Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1. Особенности документирования конфиденциальной информации

конфиденциальный доступ учет

Документирование информации - одно из обязательных условий включения информации и документов в информационные ресурсы любой организации, государственной или негосударственной структуры (далее организации).

В соответствии с Федеральным законом «Об информации...», законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации .

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в Правилах делопроизводства и документооборота (далее - Правила делопроизводства) . Требования, установленные в Правилах делопроизводства, распространяются не только на федеральные органы исполнительной власти, но и другие государственные органы, органы местною самоуправления, т.е. государственные структуры. Эти требования могут распространяться и на другие организации и предприятия -- негосударственные структуры.

В утвержденных Правшах делопроизводства определены -документирование информации, фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Под документом понимается официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти [Там же, разд. 2].

Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами и процессами документирования информации, содержащей государственную тайну.

Документирование информации ограниченного доступа является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства. поскольку от количества, состава и правильности оформления конфиденциальных документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации делопроизводства и документооборота, включая защищенный электронный документооборот, обмен электронными сообщениями.

Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети . Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе [Там же, ст. 11].

Документирование - длительный и системный процесс сбора и обработки информации в целях хранения, классификации, поиска, использования или передачи. Документированной информацией является информация, зафиксированная на материальном носителе путем ее документирования, с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель .

В силу своих особенностей технологии документирования конфиденциальной информации предполагают оформление реквизитов документов при их создании, которое имеет свою специфику и включает в себя:

· определение и использование реквизита конфиденциального документа - отметки о конфиденциальности документа или степени ограничения доступа и распространения (см. разд. 2);

· определение состава конфиденциальных документов - разработку Перечня конфиденциальной документированной информации. необходимого для определения степени ограничения доступа к документам (см. разд. 3):

· учет бумажных носителей, включая бланки документов (см. разд. 4,7);

· учет проектов конфиденциальных документов и черновиков документов (см. разд. 5);

· учет носителей создаваемых электронных документов (сообщений) (см. разд. 3.7).

В данной главе не рассматривается оформление реквизитов конфиденциальных документов при документировании информации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 . Существует достаточное количество научной литературы поданному вопросу . Более подробно в этой главе освещено оформление такого реквизита, как отметка об ограничении доступа к документу" или его конфиденциальности. Это связано еще с тем. что в ГОСТ Р 6.30-2003 требования к оформлению реквизита «отметка об ограничении к доступу» отсутствуют, несмотря на то что в практике оформления конфиденциальных документов данный реквизит применялся и применяется, например, в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной масти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации или Федеральным законом «О коммерческой тайне» . В Правилах делопроизводства одним из обязательных реквизитов создаваемых документов является «отметка о конфиденциальности».

Более подробно особенности определения степени ограничения доступа к конфиденциальной информации, составляющей служебную, профессиональную, коммерческую тайны, а также секрет производства, рассмотрены в разд. Технологии создания конфиденциальных документов с помощью СВТ их печатания, копирования и тиражирования рассмотрены в разд. 6.

2. Определение степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов

Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии делопроизводства, относящиеся к государственной тайне, можно использовать при организации работы с конфиденциальными документами.

Степень конфиденциальности может быть присвоена документу:

· исполнителем на стадии подготовки документа:

· руководителем структурного подразделения или руководителем организации на стадии согласования или подписания документа;

· адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в Службе делопроизводства или Службе конфиденциального делопроизводства, если в организации существует такая отдельно выделенная служба (далее - Служба делопроизводства).

Определение необходимости проставления грифа (отметки) конфиденциальности на документах, в соответствии с утвержденным Перечнем конфиденциальной документированной информации организации (см. разд. 3), осуществляется исполнителем или должностным лицом, подписывающим документ, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Изменение отметки конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия отметки являются:

· соответствующая корректировка Перечня конфиденциальной документированной информации:

· истечение установленного срока действия конфиденциальности информации в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации;

· наличие события, при котором отметка конфиденциальности должна быть изменена или снята, например, окончание действия договора между организациями.

В зависимости от возможной степени ущерба, наносимого организации в случае разглашения информации, применяются две степени конфиденциальности информации: «конфиденциально» и «строго конфиденциально» .

Использование перечисленных отметок для ограничения доступа и распространения информации, не относящейся к конфиденциальной, не допускается. Также не допускается, в соответствии со ст. 8 Закона Российской Федерации «О государственной тайне», использование грифов ограничения доступа, относящихся к государственной тайне: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно» .

На документы, дела, издания, а также другие носители информации наносится отметка конфиденциальности, включающая следующие реквизиты: степень конфиденциальности информации со ссылкой на соответствующий пункт действующего в организации Перечня конфиденциальной документированной информации; название организации, осуществившей ограничение доступа к конфиденциальной документированной информации; регистрационный номер: дату или условие снятия степени конфиденциальности или ограничение доступа.

Отметка о конфиденциальности наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (при необходимости дополняется номером экземпляра документа, дела, издания), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. Например:

Строго конфиденциально

Экз. № 1

Для служебного пользования

Экз. №3

Для нанесения регистрационного номера, который должен включать в обязательном порядке данные о конфиденциальности документа, на регистрационно-контрольных карточках, а также в электронных картотеках допускается сокращение написания отметки: «Строго конфиденциально» - СКФД, «Конфиденциально» - КФД, «Для служебного пользования» - ДСП.

Руководители структурных подразделений, должностные лица имеют право снимать отметку конфиденциальности информации с документов и изданий, подготовленных в данном структурном подразделении, руководствуясь при этом Перечнем конфиденциальной документированной информации структурного подразделения организации.

После снятия отметки конфиденциальности документ перелается в Службу делопроизводства. Об изменении или снятии конфиденциальности делается отметка на самом документе, удостоверяемая визой руководителя, подписавшего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам, учреждениям, предприятиям и организациям.

