденциальной информации завершают процесс включения дан­ного сотрудника в состав лиц, реально владеющих тайной фирмы. С этого времени большое значение приобретает текущая работа с персоналом, в распоряжении которого находятся ценные и кон­фиденциальные сведения.

Информационная безопасность. Курс лекций Артемов А. В.

Работа персонала с конфиденциальным документом – комплекс требований по соблюдению руководителями всех рангов и сотрудниками фирмы специальных ограничительных и технологических норм, предупреждающих утрату документа, носителя, дела или утрату конфиденциальности информации и в определенной степени гарантирующих информационную безопасность фирмы. Требования предусматривают: наличие у сотрудника оборудованного необходимым образом рабочего места, строгое соблюдение им разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, носителям и делам, учет во внутренней описи всех конфиденциальных материалов, находящихся у руководителя или исполнителя, правильное хранение документов на рабочем месте, своевременную, ежедневную сдачу документов в службу конфиденциальной документации, строгое исполнение запретительных пунктов соответствующей инструкции, немедленное информирование руководства фирмы об утрате документа или разглашении информации. На рабочем столе любого сотрудника фирмы всегда должен быть только тот документ и материалы к нему, с которыми он работает. Другие документы должны находиться в запертом сейфе (металлическом шкафу).

Работа с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией – комплекс мер предупредительного, профилактического, текущего характера, предназначенных для приобретения персоналом устойчивых знаний и навыков выполнения действующих правил защиты информации, а также для контроля за соблюдение персоналом требований обеспечения информационной безопасности фирмы. Включает в себя: обучение и систематическое инструктирование сотрудников, проведение регулярной индивидуальной воспитательной работы с персоналом, работающим с конфиденциальными сведениями и документами, постоянный контроль за работой этих сотрудников, аналитическую работу по изучению и учету степени осведомленности персонала в области конфиденциальных работ фирмы, проведение служебных расследований по фактам утраты конфиденциальных документов, нарушения персоналом требований по защите информации, совершенствование методики текущей работы с персоналом.

Работа службы конфиденциальной документации с исполнителями – ежедневная выдача и прием от исполнителя конфиденциального документа (комплекта документов или опечатанного кейса с документами), контроль за работой исполнителя с конфиденциальными документами. При выдаче документа проверяется в присутствии исполнителя: наличие разрешения на доступ данного сотрудника к конкретному документу (в резолюции, схеме доступа и др.), комплектность документа и физическая сохранность всех его частей. После проверки исполнитель расписывается в учетной карточке или карточке учета выдачи документа и вносит сведения о документе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Работник, службы конфиденциальной документации вносит отметку в контрольный журнал о местонахождении документа (см. Учет местонахождения документа). При приеме документа от исполнителя проверяется: соответствие реквизитов документа данным, указанным в его учетной форме, комплектность документа, количество листов (перелистыванием), отсутствие подмены или порчи листов и других частей документа. Роспись сотрудника службы конфиденциальной документации в приеме документа ставится только после проведения указанной проверки.

Проставляется роспись в учетной форме или карточке учета выдачи документа. Сотрудник делает также отметку о возврате документа во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Одновременно в контрольный журнал вносится запись о новом местонахождении документа. Электронные документы передаются исполнителю в копии после получения от него росписи в бумажном экземпляре электронной учетной карточки документа или электронной подписи непосредственно в самой электронной учетной карточке, находящейся в компьютере службы конфиденциальной документации. При выдаче и приеме документа должна быть исключена возможность ознакомления с документом или его учетной формой посторонних лиц. Контроль правильности работы исполнителя с конфиденциальными документами на рабочем месте проверяется службой конфиденциальной документации не реже одного раза в квартал.

Разведка в бизнесе – аналитическая работа с использованием методов легального получения конфиденциальной информации, изучения устремлений и направленности интересов конкурентов и партнеров фирмы в рамках добросовестной конкуренции.

Разглашение конфиденциальной информации – несанкционированный выход конфиденциальных сведений и документов за пределы круга лиц, которым они были доверены или стали известны по службе. Разглашение (огласка, оглашение) информации происходит по вине персонала – случайно, ошибочно или умышленно, добровольно (инициативно) или под воздействием угроз, шантажа, применения наркотических средств, психотропных препаратов. Информацию разглашает всегда человек – устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично или через посредников, с использованием средств связи и многими другими способами.

Раздробление тайны – классифицированное (иерархическое) дробление предметной совокупности конфиденциальной информации на тематические группы, отдельные элементы, части, известные разным сотрудникам фирмы. Разглашение остальной части сведений в этом случае не имеет большого практического смысла.

Разрешительная (разграничительная) система доступа к информации - совокупность обязательных норм, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей выделенных помещений, рабочих мест, определенного состава документов и конфиденциальных сведений. Составная часть системы защиты информации. Система решает следующие задачи: ограничения и регламентации состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны фирмы и работы с конфиденциальными документами, строгого избирательного и обоснованного распределения документов и информации между сотрудниками; обеспечения сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документами, делами, базами данных); беспрепятственного прохода сотрудника в здание фирмы, в конкретное рабочее помещение (рабочую зону), к выделенному ему офисному рабочему оборудованию и компьютеру; исключения возможности несанкционированного ознакомления посторонних лиц с конфиденциальной информацией; рационального размещения рабочих мест сотрудников, исключающего бесконтрольное использование ими защищаемой информации. Система включает в себя две составные части: а) допуск сотрудника к конфиденциальной информации и б) непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Расследование служебное – установление причин и лиц, виновных в разглашении или утечке информации, утрате документа, носителя или конфиденциальности информации, утраты продукции, содержащей ценные новшества, и других грубых нарушениях правил защиты информации. Проводится сотрудниками службы безопасности фирмы и предназначено для выяснения всех обстоятельств и их последствий, связанных с конкретным фактом. В ходе расследования устанавливаются причины случившегося и виновные лица. По результатам расследования делаются выводы о мере ответственности виновных лиц, даются рекомендации по устранению причин случившегося и исключению подобных фактов в будущем. При необходимости к расследованию привлекаются частные детективные агентства.

