Форма ведомости эксплуатационных документов. Ведомость эксплуатационных документов Ведомость электронных документов пример заполнения

Ведомость эксплуатационных документов - , устанавливающий комплект и места укладки документов, поставляемых с или отдельно от него [из п. 12 табл. 1 ГОСТ 2.601-2013]

ВЭ - Ведомость эксплуатационных документов - составляют на изделия, в комплект эксплуатационных документов которых входят два и более самостоятельных эксплуатационных документов [из п. 12 табл. 2 ГОСТ 2.601-2013]

Ведомость эксплуатационных документов (ВЭ) по ГОСТ 2.610-2006

Титульный лист ВЭ выполняют в соответствии с [из п. 15.1 ГОСТ 2.610-2006]

В ВЭ перечисляют все, входящие в комплект на.

Запись документов производят по, которые располагают в последовательности:

общая документация (на изделие в целом);
документация на, включая;
перечень папок и футляров, в которые уложена документация.

[из п. 15.2 ГОСТ 2.610-2006]

Документы внутри раздела записывают в ВЭ в последовательности, приведенной в и ГОСТ.

В разделе «Документация общая» первым документом записывают ВЭ [из п. 15.3 ГОСТ 2.610-2006]

Таблица 28 - Ведомость эксплуатационных документов

разделов в таблице записывают в виде в графе «Наименование документа» [из п. 15.4 ГОСТ 2.610-2006]

При записи папок и футляров в таблице 28 указывают:

в графе «Обозначение документа» делают прочерк;
в графе «Наименование документа» - наименование и номер папки и футляра, например «Папка N 1», «Футляр N 2»;
в графе «Количество экземпляров» - количество экземпляров папок и футляров данного наименования, входящих в состав одного комплекта ЭД;
в графе «Номер экземпляра» - номер экземпляра папки или футляра (при их наличии);
в графе «Место нахождения» - места расположения папок и футляров;
в графе «Наименование документа» наименования записывают в порядке, установленном в 2.6 ГОСТ 2.102 и 2.5.1 ГОСТ 2.601.

24 мая 2017 в 10:00

Ведомость эксплуатационных документов предусмотрена стандартами двух основных систем документации , а также многими отраслевыми и корпоративными нормативными документами (см., например, ).

Стандарты ЕСКД разработаны в докомпьютерную эру, применительно к материальным объектам - изделиям, когда ни о каком программном обеспечении не было и речи. В свою очередь, стандарты ЕСПД выпущеныдля нематериальных объектов - программного обеспечения, без учета ограничений, наложенных стандартами системы ЕСКД. Поэтому при совместном применении стандартов ЕСКД и ЕСПД для изделий, представляющих собою совокупность оборудования («железа», Hardware) и программного обеспечения («софта», Software), возникает ряд неудобств.

Прежде всего, в стандартах этих систем применены разные принципы обозначения документов.

Для документов, разрабатываемых в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД,шестизначный децимальный номер (например, 360269) присваивают по классификатору ЕСКД . Перед децимальным номером указывают код предприятия - разработчика (например, ШБНИ). После точки указывают порядковой номер документа в классификационной группе. В результате у ведомости эксплуатационных документов, выпущенной по стандарту ЕСКД, будет такоеобозначение - ШБНИ.360269.010 ВЭ .

В стандарте установлена совершенно иная структура обозначения документа (рисунок 1).

Рисунок 1 Структура обозначения программных документов по

В обозначении документа ЕСПД предусмотрен код страны [на рисунке 1 обозначен литерой А), помещаемый перед кодом организации-разработчика [на рисунке 1 обозначен литерой В].

Как сказал К. Прутков, нет ничего более постоянного, чем временное. Поэтому предусмотренное в стандарте временное разрешение присваивать регистрационный номер в порядке возрастания от 00001 до 99999 действует до сих пор, а классификатор программ, аналогичный классификатору ЕСКД,так и не утвержден.

В обозначение программного документа после регистрационного номера может быть добавлен номер редакции документа (см. два знака ХХ после дефиса на рисунке 1).И только после этого предусмотрено место длязаписи кода вида документа.

Стандартом установлено, что в обозначении документа код вида документа (в стандарте ЕСПД для ведомости эксплуатационных документов предусмотрен цифровой код 20) от номера редакции документа отделяет интервал. Нельзя не отметить, что номер документа от кода документа также отделяет интервал.

Учитывая все сказанное, программный документ вида ведомость эксплуатационных документов будет иметь обозначение ШБНИ.00005 - 05 20 20 .