В целях своевременного изменения или снятия отметки конфиденциальности с документов необходимо регулярно просматривать учетные картотеки (перечни, журналы, списки и т.д.), в том числе электронные, и выявлять те документы, которые могут быть удалены из этих картотек.

Если созданный конфиденциальный документ подлежит от- правлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным номером, на нем проставляется отметка конфиденциальности, соответствующая отметке конфиденциальности приложения, независимо оттого, содержит или нет сопроводительное письмо конфиденциальные данные.

При наличии нескольких приложений с разными степенями конфиденциальности отметка конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшей степени конфиденциальности приложений. Необходимость проставления на сопроводительном письме отметки конфиденциальности вызвана также тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми. Однако поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиденциальные приложения окажутся открытыми .

Особенности определения степени ограничения доступа к информации, составляющей служебную, коммерческую тайны, секрет производства (ноу-хау)

Для служебной информации ограниченного распространения, в том числе для информации, составляющей служебную тайну, за исключением информации, относящейся к государственной тайне, установлена одна степень конфиденциальности «Для служебного пользования». Наименование данной отметки и его сокращенное название определены Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации .

В соответствии с п. 5 ст. 10 закона отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных ст. 11 данного закона. Использование в приведенной норме закона двух терминов, а именно «законодательство Российской Федерации» и «федеральный закон» позволило Суду сделать вывод о том. что отнесение информации к конфиденциальной в случаях, не подпадающих под действие ст. 11 закона, может осуществляться в порядке, установленном не только федеральными законами, но и иными актами законодательства (указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации).

Применение грифа «Для служебного пользования» также более подробно рассмотрено в разд. 1.4.

На практике негосударственные структуры, обладающие информацией, составляющей служебную тайну или секрет производства, применяют наименование отметки конфиденциальности «Для служебного пользования» совместно со степенями конфиденциальности документов: «Конфиденциально» и «Строго конфиденциально».

В Федеральном законе «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности «Коммерческая тайна», свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется обладателями информации, которые могут иметь разные подходы к определению степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации в соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне».

При рассмотрении дел о неправомерном получении информации, составляющей коммерческую тайну, в судебном порядке сложно определить, кто из обладателей установил правильную степень конфиденциальности информации, так как критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности, а также запрет на отнесение документированной информации к конфиденциальной устанавливает ее обладатель. В Федеральном законе «О коммерческой тайне» об этом ничего не сказано, но содержится указание на то, что наряду с мерами по установлению режима коммерческой тайны обладатель информации вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации и другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

· определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну.

· ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка, а также принятия нормативного документа (положения, инструкции) по конфиденциальному делопроизводству:

· учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана (см. разд. 4.7);

· регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров (см. гл. 4);

· нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, с оставляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства) .

Без применения данных мер, в том числе такой основной, как нанесение грифа «Коммерческая тайна* или отметки о конфиденциальности, режим коммерческой тайны нельзя считать установленным.

В то же время придание информации, требующей разного уровня защиты, одной степени конфиденциальности не позволяет выделить наиболее значимую информацию в целях установления для нес более усиленного, чем для менее значимой информации, режима защиты.

Решение этой проблемы состоит в разделении информации по степеням конфиденциальности - на создаваемую и отправляемую документированную информацию. Документированная информация, не подлежащая отправлению в другие организации, может иметь две степени и два наименования конфиденциальности - «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», а отправляемая - одну степень и наименование - «Коммерческая тайна». Для информации ограниченного доступа, составляющей коммерческую тайну, используется гриф «Коммерческая тайна». В соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне», гриф должен содержать сведения об обладателе указанной информации. В данном случае это означает, что право собственности на информацию, составляющую коммерческую тайну, охраняется законодательством Российской Федерации. Гриф «Коммерческая тайна» можно дополнять соответствующим внутренним грифом степени конфиденциальности: «Конфиденциально» и «Строго конфиденциально» или грифом «Для служебного пользования» .

В новой редакции Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации. составляющей секрет производства (ноу-хау). Поэтому все. что определено выше, касается документированной информации, составляющей секрет производства (ноу-хау) и служебный секрет производства.

3. Особенности определения степени ограничении доступа к информации, составляющей профессиональную тайну

Профессиональной тайной является информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности. Фактически получается, что профессиональная тайна это персональные данные клиентов, пациентов и т.д., а также служебная и коммерческая тайны других организаций.

В Федеральном законе «Об информации...», в котором дано определение профессиональной тайны, и в Федеральном законе «О персональных данных» про степень конфиденциальности и. соответственно, об отметке конфиденциальности ничего не говорится. И на практике на кадровой документации организаций или банковской документированной информации о клиентах банка (банковская тайна), или медицинских картах (врачебная тайна) отметка конфиденциальности на документах не проставляется. Об этом упоминается в содержании данного документа.

Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (в некоторой мере профессиональная тайна относится к персональным данным), например документация кадровая, банковская (банковская тайна), адвокатская и аудиторская (адвокатская и аудиторская тайны), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными в связи с тем, что профессиональная тайна в любом случае сводится к соблюдению неразглашения (конфиденциальности) персональных данных клиентов, пациентов и других физических лиц субъектов персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

3. Разработка перечня конфиденциальной документированной информации

3.1 Общие положения

Одной из особенностей документирования конфиденциальной информации является регламентирование состава создаваемых конфиденциальных документов. Конфиденциальная документированная информация должна создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержании управленческих, коммерческих, производственных и иных действий, передаче информации, хранении и использовании ее в течение конкретною времени и в определенном количестве экземпляров. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством конфиденциальных документов при сохранении полноты Требуемой информации.