Режим – совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ и пребывание на определенной территории, в здании, помещениях, регулирующих порядок ознакомления с защищаемой информацией и документами, предпринимаемых в целях информационной безопасности фирмы. Базируется на разрешительной системе доступа.

Режим конфиденциальности – комплекс мер, входящих в состав действующей в фирме системы защиты информации и обеспечивающих особый правовой статус организации работы сотрудников фирмы. Осуществляется и контролируется службой безопасности фирмы. Включает в себя: разрешительную систему доступа, пропускной режим, особые правила приема на работу сотрудников и текущей работы с персоналом, учет осведомленности каждого сотрудника в тайне фирмы, контроль соблюдения сотрудниками инструкций по защите информации, выполнение охранных мероприятий, в том числе в рабочее время, функционирование специальных технологических систем обработки и хранения конфиденциальных документов и электронной информации, ведение аналитической работы.

Режим пропускной – ограничение на право входа на территорию, в здание или помещения фирмы и регламентация порядка выхода из них. Распространяется на въезд и выезд транспортных средств. Предусматривает также ограничение на право вносить (выносить) или ввозить (вывозить) определяемые руководством фирмы предметы, оборудование и т. п. без специального разрешения полномочных должностных лиц. Ограничивается право сотрудников вносить на территорию фирмы личные вещи, которые могут стать каналом утраты конфиденциальной информации (фотоаппараты, видео– и аудиотехнику, средства связи, дискеты, объемные сумки, кейсы и др.). Пропускной режим реализуется системой пропусков – постоянных, временных, разовых, материальных, транспортных, которые предъявляются на контрольно-пропускном пункте. Наличие пропуска дает право находиться в здании и определенных помещениях фирмы, получать необходимые для работы документы, дела, дискеты, выносить (вывозить) с территории фирмы указанные в пропуске предметы. Пропуска в зависимости от их категории могут быть различной формы, цвета, иметь полосы, снабжаться фотокарточкой владельца и иными идентифицирующими признаками, содержать указание на ограничения в перемещении по зданию. Для контроля за выполнением порядка доступа в помещения фирмы наиболее удобны пропуска-идентификаторы, носимые сотрудниками и посетителями на одежде.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (вид документа, его автор, дата, подпись и др.).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Основные требования к разрешительной системе доступа

1.1 Общие сведения

Ключевым звеном в защите конфиденциальной информации, в том числе информации, циркулирующей в АИС, или, иначе, системах конфиденциального электронного документооборота, является организация санкционированного (разрешенного) доступа к ней.

Разрешительная система допуска и доступа к конфиденциальной информации основана на выполнении установленных руководством организации нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальной информации. При этом под допуском к конфиденциальной информации понимается процедура оформления права граждан на доступ к такой информации, а для организаций, предприятий, учреждений - права на проведение работ с использованием такой информации. Доступ к информации - это возможность ее получения и использования. Под доступом к конфиденциальной информации понимается санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление с данной информацией, ее получение и использование конкретным физическим или юридическим лицом.

При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать может быть предоставлено только лицам, имеющим доступ к конфиденциальной информации.

При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации должны быть обеспечены такие требования, как:

· надежность -- исключение возможности несанкционированного доступа (НСД) посторонних лиц к КДИ и конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС. в обычных и экстремальных условиях (под экстремальными условиями понимаются чрезвычайные ситуации. пожары, наводнения и др.):

· полнота охвата всех категорий исполнителей и всех категорий конфиденциальной информации;

· конкретность и однозначность решения о доступе (да/нет);

· производственная и служебная необходимость - единственный критерий доступа к конфиденциальной информации;

· определенность состава должностных лиц. дающих санкцию на доступ к конфиденциальной информации, исключение возможности бесконтрольной и несанкционированной выдачи таких санкций;

· регламентация и организация работы всех категорий персонала с конфиденциальной информацией;

· соответствие функциональных обязанностей работника передаваемой ему конфиденциальной документированной информации;

· наличие нормативно-методических документов и положений по защите и охране конфиденциальной информации, режиму конфиденциальности информации и доступа к ней, в том числе утвержденного Перечня конфиденциальной документированной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС;

· наличие необходимых условий в зданиях, помещениях, кабинетах для работы с конфиденциальной документированной информацией:

· оформление разрешения на ознакомление с конфиденциальной информацией;

· ознакомление пользователя, при необходимости, только с частью конфиденциального документа, при этом в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя, если конфиденциальная документированная информация находится на бумажном носителе.

Разрешительная система должна предусматривать порядок доступа к конфиденциальной информации граждан, других должностных лиц и организаций, например при выполнении совместных работ и услуг.

Следует иметь в виду, что сотрудники уполномоченных органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - уполномоченные органы), например налоговая служба, служба судебных приставов, органы МВД и др., имеют право на доступ к различным видам конфиденциальной информации в пределах компетенции, определенной для таких органов законодательством Российской Федерации. Поэтому организации, обладающие конфиденциальной информацией, обязаны нс только знакомить должностных лиц уполномоченных органов с конфиденциальной документированной информацией, но и предоставлять им в распоряжение конфиденциальные документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Уполномоченные органы обязаны обеспечить защиту полученной информации от разглашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с конфиденциальной информацией в связи с выполнением служебных обязанностей. Это положение относится к служебной, налоговой и коммерческой, банковской тайнам. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут перед обладателем этой информации правовую ответственность.