Все сказанное создает возможность неправильной идентификации документа по его обозначению.

На мой взгляд, использование буквенного кода вида документа в системе ЕСПД позволило бы избежать таких ошибок. В этом случае обозначение ведомости эксплуатационных документов для программных документов выглядело бы следующим образом - ШБНИ.00005 - 05 ВЭ 20 .

Кстати, использование аббревиатуры ВЭ можно встретить в текстах, описывающих разработку программной документации .

Обратим внимание на различия в стандартах систем ЕСКД и ЕСПД, касающиеся обязательности или необязательности разработки ведомости эксплуатационных документов.

В стандарте установлено, что разработка ВЭ обязательна только в том случае, когда для изделия выпускают два или более самостоятельных эксплуатационных документа.

Так как, действующий стандарт допускает разработку единого документа, в котором объединены все виды ЭД, то при разработке единого ЭД разработка ВЭ необязательна.

В то же время стандарт не допускает объединять ведомость эксплуатационных документов и формуляр с другими эксплуатационными документами. Поэтому для программных документов приходится практически всегда разрабатывать ведомость эксплуатационных документов.

Обратим внимание ещё на одно различие между системами документации - местоположение ведомости в перечнях видов эксплуатационных документов.

В стандарте, где установлена номенклатура эксплуатационных документов, ведомость эксплуатационных документов размещена в последней строкетаблицы 2.

Хотя стандартом установлено, что очередность перечисления эксплуатационных документов в этой таблице определяет последовательность их записи в ВЭ, но в стандарте ГОСТ 2.610-2006 указано, что в разделе «Документация общая» первым записывают ВЭ.

В стандарте нет прямых указаний об очередности записи тех или иных ЭД в ведомости эксплуатационных документов, однако анализ примеров заполнения ВЭ, приведенных в нём, позволяет сделать вывод, что запись программных документов в ведомости эксплуатационных документовпроизводят в порядке возрастания кода вида документа - 1х, 2х, 3х и т.д. до 9х (рисунок 2). Подтверждение такому порядку записи эксплуатационных документов можно найти и в рекламных публикациях .

Необходимо отметить, что в стандарте прямо указано - ведомость эксплуатационных документов не должна входить в раздел «Документы на программу».

Рисунок 2 Листведомости эксплуатационныхдокументов по (а), и лист внесения изменений (б)1 - поле для отметок об учете и хранении, 2 - строка изменений

Рассмотрим другие различия в оформлении данного документа по стандартам ЕСКД и ЕСПД, которыенеобходимо учитывать при оформлении ведомости эксплуатационных документов.

Согласно ВЭ по ЕСКД выполняют по правилам, предусмотренным стандартом . Эти правила отличаются от правил, которые следует соблюдать при разработке ведомости эксплуатационных документов, выпускаемой по стандартам ЕСПД .

Следует отметить, что и титульные листыведомостей эксплуатационных документов, разработанных по правилам, установленными стандартами и существенно отличаются друг от друга (рисунок 3).

Рисунок 3 Титульные листы документов, оформленных по (a) и (б)1 - поле для отметок об учёте и хранении

Самое важное отличие состоит в том, что программные документы выполняют без рамок, в отличие от любых документов по .

Единственное, в чем совпадают титульные листы документов, выполненных по стандартам ЕСКД и ЕСПД, - наличие поля 1(см. рисунок 3,а, б) для отметок об учёте и хранении.

Впримере оформления, приведенном в стандарте , оно расположено на титульном листе произвольно (см. рисунок 3, б), хотя должно быть расположено в левом нижнем углу страницы.

Примеры оформления ведомости эксплуатационных по стандартам ЕСПД (см., например, рисунок 2, а) не содержат всех элементов оформления, предусмотренных в нормативных документах. В частности, на рисунке 2, а, нет поля для отметок о учёте и хранении 1, строки изменений 2по ГОСТ 19.104-78, которые показаны на рисунке 2, б.

Продолжим анализ отличий стандартов ЕСКД и ЕСПД. В стандарте ничего не сказано про оформление информационной части документа (аннотации и содержания). Для программных документов, выпускаемых по , составление аннотации и содержания является необязательным.

По-разному в стандартах ЕСКД и ЕСПД регламентированы и названия разделов, в которых записывают эксплуатационные документы (таблица 1).

Таблица 1 Разделы ведомости эксплуатационных документов

Стандартами закреплено и разное оформление таблицы для записи. Если в стандарте не предусмотрено указание номера экземпляра эксплуатационного документа (см. рисунок 2, а), то стандартом предусмотрено указание номера экземпляра документа (рисунок 4).