Требование регламентирования создаваемой КДИ обусловлено необходимостью предотвращения не только необоснованного, но и неконтролируемого ее создания, которое может принести к утечке содержащейся в документах информации.

Перечень конфиденциальной документированной информации организации (далее - Перечень) является основой организации конфиденциального делопроизводства и документооборота и зависит от компетенции и функций организации, характера ее деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями и организациями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь. Перечень влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документированной информации, а также служит основанием для создания Классификатора автоматизированной информационной системы и циркулирующей в системе информации ограниченного доступа, или, другими словами, системы защищенного электронного документооборота .

Целями разработки такого Перечня должны являться не только определение состава конфиденциальной документированной информации. необходимой и достаточной для деятельности организации. но и установление конкретных лиц, имеющих право создавать, составлять. визировать и подписывать (утверждать) документы, а также предотвращение необоснованной рассылки этих документов.

Состав конфиденциальной документированной информации определяется организацией (ее обладателем) и фиксируется в Перечне, который нуждается в регулярном обновлении, корректировке.

При составлении Перечня необходимо исходить из трех основных принципов: законности, обоснованности и своевременности придания документированной информации конфиденциальности, т.е. отнесения ее к какой-либо тайне (коммерческой, профессиональной, служебной, банковской, персональным данным и т.д.), за исключением государственной тайны.

Принцип законности заключается в соблюдении мер по охране конфиденциальности информации и запрету относить информацию к какой-либо тайне в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми документами.

Принцип обоснованности устанавливается экспертной оценкой целесообразности придания конфиденциальности конкретной информации исходя из вероятных последствий - нанесения ущерба (экономического, финансового и др.) и баланса экономической выгоды и безопасности организации, включая информационную безопасность.

Принцип своевременности заключается в установлении ограничения доступа и распространения информации с момента ее получения, разработки или до разработки.

В каждой позиции Перечня рекомендуется указывать отметку конфиденциальности, фамилии работников, имеющих право доступа и несущих ответственность за сохранность конфиденциальной документированной информации, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Важной задачей Перечня является дробление информации на отдельные информационные элементы, известные разным должностным лицам. В свою очередь, закрепление информации с ограниченным доступом за конкретными документами позволяет исключить возможность необоснованного создания документов или включения в них избыточных данных.

Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий Перечень конфиденциальной документированной информации, могут иметь структурные подразделения организации. Перечень информации, которую запрещено относить к документированной информации с ограниченным доступом. Примерный перечень информации, составляющей коммерческую, служебную тайны, секрет производства (ноу-хау) организации.

Организации в начальной стадии разработки Перечня необходимо создать Примерный перечень документированной информации ограниченного доступа, который следует включить в Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству или отдельным разделом в общую Инструкцию по делопроизводству, регулирующую информационные взаимосвязи режима конфиденциальности информации. Затем этот Перечень можно будет наполнить конкретной информацией при изменении внешних и внутренних условий работы организации .

3.2 Особенности составления позиций Перечня конфиденциальной документированной информации, составляющей коммерческую тайну

В данные позиции Перечня включается информация:

· составляющая коммерческую тайну (секрет производства) сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности.

· имеющая, согласно определению самого обладателя информации, действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, у которых нет свободного доступа к данной информации на законном основании, и в отношении которой обладателем такта сведений введен режим коммерческой тайны.

Исключение составляет информация, которая не может быть коммерческой тайной, а также информация, которую не разрешается ограничивать в допуске и распространении в соответствии с российским законодательством и правовыми нормативными документами.

Кроме того, правомерным считается получение конфиденциальной информации от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства.

Особое внимание следует уделять такому виду документов, как договора и контракты, в связи с тем, что в данном виде документов отражена информация, составляющая коммерческую тайну: финансовая, торговая, снабженческая, научно-техническая, производственная и другая, включая ноу-хау (секреты производства). Причем в некоторых случаях в Перечень необходимо включать не только информацию договора, но и сам факт его заключения. Примерный перечень информации, составляющей коммерческую и служебную тайны, секрет производства (ноу-хау).

3.3 Основные этапы разработки. Перечня конфиденциальной документированной информации

Первый э man . На основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности организации необходимо установить весь состав циркулирующей в организации информации, отображенной на любом носителе, любым способом, в любом виде и в любой автоматизированной информационной системе или отдельном компьютере. Также необходимо учитывать перспективы развития организации и ее взаимоотношений с партнерами и заранее определять характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности организации. Данная информация классифицируется по тематическому признаку.

Второй этап. Определяется, какая из установленной информации должна быть ограниченного доступа и относиться к какому-либо виду тайн, за исключением государственной. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Конфиденциальная документированная информация взаимосвязана и взаимообусловлена, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность информации является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения ее неизвестности.

Преимущества от использования информации, неизвестной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь в зависимости от областей и видов деятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями. Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к какой-либо тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной - информации ограниченного доступа. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к конфиденциальной .

Третий этап. После установления состава информации определяется степень ее конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности информации. Более подробно определение и использование отметки конфиденциальности на документах рассмотрено в разд.

Четвертый этап. Это этап определения конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении которых она снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной.

Результаты всех этапов работы оформляются Перечнем конфиденциальной документированной информации (форма 1).

При значительном объеме конфиденциальной информации она классифицируется в Перечне по разделам, соответствующим сферам деятельности организации, или по перечням конфиденциальной документированной информации структурных подразделений организации.

Руководством организации должна быть утверждена Экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации (далее - Экспертная комиссия), одними из основных функций которой являются согласование и утверждение Перечня.

Перечень подписывается председателем и всеми членами Экспертной комиссии, утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования Перечня и контролю за его выполнением. С приказом и Перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников организации, работающих с информацией ограниченного доступа, за исключением той, которая представляет государственную тайну.