1.2 Регламент доступа к конфиденциальной информации

Разрешительная система доступа не только обеспечивает доступ к конфиденциальным документам, но и определяет порядок доступа к другим носителям конфиденциальной информации, например к циркулирующей в АИС. Эти функции системы должны находить свое снижение н Регламенте доступа к конфиденциальной информации (далее - Регламент) или Положении о режиме конфиденциальности информации.

Регламент разрабатывается Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и содержит следующие разделы:

1. Общие положения. В этом разделе указываются:

· цель разработки Регламента:

· основные задачи и принципы системы допуска и доступа;

· нормативные документы, на которых базируется Регламент организации, а также лица, на которых возлагается ответственность за невыполнение его требований:

· руководство организации, руководители Службы безопасности. Службы делопроизводства, структурных подразделений, осуществляющих контроль за соблюдением норм Регламента в пределах их компетенции.

При этом указывается, что ответственность за невыполнение требований Регламента несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ, а также все пользователи конфиденциальной информацией.

2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на допуск и доступ к конфиденциальной информации. В данном разделе должны быть перечислены все должности лиц, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием категории пользователей, состав информации и ее носителей. Право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации имеют:

· заместители руководителя по отдельным направлениям - всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности:

· руководители структурных подразделений всем сотрудникам подразделений.

Для возможности доступа к конфиденциальной информации какого-либо подразделения сотрудников и работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя организации. Первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации и предоставление ее пользователям. В данном разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи носителей пользователям. Разрешение на ознакомление должно оформляться: по поступившим и созданным/изданным документам - в форме резолюции на конфиденциальном документе: по документам, зарегистрированным по учету инвентарного (выделенного) хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителями списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи конфиденциального документа. При этом следует оговорить, что исполнители и лица, которые визировали, согласовывали. подписывали и утверждали конфиденциальные документы, допускаются к соответствующей конфиденциальной информации, в том числе циркулирующей в АИС, без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности. Без специального разрешения могут допускаться также лица, указанные в тексте распорядительных документов организации (приказов, распоряжений).

4. Порядок учета работников и должностных лиц организации, а также работников должностных лиц других организаций, получивших доступ к конфиденциальной информации .

5. Порядок учета выдачи конфиденциальной документированной информации.

Регламент подписывается членами Экспертной комиссии по защите конфиденциальной информации, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ, и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе определяются также и мероприятия по введению Регламента в действие (порядок изучения Регламента пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения с Регламентом должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники и работники организации, работающие с конфиденциальной информацией.

Технологии допуска и доступа к конфиденциальной документированной информации являются основой при постановке задач и разработке технических заданий для создания соответствующей АИС допуска и доступа к конфиденциальной информации, которая является одним из главных модулей интегрированной системы электронною конфиденциального документооборота.

1.3 Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации

Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации коллегиальный орган, который занимает ключевое положение в системе структурных подразделений организации, отвечающих за допуск и доступ к КДИ с защиту и охрану.

В Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации входят следующие подразделения: Служба безопасности. Служба делопроизводства. Служба кадров и подразделение информационных технологий и АИС (информационно-технологический центр, главный вычислительный центр и др.).

Основными функциями Экспертной комиссии являются:

· координация деятельности указанных структурных подразделений, обеспечивающих в интересах разработки и выполнения программ и планов, нормативных и методических документов, в том числе Регламента по защите конфиденциальной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС реализацию нормативно-правовых документов и системы стандартов Российской Федерации в области защиты информации;

· организация разрешительной системы доступа.

Экспертная комиссия создастся в соответствии с приказом руководителя организации. Функции комиссии и полномочия реализуются в соответствии с Положением, утверждаемым руководителем организации. В состав комиссии должны входить руководители организации, курирующие вопросы защиты конфиденциальной информации, руководители перечисленных выше структурных подразделений организации или их заместители. Состав данной комиссии по должностям, а также персональный состав утверждаются руководителем организации.

Решения Экспертной комиссии, принятые в соответствии с ее полномочиями, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями организации, всем персоналом организации, включая руководство, а также другими организациями и предприятиями при выполнении совместных работ, связанных с доступом к конфиденциальной информации и се защитой.

Основными функциями Экспертной комиссия являются:

· организация работы по формированию Перечня (номенклатуры) должностных лиц, имеющих полномочия в отношении отнесения информации к конфиденциальной. Перечень утверждается приказом организации;

· организация работы по формированию и созданию Перечня конфиденциальной документированной информации организации;

· организация работы по формированию и созданию Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы;

· подготовка предложений по организации разработки и выполнению программ, планов, нормативных и методических документов, обеспечивающих реализацию доступа к конфиденциальной информации, ее защиту и охрану, и представление их в установленном порядке руководству организации;

· рассмотрение и представление руководству организации предложений по нормативному регулированию вопросов режима конфиденциальности информации, доступа к ней и совершенствованию системы защиты и охраны конфиденциальной информации в организации;

· определение порядка снятия грифа ограничения доступа (отметки конфиденциальности) в случае ликвидации организации-фондообразователя и отсутствия ее правопреемника;

· рассмотрение запросов государственных и негосударственных структур (предприятий, учреждений, организаций), юридических лиц и граждан о снятии грифа ограничения доступа:

· подготовка экспертных заключений на КДИ в целях решения вопроса о возможности ее передачи и предоставления другим организациям и уполномоченным органам:

· принятие решения о передаче КДИ другой организации в случаях изменения функций, форм собственности, ликвидации или прекращения работе использованием этой информации;

· подготовка и предоставление руководству организации предложений по порядку определения размеров ущерба, который может быть нанесен организации вследствие несанкционированного распространения и доступа к конфиденциальной информации, а также ущерба, наносимого организации в связи с приданием конфиденциальности информации, находящейся в ее собственности;