Рисунок 4 Форма таблицы для записи эксплуатационных документов по

Выводы.

В настоящее время существуют две системы стандартов, в которых установлены разные правила оформления документов одного и того же вида.
Использование двух систем стандартов на оформление текстовых документов приводит к:
- удвоению количества действующих стандартов;
- противоречивому регламентированию одних и тех вопросов в разных стандартах;
- потенциальному росту ошибок при оформлении документов;
- повышению затрат на оформление документов.
Правила оформления документов в стандартах ЕСКД и ЕСТП изложены с разной степенью полноты, что зачастую требует анализа всех стандартов, входящих в эти системы.
Действующая система обозначений программных документов, использующая цифровой код вида документа создает предпосылки для неправильной идентификации вида документа.

Литература

ГОСТ 2.601-95. ЕСКД. Эксплуатационные документы.
ГОСТ 19.507-79. ЕСПД. Ведомость эксплуатационных документов
A.B.00001-01 20 01 (Ведомость эксплуатационных документов).

	ГОСТ 19.508-79

РУКОВОДСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

United system for program documentation. Maintenance manual. Requirements for contents and form of presentation

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 11 декабря 1979 г. № 4753 срок введения установлен

с 01.01. 1981 г.

Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию и оформлению программного документа «Руководство по техническому обслуживанию», определённого ГОСТ 19.101-77, и распространяется на тестовые и диагностические программы, используемые при обслуживаниии технических средств.

1. Общие положения

1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78.

Составление информационной части (аннотация и содержание) является обязательным.

1.2. Руководство по техническому обслуживанию должно содержать следующие разделы:

введение;

общие указания;

требования к техническим средствам;

описание функций;

В зависимости от особенностей документа допускается вводить дополнительные разделы.

2.1. В разделе «Введение» указывают назначение руководства, перечень эксплуатационных документов, которыми должны дополнительно к руководству пользоваться при техническом обслуживании.

2.2. В разделе «Общие указания» указывают порядок технического обслуживания, приводят указание по организации и особенностям его проведения.

2.3. В разделе «Требования к техническим средствам» указывают минимальный состав технических средств, обеспечивающий работу программы.

2.4. В разделе «Описание функций» указывают:

максимальный состав технических средств, проверяемых этой программой;

описание совместного функционирования технических средств и программы с указанием метода обработки ошибок;

описание организации входных и выходных данных, используемых при обслуживании технических средств;

описание взаимодействий устройств с программой, результатов взаимодействий, с выводом результатов работы программы.

ГОСТ 19.601-78 Общие правила дублирования, учета и хранения

УДК 651.5:006.354

Группа Т55

Г о с у д а р с т в е н н ы й с т а н д а р т с о ю з а с с р

Единая система программной документации	ГОСТ 19.601-78

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

United system for program documentation. General rules for duplication, registration and storage

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 22 февраля 1978 г. ¹ 518 срок введения установлен

с 01.01. 1980 г.

Настоящий стандарт устанавливает общие правила дублирования, обращения, учета и хранения программных документов, предусмотренных стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения.

1. Общие требования

1.1. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии программных документов, кроме документа «Техническое задание», подлежат учету и хранению в специальных бюро (группах) в отделе технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД), организуемых на предприятии в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68.

1.2. Условия хранения должны обеспечивать сохранность программной документации и пригодность ее для тиражирования.

1.3. В случае утери или порчи программного документа в ОТД или БТД составляют соответствующий акт о списании по форме, соответствующей требованиям ГОСТ 2.501-68.

В графе «Наименование» кроме наименования программного документа, должен быть указан вид носителя данных, на котором выполнен программный документ, с указанием количества носителя данных.

Ведомость эксплуатационных документов (сокращенно ВЭ) – это документ, входящий в и регламентирующий ее комплектность, наименования и правила хранения. Составление данного документа на разработанную автоматизированную систему или программу предусмотрено ГОСТ 34.201-89 .

Структура

Ведомость документации по эксплуатации оформляется согласно стандарту ГОСТ 19.105-78 , описывающему общие требования к составлению программной документации.
Данный документ может как содержать информационную часть так и не содержать ее, в зависимости от специфики разрабатываемой системы и требований заказчика.

Ведомость на эксплуатационные документы состоит из двух разделов:

«Документация на программу»
В котором приводится перечень всей необходимой эксплуатационной документации, кроме собственно ВЭ.

«Документация на составные элементы программы»
В котором перечисляются ВЭ на те программы, из которых непосредственно состоит данная.