Копии Перечня или выписки из него должны быть направлены обладателям данной информации как в самой организации, так и вне ее. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании информация известна.

Дополнения и изменения состава включенных в Перечень сведений, а также изменение степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя организации и вноситься в Перечень за подписями руководителей структурного подразделения по принадлежности информации, Службы безопасности организации (если такая служба предусмотрена в штатном расписании организации) и Службы делопроизводства. При существенном изменении состава сведений Перечень должен составляться заново.

В сферу конфиденциального делопроизводства входят наряду с документированной информацией (документами на бумажном носителе) базы данных, электронные документы и т.д., поэтому из всей совокупности информации, включенной в Перечень сведений, необходимо выделить состав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафиксирована.

Например, базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) .

В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения этой информации определяются конкретные виды документов. Виды КДИ необходимо устанавливать с учетом оптимального объема содержащейся в ней информации, исключающей избыточную, в том числе дублетную, информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб организации.

После установления состава документов определяется круг лиц. имеющих право создавать (составить) и подписывать (утверждать) каждый вид документа, а также предприятий и организаций, которым этот документ должен направляться. На данном этапе дополнительно определяется Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации (форма 2).

В Перечень может быть включена также графа «ФИО лиц, визирующих (согласовывающих) документы».

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемой в документы информации.

Если документ подлежит утверждению, то в графе 6 сначала проставляются ФИО лица (лиц), подписывающего документ, затем, после слова «утв.» - ФИО лица, утверждающего документ. При значительном количестве утверждаемых документов графа 6 может быть разделена на две графы: «ФИО лиц, имеющих право подписывать документы» и «ФИО лиц, имеющих право утверждать документы».

Если при направлении конфиденциальных документов другим предприятиям и организациям каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 8 по соответствующему виду документа после внесения адресатов делается пометка «Раздельное адресование», означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 9 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о проставлении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечень создаваемой конфиденциальной информации утверждается руководителем организации. Под расписку с ним должны быть ознакомлены все лица, нацеленные правом создавать, оформлять, визировать, подписывать и утверждать документы. Внесение в Перечень возможных последующих частичных уточнений или изменений может быть возложено на руководителей Службы безопасности и Службы делопроизводства организации, а также Экспертной комиссии.

При изменении Перечня конфиденциальной документированной информации соответствующие изменения вносятся и в Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации. О снятии грифа конфиденциальности информации с отправленных документов должны быть письменно оповещены организации и предприятия - адресаты.

В случаях необходимости создания разовых документов, не включенных в Перечень создаваемой конфиденциальной документированной информации, или дополнительных экземпляров документов, не предусмотренных Перечнем, их изготовление может производиться по совместному разрешению руководителей соответствующего структурного подразделения. Службы безопасности и Службы делопроизводства. Одновременно определяется целесообразность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в Перечень конфиденциальной документированной информации. Служба делопроизводства совместно с руководителями соответствующих подразделений, а также Службой безопасности должна осуществлять контроль за соответствием создаваемых документов Перечню конфиденциальной документированной информации. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что исполнители документов нередко допускают некоторые отступления от Перечня, например:

· завышение или занижение отметки конфиденциальности документов;

· проставление отметки конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации;

· необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные;

· неправильное адресование документов;

· непроставление отметки конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.

Сведения Перечня конфиденциальной документированной информации необходимо использовать дня ведения Реестра конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС (конечно, при наличии в организации такой системы), или, иначе, системы конфиденциального электронного документооборота. Организация и технологии разработки такого Реестра, необходимые для обеспечения режима конфиденциальности информации в данных системах, более подробно рассматриваются в разд. 3.7.

4. Учет бумажных носителей конфиденциальной информации

Создание конфиденциальных документов должно начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут составляться черновики или проекты конфиденциальных документов. Эти технологии не всегда являются обязательными, поскольку они усложняют процесс документирования конфиденциальной информации и понижают оперативность подготовки документов. Для рассмотрения вопроса о применении технологии учета бумажных носителей всегда следует помнить о балансе их учета - одной из форм защиты конфиденциальной информации - и оперативности создания и прохождения конфиденциальных документов. В связи с этим разд. 4 и 5, которые были созданы по материалам книги А.И. Алексенцева «Конфиденциальное делопроизводство- , носят рекомендательный характер.

Бумажными носителями мот быть: спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради. Спецблокнот предназначен для составления черновиков конфиденциальных документов и представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва), как правило, - для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов.

Бумажные постели, предназначенные для составления черновиков конфиденциальных документов, в некоторых организациях не учитываются, а лишь производится отметка об их уничтожении в учетных формах соответствующих документов после печатания проектов документов. Однако это нередко приводит к тому, что при составлении нескольких вариантов черновика с отметкой в учетных формах уничтожается только вариант, с которого печатался проект документа, остальные варианты просто выбрасываются или хранятся у составителя.

Все это, помимо необходимости последующего проведения поиска черновика, которое зачастую не приводит к положительным результатам, создает возможности для утечки содержащейся в черновике конфиденциальной информации. Поэтому все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Такой учет позволяет предотвращать неправомерное обращение с носителями и. кроме того, обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием Перечню конфиденциальной документированной информации. Учет носителей осуществляется Службой делопроизводства, контроль за состоянием учета - Службой безопасности организации.

Перед взятием на учет носители должны быть соответствующим образом оформлены.

На обложках спсцблокнотов сотрудник Службы делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, оборот последнего листа подписывается сотрудником Службы делопроизводства с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумага в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются отметка конфиденциальности и номера листов. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Учет бумажных носителей в зависимости от их количества и продолжительности хранения может осуществляться в пределах года или нескольких лет. В последнем случае учетные номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. По окончании непрерывного учета заводится новый учет за новыми номерами. Числящиеся по предыдущему учету носители перерегистрируются по новому учету с отметкой о перерегистрации в предыдущей учетной форме.