· подготовка и предоставление руководству организации предложений по отнесению информации к конфиденциальной, к различным степеням конфиденциальности:

· рассмотрение по поручению руководства организации проектов договоров (государственных контрактов), в том числе международных, о совместном использовании конфиденциальной информации, доступе к ней и о ее защите: подготовка соответствующих предложений и экспертных заключений: участие в международном сотрудничестве по этим вопросам;

· выдача заключений на решения руководителей структурных подразделений. связанные с изменением действующих в подразделениях перечней конфиденциальной документированной информации (эти заключения могут привести к изменению Перечня конфиденциальной документированной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС организации);

· выдача заключений на защиту разрабатываемых и разработанных всевозможных АИС, включая интегрированные системы защищенного электронного документооборота организации;

· координация работ по организации сертификации технических средств защиты конфиденциальной информации, лицензированию деятельности организации, связанной с использованием конфиденциальной информации, созданию технических средств защиты информации, а также осуществление мероприятий и (или) оказание услуг по защите конфиденциальной информации, если организация оказывает такие услуги другим организациям;

· решение вопросов о продлении срока конфиденциальности документов и информации.

Экспертная комиссия имеет следующую структуру: председатель комиссии, его заместители, члены комиссии, ответственный секретарь комиссии, служба делопроизводства (организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии), рабочие и экспертные группы по направлениям деятельности (по мере надобности).

2. Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации, составляющей служебную, коммерческую, профессиональную тайны, секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит определение: «Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, - это ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации». Можно сказать, что обладатель конфиденциальной информации, составляющей коммерческую или служебную тайну, - это лицо, которое владеет конфиденциальной информацией на законном основании, ограничивает доступ к этой информации и устанавливает в отношении нее режим коммерческой или служебной тайны.

Конфиденциальная информация, составляющая коммерческую, служебную, профессиональную тайны, секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства, обладателем которой является другое лицо, считается полученной незаконно, если доступ к ней осуществлялся с умышленным преодолением принятых обладателем данной информации мер по охране конфиденциальности, в том числе по ограничению доступа к ней.

Существуют три вида договоров, регулирующих ограничение доступа к секрету производства и служебному секрету производства: 1) договор об отчуждении исключительного права на секрет производства: 2) лицензионный договор о предоставлении права использования секрета производства; 3) секрет производства, полученный при выполнении работ по договору подряда.

Передача конфиденциальной информации это передача обладателем информации, зафиксированной на материальном носителе, контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, предусмотренных договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности. Контрагент - сторона гражданско-правового договора, которой обладатель конфиденциальной информации передал эту информацию.

В договорах должны быть определены условия зашиты и охраны конфиденциальности информации и доступа к ней. в том числе в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон договора в соответствии с гражданским законодательством, а также обязанность контрагента по возмещению убытков при разглашении им этой информации вопреки договорам, в соответствии со следующим типовым текстом пункта договора.

Пункт договора (государственного контракта) о неразглашении информацию.

Контрагент (лицензиат) обязан:

1) не разглашать конфиденциальную информацию Организации, которая будет доверена или станет известной по условиям договора;

2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично конфиденциальную информацию Организации без ее согласия:

3) выполнять по договору требования инструкций и положений но обеспечению сохранности конфиденциальной информации Организации идо- ступу к ней;

4) сохранять конфиденциальную информацию тех организаций, с которыми у Организации имеются служебные и деловые отношения;

5) не использовать знание конфиденциальной информации Организации для занятий любой деятельностью которая может нанести ей ущерб;

6) в случае расторжения договора все носители конфиденциальной информации Организации (рукописи, черновики, чертежи, малинные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кино-, фото негативы и позитивы. модели, материалы, изделия и др.), которые находились в распоряжении в связи с выполнением договорных обязанностей, передать Организации;

7) незамедлительно сообщить Организации о допущенном контрагентом либо ставшем ему известным факте разглашения или угрозы разглашения, незаконном получении или незаконном использовании конфиденциальной информации третьими лицами, об утрате или недостаче носителей конфиденциальной информации и о других фактах, которые могут привести к разглашению конфиденциальной информации Организации а также о причинах и условиях возможной утечки информации.

Нарушение указанных положений Договора может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность, предусмотренную ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 183 УК РФ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в вице лишения свободы, возмещения ущерба Организации (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

Организация подтверждает, что данные обязательства не ограничивают прав контрагента на интеллектуальную собственность, полученную н результате работ по договору.

В случае, если иное не установлено договорами, контрагент в соответствии с законодательством Российской Федерации самостоятельно определяет способы защиты информации, переданной ему по указанным договорам, и доступ к ней в соответствии с нормативными правовыми актами.

Контрагент обязан незамедлительно сообщить обладателю конфиденциальной информации о допущенном контрагентом либо ставшем ему известным факте разглашения или угрозы разглашения. незаконном получении или незаконном использовании конфиденциальной информации третьими лицами.

Обладатель конфиденциальной информации, переданной нм контрагенту, до окончания срока действия договора не может разглашать эту информацию, а также в одностороннем порядке прекращать охрану ее конфиденциальности и доступа к ней, если иное не установлено

Гражданин, которому в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя стал известен секрет производства, обязан сохранять конфиденциальность полученных сведений до прекращения действия исключительного права на секрет производства.

Исключительное право на секрет производства, созданный работником в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя - это служебный секрет производства, который принадлежит работодателю (ст. 1470 ГK РФ).

В целях охраны конфиденциальности информации организации работодатель (обладатель конфиденциальной информации) должен:

· ознакомить под расписку работника, доступ которого к конфиденциальной информации необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с Перечнем конфиденциальной документированной информации организации:

· ознакомить под расписку работника с установленным режимом конфиденциальности информации и с мерами ответственности за его нарушение в соответствии с Регламентом доступа к информации.