В случае если этот документ разрабатывается для компонента, который будет применяться самостоятельно – второй раздел не составляется.

Ведомость эксплуатационных документов составляется согласно специальной форме, приведенной в третьем пункте приложения 1 стандарта ГОСТ 19.507-79 . Список документации вносится в графу «наименование», под заголовки разделов, перечисляется она в порядке возрастания кода.

Ведомость содержит следующие графы:

«Обозначение», с указанием обозначений всей документации, взятых из ГОСТ 19.103-77 .
«Наименование», с указанием полного названия данного документа, которое должно соответствовать наименованию, указанному на титульном листе.
«Количество экземпляров».
«Местонахождение», с указанием номеров папок, в которых хранится печатная документация.

Также ведомость может быть дополнена необходимыми примечаниями и сведениями в том случае, если они поясняют некоторые нюансы, связанные с эксплуатационной документацией. В случае если таких дополнений много – их необходимо нумеровать. Пишут примечания в конце раздела или в конце самой ведомости, на не расчерченных листах. Во втором случае примечания обязательно нумеруются, вне зависимости от их количества.

Кроме того, ведомость эксплуатационной документации дополняется перечнем папок, содержащих печатные документы, если таковые имеются. Папки перечисляются во всех графах по тому же принципу, что и документы – их наименование, местонахождение и количество, не указывается только обозначение.

Как разработать?

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р

Единая система программной документации	ГОСТ 19.507-79* (СТ СЭВ 2091-80)

ВЕДОМОСТЬ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

United system for program documentation. List of operational documentation ОКП 42 6100

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 июня 1979 г. № 2335 срок введения установлен

с 01.07. 1980 г.

1. Настоящий стандарт устанавливает форму и правила заполнения программного документа «Ведомость эксплуатационных документов», определённого ГОСТ 19.101-77 , и обеспечивающие возможность изготовления документа машинным способом.

Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 2091-80.

2. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78 .

Составление информационной части (аннотация и содержание) является необязательным.

3. В ведомости перечисляют документы, входящие в перечень эксплуатационных программных документов.

Ведомость эксплуатационных документов должна содержать следующие разделы:

документы на программу;
документы на составные части программы.

Ведомость эксплуатационных документов на компонент, имеющий самостоятельное применение, должна содержать только раздел «Документы на программу».

В разделе «Документы на программу» должны быть записаны все эксплуатационные документы (кроме ведомости эксплуатационных документов) на данную программу.

В разделе «Документы на составные части программы» должны быть записаны ведомости эксплуатационных документов на все программы – непосредственно входящие в программу.

Форма ведомости приведена в обязательном приложении 1.

4. Запись документов в ведомости производят под заголовками разделов в графе «Наименование».

Для документов, выполненных печатным способом, заголовок подчеркивают

5. Документы записывают в ведомости в порядке возрастания кода вида документа, входящего в обозначение.

6. Графы ведомости заполняют следующим образом:

в графе «Обозначение» указывают обозначение документов по ГОСТ 19.103-77 ;

в графе «Наименование» указывают полное наименование эксплуатационного документа в соответствии с наименованием, указанным на листе утверждения или титульном листе.

Для документов на данную программу записывают только наименование и вид документов;

в графе «Кол. экз.» указывают количество экземпляров данного документа;
в графе «Местонахождение» указывают номер папки, в которой хранится документ, выполненный печатным способом.

Допускается записывать текст примечаний и дополнительные сведения, относящиеся к дополнительным эксплуатационным документам, если это необходимо.

Допускается приводить порядковые номера примечаний.

Текст примечаний может быть записан в конце соответствующих разделов ведомости эксплуатационных документов. Допускается текст примечаний записывать на последних листах ведомости эксплуатационных документов на формах без граф с проставлением порядкового номера примечаний.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

7. В ведомости приводят также, при необходимости, перечень папок, в которые уложены документы, выполненные печатным способом.

Папки в ведомости записывают после перечисления всех документов под заголовком «Перечень папок» в графе «Наименование» в порядке возрастания их порядковых номеров.

При записи папок графы ведомости заполняют следующим образом:

графу «Обозначение» подчеркивают;
в графе «Наименование» указывают наименование и номер папки, например, «Папка № 1»;
в графе «Кол. экз.» указывают количество экземпляра папок данного наименования, входящих в состав одного комплекта эксплуатационных документов;
в графе «Местонахождение» указывают, при необходимости, местонахождение папок.

Пример заполнения ведомости эксплуатационных программных документов приведен в рекомендуемом приложении 2.

Обозначения в примере указаны условно.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Обязательное