Носители конфиденциальной информации учитываются в журналах или карточках (форма 3).

Если в организации носители не переводятся на инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной документированной информации (см. разд. 3.6), то графа 9 называется-Отметка об уничтожении носителя-.

При постановке на учет заполняются графы 1-6.

В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его отметка конфиденциальности: СТ - служебная тайна: ПД - персональные данные: ПТ - профессиональная тайна: КТ - коммерческая тайна: СКФД - строго конфиденциально; КФД - конфиденциально: ДСП - для служебного пользования.

В графе 2 арабскими цифрами проставляется дата: в карточке - с указанием числа, месяца и года, в журнале числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год). В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др. В графе 4 указывается наименование носителя, если он предназначен для составления конкретного документа, или его назначение, если в него будет вноситься различная информация, например по спецблокноту - «для черновиков», по рабочей тетради - «для рабочих записей».

Одновременно на самих носителях проставляется:

· на спецблокнотах - в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

· на рабочих и стенографических тетрадях в верхнем левом углу лицевой стороны обложки (а при невозможности в верхнем левом углу форзаца) такой же штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов;

· на отдельных листах документа в верхней части левого поля первого листа проставляется такой же штамп с указанием учетного номера носителя и количества листов: на левом поле остальных листов - штамп «К носителю №__» или сокращенно «КН №__» с указанием номера.

После постановки на учет носитель передается исполнителю под подпись в графе 7 журнала учета носителей.

При необходимости постановки на учет дополнительных листов носителя (при нехватке ранее взятых листов для составления черновика документа или для замены испорченных листов) они нумеруются от последнего листа, ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета носителей под тем же номером, что и ранее взятые листы, отдельной строкой под ними (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого листа проставляется штамп «К Н № __» с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Исправление заверяется подписью сотрудника Службы делопроизводства. Выдача дополнительных листов производится под отдельную подпись в графе 7 журнала Учета носителей.

5. Учет проектов конфиденциальной документированной информации

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или с помощью печатающих устройств (принтеров) средств вычислительной техники. Особенности изготовления конфиденциальной документированной информации на средствах ЭВМ рассмотрены в разд. 6. Также могут изготавливаться отдельные рукописные текстовые документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки. справки, заявления и др.). если это предусмотрено Инструкцией по делопроизводству организации.

Документы не рекомендуется диктовать, наговаривать на диктофон. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика. Также возможен вариант внесения переменной части текста в типовые формы документов, хранимые в памяти компьютера, и их дальнейшего распечатывания на принтере.

Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов, как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, соответствующие ГОСТ6.30- 2003, а также особенности, предъявляемые к оформлению конфиденциальных документов. иметь отметку о конфиденциальности (см. разд. 1).

Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя. Если подлежащий изданию документ не предусмотрен Перечнем конфиденциальной документированной информации, то на черновике должны быть представлены визы руководителей соответствующего структурного подразделения, Службы безопасности и Службы делопроизводства.

Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов.

При наличии черновика, составленного на любом бумажном носителе. проверяются соответствие черновика Перечню конфиденциальной документированной информации, наличие и правильность оформления необходимых реквизитов, а также:

· если черновик составлен в виде спецблокнота. просчитывается количество листов черновика с изъятием их из спецблокнота;

· если черновик составлен на отдельных листах бумаги или в типовой форме документа, просчитывается количество листов черновика;

· если черновик составлен в виде стенографической или рабочей тетради, проверяются наличие листов тетради и соответствие их количества заверительной надписи.

После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета проектов созданных/изданных конфиденциальных документов (форма 4).

Если издаваемые организацией документы не переводятся на инвентарный, выделенный (списочный) учет (см. разд. 3.6), то графа 17 опускается.

При приеме черновика заполняются графы 1, 3-5. И графе I проставляются очередной порядковый номер документа, который будет напечатан с данного черновика, и аббревиатурой отметка конфиденциальности. Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению в другие организации и предприятия, учитываются по единой валовой нумерации.

В графе 5 проставляются номер носителя, присвоенный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера листов носителя, являющихся черновиком данного документа (при последовательности номеров листов через тирс, при непоследовательности через занятую).

Учетный номер будущего документа указывается и на черновике, а при составлении черновика в спецблокноте дополнительно в соответствующей графе контрольного листа спецблокнота напротив изъятых для печатания листов черновика с проставлением подписи сотрудника Службы делопроизводства и даты. Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы документа, стенографической или рабочей тетради сотрудник Службы делопроизводства выдаст разовую расписку по форме 5. Форма 5

РАСПИСКА

Дана ________в том, что мною __________________

(инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия)

получены «о временное пользование документы, носители информации

за №________, .

всего на ______л.

Подпись

Дата

После печатания проекта документа заполняются графы 6-7 журнала учета созданных/ изданных документов, проект документа вместе с черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение носителя (черновика), возвращается сотруднику Службы конфиденциального делопроизводства и уничтожается.

При необходимости перепечатывания отдельных листов проекта документа без изменения общего количества листов от исполнителя принимаются по разовой расписке все экземпляры подлежащих перепечатыванию листов. Вновь отпечатанные листы передаются исполнителю взамен разовой расписки.

В случае необходимости перепечатывания проекта документа с изменением количества листов перепечатывание производится за новым учетным номером. От исполнителя принимаются исправленный и все другие экземпляры проекта, а также черновик с погашением подписи исполнителя в графе 9 журнала учета изданных документов. Технология учета и выдачи вновь отпечатанного проекта аналогична технологии учета и выдачи проекта документа, печатаемого с черновика, с той лишь разницей, что в графе 5 вместо номера носителя указывается «С №__» с проставлением номера перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.