Основными требованиями к конфиденциальной информации являются:

· наличие приказа о приеме на работу, переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и др. или назначении на должность, которая предусматривает работу с конфиденциальной информацией;

· наличие подписанного сторонами трудового договора (служебного контракта для госслужащих), имеющего пункт о неразглашении конфиденциальной информации, составляющей какую-либо тайну Организации, например секрет производства, кроме государственной тайны, или подписанного обязательства о неразглашении информации и обеспечении зашиты и охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются Организация и ее контрагенты.

3. Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации при ее предоставлении уполномоченным органам государственной власти

Предоставление конфиденциальной информации - это передача информации, зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти в целях выполнения ими функций. Обладатель конфиденциальной информации по мотивированному требованию уполномоченных органов государственной власти должен предоставлять нм данную информацию на безвозмездной основе.

Руководство организации, Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации, Службы безопасности, делопроизводства, кадров и другие подразделения должны знать, что без мотивированного требования, которое должно быть подписано уполномоченным должностным лицом и содержать указание цели, а также без правового основания затребования конфиденциальной информации и определения срока ее предоставления конфиденциальная информация в соответствии с законодательством может не предоставляться

В случае отказа обладателя конфиденциальной информации предоставить ее уполномоченному органу государственной власти, последний вправе затребовать ее только в судебном порядке.

Особенность доступа к предоставляемой конфиденциальной информации заключается в том, что документы, которые содержат информацию, составляющую коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем. и место жительства).

В случае предоставления организацией (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) информации уполномоченные органы в соответствии с российским законодательством обязаны создать условия, обеспечивающие ее защиту и охрану, а также регламентированный доступ к ней. Информация, относящаяся к коммерческой тайне, секретам производства, профессиональной тайне и др.

Должностные лица уполномоченных органов (государственные или муниципальные служащие), которым в силу выполнения должностных (служебных) обязанностей стала известна конфиденциальная информация, без согласия обладателя этой информации не вправе разглашать или передавать ее другим лицам. органам государственной власти, другим государственным органам, органам местного самоуправления, а также не вправе использовать эту информацию в корыстных или иных личных целях.

Особенности доступа к конфиденциальной документированной информации, составляющей персональные данные.

1. Письменное согласие субъекта персональных данных на доступ к ним и их дальнейшую обработку.

Физическое лицо - субъект персональных данных - принимает решение о доступе к ним и их предоставлении, а также дает согласие на обработку этих данных своей волей и в своих интересах. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано физическим лицом.

В российском законодательстве предусматриваются случаи обязательного предоставления субъектом персональных данных (без всякого согласия) конфиденциальной информации в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Обработка конфиденциальной информации осуществляется только с согласия субъекта персональных данных в письменной форме, где указываются:

· фамилия, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

· наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

· цель обработки конфиденциальной информации - персональных данных;

· перечень персональных данных, на обработку которых дает согласие субъект этих данных;

· перечень действий с персональными данными, на совершение которых дастся согласие;

· общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

· срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Доступ к специальным категориям персональных данных. Доступ к конфиденциальной информации и дальнейшая обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускаются. Не требуется согласия физического лица, если доступ к конфиденциальной информации и дальнейшая обработка персональных данных осуществляются и необходимы в определенных случаях, а именно: если субъект персональных данных, в том числе биометрических (конфиденциальная информация, которая характеризует физиологические особенности человека и на основе которой можно установить его личность), дал согласие в письменной форме на обработку этих данных;

· если персональные данные являются общедоступными;

· если персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта и их обработка необходима для зашиты его жизни, здоровья или реализации иных жизненно важных для него либо других лиц интересов, а получение согласия субъекта невозможно;

· если необходимо установить медицинский диагноз, оказать медицинские и медико-социальные услуги либо использовать эту информацию в медико-профилактических целях, при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, которое профессионально занимается медицинской деятельностью и обязано в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;

· если в учредительных документах общественного объединения или религиозной организации указано, что обработка персональных данных членов (участников) выполняется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией и эта информация не будет распространяться без согласия в письменной форме физического лица;

· если доступ и дальнейшая обработка персональных данных, в том числе биометрических, осуществляются в соответствии с правосудием и законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации;

· если доступ и дальнейшее использование конфиденциальной информации о наличии судимости субъекта персональных данных осуществляются государственными или муниципальными органами в пределах полномочий, предоставленных им в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Вез согласия субъекта биометрических персональных данных доступ к ним и дальнейшая их обработка могут осуществляться в связи с отправлением правосудия, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, о порядке выезда из Российской Федерации и въезда на ее территорию.

2. Уведомление об обработке персональных данных

При намерении заняться обработкой персональных данных или ее выполнении оператор должен направить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных установленное нормативными документами уведомление.

Федеральным законом «О персональных данных» указаны случаи, когда допускается обработка персональных данных без уведомления уполномоченного органа. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа обработку персональных данных, если:

· субъектов персональных данных связывают с оператором трудовые отношения в соответствии с ТК Российской Федерации, законодательством о государственной службе и о муниципальной службе;

· полученные оператором персональные данные в связи с заключением договора, одной стороной которого является субъект персональных данных, не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора;

· конфиденциальная информация не будет распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных, относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и будет обрабатываться указанными объединением или организацией для достижения ими законных целей, предусмотренных их учредительными документами;

· персональные данные являются общедоступными;

· персональные данные включают в себя только фамилию, имя и отчество физического лица:

· персональные данные необходимы в целях однократного пропуска физического лица на территорию, на которой находится оператор в иных аналогичных целях;

· персональные данные включены в АИС. имеющие в соответствии с федеральными законами статус федеральных, а также в государственные АИС, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

· персональные данные, обрабатываемые без средств автоматизации, или в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к обеспечению безопасности при их обработке, отвечают соблюдению прав физических лиц.