При изготовлении дополнительных экземпляров проекта документа или дополнительных экземпляров уже подписанного «утвержденного» документа (в случае возникновения необходимости в них) в графе 6 журнала учета созданных/изданных документов под ранее сделанной записью через знак «+» проставляется количество дополнительных экземпляров. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится от последнего номера ранее пронумерованных экземпляров. Подпись за получение таких экземпляров производится отдельно от предыдущей.

При рукописном изготовлении проекта текстового документа на отдельных листах или рукописном заполнении типовой формы документа, а также при разработке чертежно-графических документов постели могут учитываться или по журналу учета носителей, или сразу по журналу учета созданных/изданных документов. В последнем случае заполняются графы 1, 3-7 (в графе 5 пишется слово «Рукопись»).

Если проект текстового документа печатался под диктовку, то заполняются те же графы (в графе 5 проставляется «б/ч» - без черновика).

Эти же графы заполняются при печатании проекта документа со звуковоспроизводящих устройств (в графе 5 проставляются вид и номер носителя речевой информации). Прием/возврат носителя осуществляется по разовой расписке.

Если проект документа был отпечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания было принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в Службу делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем организации назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии. Об обстоятельствах утраты докладывается руководителю организации для принятия соответствующих решений.

Подобные документы

Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов. Действия, затрудняющие несанкционированный доступ к секретным документам. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел.

реферат , добавлен 22.01.2013


Управление предприятием как информационный процесс, схемы документопотоков предприятия, пути прохождения отдельных видов документов. Правила хранения служебных документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими в ООО "Л-бит Групп".

отчет по практике , добавлен 22.10.2015


Нормативно-правовая база использования архивных документов; организация документов и дел в пределах фонда. Проблемы архивного дела на современном этапе, федеральное законодательство РФ. Основные ситуации усложненного и ограниченного доступа к архивам.

курсовая работа , добавлен 22.05.2014


Понятие, методы и средства защиты конфиденциальной информации. Анализ нормативно-правовой базы конфиденциального делопроизводства. Угрозы, каналы распространения и утечки конфиденциальности. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами.

дипломная работа , добавлен 25.11.2010


Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной тайной. Особенности приема и перевода сотрудников на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией. Доступ персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011


Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.

курсовая работа , добавлен 23.11.2010


Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

реферат , добавлен 15.11.2010


Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010


Понятие "документирование", "юридическая сила документа"; бланки: форматы, виды. Формы представления текста; оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.

1.2 Документирование конфиденциальных сведений

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы:

получение разрешения полномочного руководителя на документирование конфиденциальной информации;

установления уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление вариантов и черновика текстов документа;

получение разрешения полномочного руководителя на изготовления документа;

учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

изготовление проекта конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа;

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жестокими правилами работы с конфиденциальной информации. Сам факт запечатления ценной информации на носители предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков.

Перед решение вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешении полномочного (обычно первого) руководителя фирмы на составлении этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемых документов в этом перечне вопрос издании решается индивидуально, о решения первого руководителя фиксируется им на носители, предназначенном для составления черновика данного документа.

Автоматизация учета труда и заработной платы

Прежде чем с помощью программы 1С: Предприятие вести расчёты с персоналом по оплате труда, необходимо выполнить подготовительную работу: заполнить классификаторы и справочники, ввести сведения об организации, настроить отдельные механизмы...

Аудит расходов будущих периодов

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того...

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками и документирование его результатов в ООО "Подъемтранссервис"

Ошибки, допущенные в учете расчетов с покупателями и заказчиками в ООО «Подъёмтранссервис» относятся к разряду методологических. Исходя из отдельных процедур аудита на основе рабочих документов аудитора составим заключительный отчет...

Аудит учета основных средств в ОАО "Ресурс"

Документы для учета основных средств на предприятии практически используются не так как предусмотрено Краткими указаниями по применению и заполнению межведомственных форм первичной документации по учету основных средств...

Внутренний контроль и анализ коммерческих расходов предприятия

Конфигурирование в 1С:Предприятие 8.1

Объект конфигурации Регистр сведений является прикладным объектом и предназначен для описания структуры хранения данных в разрезе нескольких измерений. На основе него платформа создает в базе данных информационную структуру...

Основы делопроизводства

Отражение движения денежных средств в бухгалтерской отчетности

Планирование и документирование аудита

Подтверждение достоверности и утверждение бухгалтерской финансовой отчетности

Документирование - документальное оформление всех сведений, связанных с точки зрения предоставление доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательство того...

Положение стандарта "Документирование аудита"

Федеральный аудиторский стандарт № 2 "Документирование аудита" устанавливает единые требования к составлению документации в процессе аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности...

Программа 1С: "1С: Бухгалтерия 8.0" в ООО "Уршак" Миякинского района

После установки программы в меню «Пуск» => «Программы» появляется группа «1С: Предприятие 8.0». Запускаю программу. Появляется окно запуска, выбираю информационную базу, в которой собираюсь вести учет...

Теория и эволюция аудита

Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных...

Формы заключения аудиторов по анализу финансовой отчетности

Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения, поскольку цель аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта...

Документирование конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

Установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функции предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Таким образом, документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации ГБПОУ КДПИ имени Карла Фаберже Преподаватель Корнеев Ю.И.

2 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

3 слайд

Описание слайда:

4 слайд

Описание слайда:

Документирование конфиденциальной информации (составление конфиденциальных документов) является более сложным процессом по сравнению с аналогичной работой по составлению открытого документа. Усложнение процесса определяется объективной необходимостью создать условия для обеспечения сохранения в тайне сведений, включаемых в документ.