О своем намерении осуществить обработку персональных данных оператор обязан уведомлять уполномоченный орган по защите прав физических лиц (таким органом является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи). Уведомление должно быть направлено в письменной или электронной форме и подписано уполномоченным лицом либо иметь электронную цифровую подпись.

Уведомление оформляется на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных, и направляется в территориальный орган Россвязькомнадзора. Оно может быть направлено либо в письменной форме и подписано уполномоченным лицом, либо в электронной форме с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

4. Особенности доступа к архивным конфиденциальным документам

Согласно ст. 24 и 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», «доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламент регулируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов».

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполни тельной власти и находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне и других видах тайн - конфиденциальной информации.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

К конфиденциальным архивным документам ограниченного доступа относятся документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации, содержащие информацию, отнесенную российским законодательством к конфиденциальной информации, составляющей какую-либо тайну, за исключением государственной тайны. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью. Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации, - архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к ним обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов. Условия доступа к находящимся в частной собственности, за исключением тех документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Следует отмстить, что действие Федерального закона «О персональных данных» не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования. учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, в соответствии с законодательством об архивном деле.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения или отраслевыми перечнями.

В этом разделе определена работа архива (учреждения или структурного подразделения организации, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование архивных документов) в части доступа пользователей к архивной конфиденциальной документированной информации.

Государственный или муниципальный архив, в том числе архив как структурное подразделение организации (далее - Архив), не вправе ограничивать или устанавливать пользователям условия использования документированной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска, и обязан обеспечивать в установленном порядке доступ к конфиденциальным документам, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации или оговоренных в договоре Архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Доступ пользователей к архивным документам определен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правилами).

В соответствии с этими Правилами Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, определенных законодательством Российской Федерации, н условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в Архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя Архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие эти документы.

Руководитель Архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности и конфиденциальности архивных документов и информирует руководителей государственных органов, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и конфиденциальной информации, а также руководителей организаций о наличии в Архиве секретных и конфиденциальных документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах.

Анализ и учет состояния системы научно-справочного аппарата Архива производятся либо на бумажном носителе (журнал по учету состояния научно-справочного аппарата, картотека), либо в автоматизированном режиме. Архив дает пользователю соответствующие разъяснения или выдает копии части дела, документа, не содержащих указанные сведения конфиденциального характера, а также предупреждает его об ответственности за сохранение конфиденциальных сведений, содержащихся в документах.

Доступ пользователей к документам с пометками «Для служебного пользования». «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», а также без пометок осуществляется в порядке, установленном для документов ограниченного доступа. Этот порядок сохраняется при передаче дел в государственный или муниципальный Архив, а также Архив другой организации, если фондообразователь, Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации или ликвидационная комиссия не оговорили особых требований доступа относительно данной категории документов.

Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в Архив на постоянное хранение. т.е. в собственность государства, или на временное, в том числе депозитарное, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре).

Архив ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок в 75 лет с момента их создания. К таким документам и делам относятся: личные, персональные, следственные, судебные дела, документы служб кадров, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к документам, содержащим информацию о частой жизни граждан, устанавливаются при наборе персональных данных, позволяющих в совокупности идентифицировать личность. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов (с письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к указанным выше архивным документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания этих документов.

Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случае:

· наличия письменного, нотариально заверенного распоряжения физического лица - субъекта персональных данных или его наследника - на передачу этих сведений третьему лицу дня ознакомления с ними;

· обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их части, которая позволяет отождествить их с конкретным человеком.

Субъект персональных данных для получения сведений оего частной жизни может установить режим общедоступной информации, проинформировав об этом руководство Архива. Документы, содержащие информацию о персональных данных. Архив может выдавать пользователям дня проведения статистических, социологических, демографических и других научных и практических исследований, составления биобиблиографических справочников, биографий, публикации документальных изданий при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни.

Но запросам организаций разрешается выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в указанных выше целях.

Архив по заявкам пользователей на копирование документов осуществляет услугу по обезличиванию персональных данных, т.е. действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному физическому лицу, придавая им при копировании форму анонимных сведений.

Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти без согласия органон опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении.

Архив также имеет право отказать до истечения 75-летнего срока с момента создания документов в выдаче выписок из книг регистрации актов гражданского состояния, решений судов, органов исполнительной власти и образования, из которых было бы видно, что усыновители tic являются кровными родителями усыновленного. В исключительных случаях Архив знакомит заинтересованных лиц с записями актовых книге разрешения руководителя органа записи актов гражданского состояния или органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Архив может выслать по запросам органов записи актов гражданского состояния, опеки, попечительства, правоохранительных органов, нотариата, а также судов и органов юстиции копни записей актов гражданского состояния. Он имеет также право предоставлять для пользования документы, содержащие коммерческую и служебную тайны, за исключением государственной тайны (особый режим доступа), хранящиеся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы, но мотивированным запросам уполномоченных органов государственной власти - правоохранительных. антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб (см. разд. 3). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую. служебную, профессиональную тайны, секреты производства и служебные секреты производства, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.

Доступ к научно-популярным, документальным фильмам и другим кинодокументам осуществляется по согласованию с правообладателями и с соблюдением авторских и смежных прав, в том числе на основании договоров (соглашений).

Выдача пользователям произведений, перешедших по истечении установленных законодательством Российской Федерации сроков в общественное достояние, не ограничивается.

5. Особенности доступа должностных лип при их командировании к конфиденциальной документированной информации

При командировании работников в другое организации- контрагенты для проведения совместных работ им выдаются справки, удостоверяющие наличие у них доступа к конфиденциальной информации другой организации (далее - справка).