5 слайд

Описание слайда:

6 слайд

Описание слайда:

Перечень сведений, составляющих ограничения доступа, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

7 слайд

Описание слайда:

Важно, что в отличие от открытых документов процесс документирования конфиденциальной информации насыщен специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются следующие основные этапы: – получение разрешения на издание конфиденциального документа; – установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ; – оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации; – составление вариантов и черновика текста документа; – получение разрешения на изготовление документа; – учет подготовленного черновика конфиденциального документа; – изготовление проекта конфиденциального документа; – издание конфиденциального документа.

8 слайд

Описание слайда:

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией. Сам факт фиксирования ценной информации на носителе предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. Передача конфиденциальной информации по деловой необходимости партнерам, посредникам, работникам государственных учреждений допускается только в случаях, установленных законодательством или соответствующим пунктом в контракте, и только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация передается им также всегда в письменном виде за подписью первого руководителя фирмы и с информированием об этом руководителя службы безопасности. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

9 слайд

Описание слайда:

До решения вопроса о присвоении будущему документу грифа конфиденциальности должно быть получено разрешение первого руководителя фирмы на издание этого документа. Как правило, для типовых категорий документов такое разрешение определяется наличием данного типа документа в утвержденном первым руководителем фирмы перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы. При отсутствии предполагаемого документа в этом перечне вопрос издания решается индивидуально, а решение первого руководителя фиксируется им на носителе, предназначенном для составления черновика данного документа. Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

10 слайд

Описание слайда:

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, условия контрактов, а также перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

11 слайд

Описание слайда:

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации. -Первый, массовый уровень – грифы “Конфиденциально”, “Конфиденциальная информация”. Не следует ставить гриф “Коммерческая тайна”, т.к. грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу. -Второй уровень, достаточно редкий – грифы “Строго конфиденциально”, “Строго конфиденциальная информация”, “Конфиденциально. Особый контроль”. Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется. Использование и хранение документов с этим грифом также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД.

12 слайд

Описание слайда:

Гриф конфиденциальности присваивается документу: – исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; – руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем фирмы при согласовании или подписании документа; – работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для фирмы документ не имеет грифа ограничения доступа. Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений. Основаниями для этих действий являются: – соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; – истечение установленного срока действия грифа; – наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например: опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.); – установление факта неправильности присвоения грифа документу.

13 слайд

Описание слайда:

Следующим принципиально важным вопросом, решаемым заблаговременно руководством фирмы, службой КД и исполнителями, т.е. до начала составления текста документа, является определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т.п.), на котором будет формироваться черновик и беловик документа. Назначение учета носителей конфиденциальной информации состоит в том, чтобы обеспечить безопасность информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалах. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

14 слайд

Описание слайда:

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть: – для традиционных текстовых документов: специальный блокнот с отрывными листами и корешком, выполняющим функцию учета листов, нанесения отметок о целевом их использовании; рабочая и стенографическая тетради для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы бумаги, типографские формы и бланки документов; – для чертежно-графических документов: пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки, координатной бумаги и т.п.; – для машиночитаемых документов: маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.; – для аудио– и видео документов: маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски, кассеты с кинопленкой и т.п.; – для фотодокументов: маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумага, микрофиши, слайды, кассеты с микрофотопленкой и т.п.

15 слайд

Описание слайда:

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования. Предназначено для преподавателей и студентов вузов специальностей по направлению безопасности, специалистов по безопасности, менеджеров и руководителей компаний.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны (А. Н. Кришталюк, 2014) предоставлен нашим книжным партнёром - компанией ЛитРес .

Лекция 1. Сущность, задачи и особенности конфиденциального делопроизводства и защиты коммерческой тайны

По уровню доступности документы подразделяются на две категории:

– общедоступные;

– с ограниченным доступом.

Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны :

– государственная;

– коммерческая;

– служебная;

– личная;

– семейная;

– профессиональная.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство, как уже было отмечено, распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесены только документы с грифом «Для служебного пользования», т. к. документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Доступ к коммерческой тайне имеют работники, круг которых определен субъектом предпринимательства. Государственные контролирующие и правоохранительные органы в соответствии с полномочиями, предоставленными им законодательством по контролю и надзору, имеют право, в пределах своей компетенции, на основании письменного заявления знакомиться со сведениями, являющимися коммерческой тайной и составлять соответствующие акты изъятия документов, свидетельствующих о нарушении законодательства. При этом должностные лица этих органов несут предусмотренную законодательством ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну хозяйствующего субъекта.

Важным моментом является то, что иные органы и организации, в том числе средства массовой информации, правом истребования у хозяйствующего субъекта сведений, составляющих коммерческую тайну, не обладают.

Итак, какого рода сведения составляют коммерческую тайну? Вот лишь примерный список тех, которые содержат такие сведения:

– Производство;

– Управление;

– Финансы;

– Партнеры;

– Переговоры;

– Контракты;

– Торги, аукционы;

– Наука и техника;

– Технология;

– Совещание;

– Безопасность.

Каждая из этих тем, в зависимости от специфики конкретного предприятия, может содержать различную информацию. В каждом случае эти сведения определяются индивидуально.

Важно, при определении объектов, которые составляют вашу коммерческую тайну, не включить в их список объектов, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с законодательством.

К объектам коммерческой тайны не могут относиться:

– учредительные документы, а также документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью и отдельными видами хозяйственной деятельности, подлежащей лицензированию;

– сведения по утвержденным формам статистической отчетности, а также отчетности о финансово-экономической деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

– документы об уплате налогов и других обязательных платежей;

– документы, удостоверяющие платежеспособность;

– сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

– сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении правил охраны труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью потребителей, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой – содержанием и технологией выполнения многих видов.

Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства – защита содержащейся в конфиденциальных документах информации – вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Термин «утечка конфиденциальной информации», вероятно, не самый благозвучный, однако он более емко, чем другие термины, отражает суть явления, к тому же он давно уже закрепился в научной литературе и нормативных документах. Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т. е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязвимостью информации.

Уязвимость информации следует понимать как ее доступность для дестабилизирующих воздействий, т. е. таких воздействий, которые нарушают установленный статус информации. Нарушение статуса любой документированной информации включается в нарушении ее физической сохранности (вообще либо у данного собственника в полном или частичном объеме), логической структуры и содержания, доступности для правомочных пользователей. Нарушение статуса конфиденциальной документированной информации дополнительно включает нарушение ее конфиденциальности (закрытости для посторонних лиц).

Уязвимость документированной информации – понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам, выражающим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относятся (в скобках указаны существующие варианты названий форм):

– хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

– потеря носителя информации (утеря);

– несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

– искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);

– блокирование информации;

– разглашение информации (распространение, раскрытие).

Термин «разрушение» употребляется главным образом применительно к информации на машинных носителях.

Существующие варианты названий: модификация, подделка, фальсификация – не совсем адекватны термину «искажение», они имеют нюансы, однако суть их одна и та же – несанкционированное частичное и полное изменение состава первоначальной информации.

Блокирование информации в данном контексте означает блокирование доступа к ней правомочных пользователей, а не злоумышленников.

Разглашение информации является формой проявления уязвимости только конфиденциальной информации.

Та или иная форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель информации или на саму информацию со стороны источников воздействий. Такими источниками могут быть люди, технические средства обработки передачи информации, средства связи, стихийные бедствия и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию являются копирование (фотографирование), записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Реализация форм проявления уязвимости документированной информации приводит или может привести к двум видам уязвимости:

– утрате информации;

– утечке информации.

К утрате документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только отображенной в них информации, искажение и блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной (при блокировании информации), но в любом случае она наносит ущерб собственнику информации.

К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных документах термин «утечка конфиденциальной информации» нередко заменяется или отождествляется с терминами; «разглашение конфиденциальной информации», «распространение конфиденциальной информации». Такой подход не является правомерным.

Разглашение или распространение конфиденциальной информации означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не имеющих права доступа к ней. При этом такое доведение должно осуществляться кем-то, исходить от кого-то. Утечка происходит при разглашении (несанкционированном распространении) конфиденциальной информации, но не сводится только к нему. Утечка может произойти и в результате потери носителя конфиденциальной документированной информации, а также хищения носителя информации либо отображенной в нем информации при сохранности носителя у его собственника (владельца). «Может произойти» не означает, что произойдет. Потерянный носитель может попасть в чужие руки, а может быть и «прихвачен» мусороуборочной машиной и уничтожен в установленном для мусора порядке. В последнем случае утечки конфиденциальной информации не происходит.

Хищение конфиденциальной документированной информации также не всегда связано с получением ее лицами, не имеющими к ней доступа. Имелось немало случаев, когда хищение носителей конфиденциальной информации осуществлялось у коллег по работе допущенными к этой информации лицами с целью «подсидки», причинения вреда коллеге. Такие носители, как правило, уничтожались лицами, похитившими их.

Но в любом случае потеря и хищение конфиденциальной информации если и не приводят к ее утечке, то всегда создают угрозу утечки. Поэтому можно сказать, что к утечке конфиденциальной информации приводит ее разглашение, и могут привести хищение и потеря. Сложность состоит в том, что зачастую невозможно определить, во-первых, сам факт разглашения или хищения конфиденциальности информации при сохранности носителя информации у ее собственника (владельца), во-вторых, попала ли информация вследствие ее хищения или потери посторонним лицам.

Суммируя соотношение форм и видов уязвимости защищаемой информации, можно констатировать:

1. Формы проявления уязвимости информации выражают результаты дестабилизирующего, воздействия на информацию, а виды уязвимости – конечный суммарный итог реализации форм проявления уязвимости.

2. Утрата информации включает в себя, по сравнению с утечкой, большее число форм проявления уязвимости информации, но она не поглощает утечку, т. к. не все формы проявления уязвимости информации, которые приводят или могут привести к утечке, совпадают с формами, приводящими к утрате.

3. Наиболее опасными формами проявления уязвимости конфиденциальной документированной информации являются потеря, хищение и разглашение – первые две одновременно могут привести и к утрате, и к утечке информации, вторая (хищение информации при сохранности носителя) и третья могут не обнаружиться, со всеми вытекающими из этого последствиями.

4. Неправомерно отождествлять, как это нередко делается в научной литературе и нормативных документах, включая законы, виды и отдельные формы проявления уязвимости информации (утрата = потеря, утрата = хищение, утечка = разглашение (распространение)), а также формы проявления уязвимости информации и способы дестабилизирующего воздействия на нее.

5. Необходимо уделять одинаковое внимание предотвращению как утраты защищаемой документированной информации, так и ее утечки, т. к. ущерб собственнику информации наносится в любом случае.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в определенной мере в рамках и первой, второй составляющих конфиденциального делопроизводства, т. к. она взаимоувязана, «переплетена» с ними: документирование конфиденциальной информации и организация работы с конфиденциальными документами должны производиться в условиях обеспечения их защиты, и вместе с тем многие вопросы защиты решаются в ходе и путем осуществления систематических операций по учету и обработке документов. Однако защитные мероприятия охватывают не только сами документы, но и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др.)

Поэтому в определении конфиденциального делопроизводства защита документированной информации выделена в самостоятельную составляющую.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

– письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

– жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

– обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

– максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

– фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

– проведение систематических проверок наличия документов;

– разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

– жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

– регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

– персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации – предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.