Справка выдается Службой безопасности организации, в которой командированный, под расписку командированного в журнале (карточке) учета выдачи справок о доступе на срок разовой командировки или на срок выполнения задания, но не более чем на год. Справка подписывается руководителем Службы безопасности или Службы кадров и заверяется печатью организации. Делать в справке отметки, содержащие конфиденциальную информацию. Запрещается.

На обороте справки о допуске указываются степень конфиденциальности информации, с которой ознакомилось командированное лицо, и дата. Запись заверяется подписью руководителя Службы безопасности организации или Службы кадров, куда было командировано должностное лицо, и печатью организации.

Справка возвращается ее владельцу для сдачи в Службу безопасности или Службу кадров по месту его постоянной работы, после чего уничтожается, о чем делается отметка в журнале (карточке), которая заверяется подписями двух сотрудников Службы безопасности. При этом акт на уничтожение не оформляется.

Кроме справки, командировочному выдается предписание на выполнение задания. Предписание -- это документ на выполнение задания, связанного с информацией конфиденциального характера, который подписывается руководителем организации или структурного подразделения организации и заверяется печатью организации.

В предписании кратко излагается основание командирования (номер и дата приказа, договора, совместный план научно- исследовательских и опытно-конструкторских работ и т.д.), а также определяется, с какой информацией необходимо ознакомить командируемое лицо для выполнения им задания.

Предписание, в котором содержится информация всех степеней конфиденциальности («Конфиденциально», «Совершенно конфиденциально»), пересылается почтой в порядке, установленном для конфиденциальных документов. Предписание выдается для посещения только одной организации. Командированное лицо может иметь доступ только к той информации, которая ему необходима и рамках выполняемого задания, указанного в предписании. Доступ для ознакомления с данной информацией осуществляется с письменного разрешения руководителя принимающей организации или структурного подразделения.

Предписание на выполнение задания с разрешением руководителя принимающей организации ознакомить командированное лицо с конфиденциальной информацией вместе со справками о допуске регистрируется в журнале (картотеке) учета командированных.

Предписание с визой соответствующего руководителя подразделения и от мет кой о доступе командированного лица перелается принимающим его должностным лицам. Те в свою очередь, производят на обороте предписания отметки о степени конфиденциальности информации, с которой фактически ознакомилось командированное лицо. Отметки подтверждаются подписью командированного лица, после чего один экземпляр предписания передастся для хранения в Службу безопасности организации, а также другой организации, в которую прибыл командированный.

Предписание хранится в специальном деле в Службе безопасности или Службе кадров организации, а также в принимающей организации в течение не менее 5 лет.

Доступ к конфиденциальной информации командируемых работников и должностных лиц в принимающей организации осуществляется после предъявления ими документов, удостоверяющих личность (справок о доступе, предписаний на выполнение заданий).

6. Учет персонала, получившего доступ к конфиденциальной документированной информации, и (или) лиц, которым она была передана или предоставлена

конфиденциальный правовой архивный

Особенность информационного обслуживания пользователей - потребителей конфиденциальной информации заключается в том. что вопросы определения состава необходимой нм информации решаются должностным лицом, дающим разрешение на доступ к информации в зависимости от Перечня конфиденциальной документированной информации организации, а не самими пользователями.

Структура технологии разграничения доступа должна быть многоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по следующим принципам:

· чем выше уровень доступа, тем уже круг допущенных лиц;

· чем выше ценность информации, тем меньшее число персонала может ее знать.

Выдача допуска или санкций (разрешений) на доступ к конфиденциальной информации осуществляется с учетом двух аспектов:

1) выдачи разрешений в зависимости от категории конфиденциальной информации, в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации и Реестром конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации;

2) выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности липа, выдающего разрешение.

Задачей технологии разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персонала в конфиденциальной информации, Это дает возможность разделить знание персонала о конфиденциальной информации на элементы знания информации в целом.

В соответствии с неиерархической последовательностью доступа определяется структура границ защиты информации, которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали, возрастание степени конфиденциальности информации. Этим обеспечивается недоступность информации для случайных людей или злоумышленников и определяется необходимая степень защищенности информации. Поэтому технологии ограничения доступа предполагают создание в организации номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к конфиденциальной документированной информации по форме 1.

Номенклатура составляется Службой безопасности совместно со Службой кадров, согласовывается с Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и подписывается руководителем организации.

Номенклатура хранится в Службе безопасности, второй экземпляр - в Службе кадров организации, третий - в Службе делопроизводства. В номенклатуру включаются должности, по которым допуск персонала к этой информации действительно необходим для выполнения ими должностных обязанностей, а также могут включаться должности работников, допуск которых к информации соответствующей степени конфиденциальности необходим для выполнения ими заданий в других организациях при их командировании.

...

Подобные документы

Порядок предоставления доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию. Организация копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Основные положения Федерального закона "О коммерческой тайне". Организация допуска и доступа персонала к конфиденциальной информации. Организация внутриобъектового режима на предприятии. Требования к помещениям, в которых хранятся носители информации.

реферат , добавлен 20.05.2012


Определение конфиденциальной информации и её основные виды. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". Понятие коммерческой и государственной тайны. Законодательное обеспечение и инструменты контроля за сохранением тайны.

эссе , добавлен 21.09.2012


Понятие конфиденциальности и виды информации. Основные источники правового регулирования конфиденциальной информации. Угрозы информационной безопасности в России, меры по предупреждению. Организация систем защиты информации. Служебная, коммерческая тайна.

курсовая работа , добавлен 19.01.2015


Сущность и юридическая природа конфиденциальной информации (коммерческой тайны) предприятия, порядок, методы, средства, законодательная база ее защиты. Субъекты права на коммерческую тайну и их правовое положение, защита прав по законодательству Украины.

контрольная работа , добавлен 06.10.2009


Принцип информационной открытости. Способы обеспечения доступности к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Ответственность за нарушение законодательства в информационной сфере. Виды доступа к информации.

реферат , добавлен 15.09.2011


Основные источники правового регулирования конфиденциальной информации. Угрозы и меры по предупреждению ее утечки. Проблема и пути повышения защиты конфиденциальной информации и персональных данных в Администрации МО "Карагайский район" Пермского края.

курсовая работа , добавлен 09.10.2014


Автоматизированные системы защиты от несанкционированного доступа. Положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации. Защита информации в контрольно-кассовых машинах и кассовых системах.

реферат , добавлен 03.04.2017


Проблема информационной безопасности. Уголовно-правовая и криминалистическая характеристика неправомерного доступа к компьютерной информации. Особенности первоначального этапа расследования неправомерного доступа к информации.

курсовая работа , добавлен 25.11.2004


Теоретические, законодательные основы защиты конфиденциальной информации средствами вычислительной техники. Правовое обеспечение информационной безопасности современной организации. Разработка программных средств, обеспечение качества их функционирования.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В КОРПОРАТИВНОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Конфиденциальная информация

Термин «конфиденциальный» от лат. сonfidential, – доверие, означает: доверительный, не подлежащий огласке.

Конфиденциальной информациейявляется информация, требующая защиты

НЕОТЪЕМЛЕМАЯ ЧАСТЬ ЛЮБОГО УПРАВЛЕНИЯ -ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления государственных и не государственных структур по реализации их функций, охватывающая документирование на всех видах носителей и организацию работы с документами, информационную безопасность технологий электронного документооборота и защиту информации на всех этапах жизненного цикла документа.

Разработка документов обеспечивающих защиту конфиденциальной информации

В соответствии с новыми нормативно - методическими документами, для защиты конфиденциальной информации на предприятии, должны быть разработаны следующие документы:

• Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию предприятия;
• Договорное обязательство о неразглашении КИ;
• Инструкция по защите конфиденциальной информации;
• Инструкция о работе с иностранными фирмами и их представителями;
• Соглашение о конфиденциальности (между организациями).

Настоящая инструкция должна быть разработана в соответствии с нормативными актами, нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу Российской Федерации (если живёте, например на Украине, то соответственно в соотв. С норм. Док Украины и т.д.).

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Конфиденциальная информация. В этом разделе должны быть описаны существующие грифы конфиденциальной информации.

3. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации. Для начала надо вспомнить что же такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.

И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.

И самое главное что должно быть в этом разделе – это виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации.

4. Система допуска сотрудников к сведения, составляющим конфиденциальной информации. Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

В этом разделе следует описать цели допуска сотрудников к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что совещания (на которых заходит речь о КИ предприятия) с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются ТОЛЬКО те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры.

4.1.Круг лиц, имеющих право давать на доступ к конфиденциальной информации.

4.2.Порядок оформления разрешения на доступ к конфиденциальным документам.

4.3.Порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения.

5. Подготовка и издание конфиденциальных документов.

6. Учет, прохождение и отправление изданных конфиденциальных документов.

7. Прием, учёт и прохождение поступивших документов.

8. Учет документов выделенного хранения.

9. Учёт журналов и картотек.

10. Организация хранения конфиденциальных документов.

11. Организация и технология контроля исполнения конфиденциальных документов.

12. Размножение документов

13. Уничтожение документов

14. Составление и оформление дел с грифом «Конфиденциально»

15. Формирование и оформление дел

16. Проверка наличия конфиденциальных документов.

17. Подготовка конфиденциальных документов на архивное хранение

18. Порядок передачи конфиденциальных документов в архив.

Жизненный цикл КДИ

Технологии распространяются на различные виды, служебной, производственной, коммерческой и другой деятельности государственных и негосударственных структур, и включает не только управленческие, но и на другие виды документов, информация которых составляет различные виды тайн, - служебную, коммерческую, профессиональную, банковскую, аудиторскую и т.п., за исключением государственной тайны.

Технологии распространяются не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

Требования к конфиденциальному делопроизводству и корпоративному документообороту

• регламентирование состава создаваемых документов, включая электронные документы, и процессов документирования на стадии подготовки черновиков и проектов документов
• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков

• необходимая полнота учетных и регистрационных данных о каждом электронном документе, а также носителей, технических средств, средств коммуникаций и др. в Реестре информационных ресурсов и АС
• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа
• регламентация обшей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты
• проведение систематических проверок наличия конфиденциальных документов
• разрешительная система доступа к документам, делам и АИС, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией
• организация хранения документов и обращения с ними, которая должна обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, по ее защите
• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность и защиту
  конфиденциальной информации и документов, а также и порядок обращения с ними

Первая задача

Организация и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности не только с функциями управления, но и любого вида конфиденциальной деятельности

Главное требование: полнота , своевременность и достоверность конфиденциальной информации

Полнота и своевременность характеризуется объемом КДИ, который должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения служебных, коммерческих и производственных заданий и являться действительно необходимым, не содержащим избыточной для деятельности организации информации

Достоверность КДИ характеризуется соответствием объективному состоянию того или другого вопроса и, ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов документа, - в электронных документе, наличием электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

Вторая задача технологий конфиденциального делопроизводства и корпоративного документооборота:

Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации

Главное требование - создание и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения КДИ, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации

Достигается путем организации специального режима хранения конфиденциальной информации и обращения с ней, установления разрешительной системы допуска и доступа, разработки регламентированных технологий создания и обработки КДИ.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

• устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;
• использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству РФ;
• разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;
• вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;
• требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране её конфиденциальности;
• защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Право доступа к КДИ