Некоторые представители налоговых органов, установив в ходе выездной налоговой проверки отсутствие у налогоплательщика первичных бухгалтерских документов и выявив, что утрата документов произошла по уважительной причине (например, затопление помещений, пожар, кража и т. д.), тем не менее, привлекают его к ответственности. По их мнению, своевременное непринятие налогоплательщиком мер к восстановлению утраченных документов свидетельствует о его вине в совершении правонарушения по ст. 120 НК РФ. Однако аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика в невосстановлении первичных документов необоснованна, поскольку, как указал суд в Постановлении ФАС ВСО от 11 декабря 2003 года № А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1, ответственность за невосстановление утраченных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена.

Основанием, освобождающим от ответственности по ст. 120 НК РФ, является отсутствие вины у налогоплательщика при совершении налогового правонарушения. Так, в одном из конкретных дел было установлено, что непредставление налогоплательщиком в налоговый орган бухгалтерских документов произошло по причине их кражи, что было подтверждено справкой начальника МОБ РОВД. Суд пришел к выводу об отсутствии в действиях налогоплательщика вины, так как непредставление бухгалтерских документов было вызвано обстоятельствами, не зависящими от воли налогоплательщика, следовательно, привлечение его к ответственности по п. 1 ст. 120 НК РФ неправомерно (Постановление ФАС ЦО от 16 октября 2002 года № А48-1456/02-18; Постановление ФАС ВСО от 16 октября 2003 года № А33-3496/03-С3-Ф02-3163/03-С1).

Также и по другому делу, установив, что отсутствие первичных документов было обусловлено их уничтожением в результате пожара, суд отказал во взыскании санкций по ст. 120 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 03 марта 2003 года № А26-4170/02-26).

7.2. Если ваш бухгалтер «ушел» со всеми документами (случай полного и частичного отсутствия документов)

Некоторые руководители и бухгалтера считают, что неведение хозяйственной деятельности в те или иные налоговые периоды так же является основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности по ст. 120 НК РФ. Однако представляется, что данное предположение необоснованно, так как обязанность вести бухгалтерский и налоговый учет, оформлять первичные документы и составлять регистры бухгалтерского учета не ставится законодателем в зависимости от того, как налогоплательщик осуществляет свою деятельность (и осуществляет ли ее вообще). Данный подход находит свое закрепление и в современной судебно-арбитражной практике, в частности в Постановлении ФАС ВВО от 10 июля 2001 года № А79-832/01-СК1-780.

Наступит ли ответственность по ст. 126 НК РФ, если у налогоплательщика отсутствуют запрашиваемые налоговым органом документы?

Одним из условий для привлечения налогоплательщика или налогового агента к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ (и по п. 2 ст. 126 НК РФ) является то обстоятельство, что эта ответственность может быть применена только в том случае, если запрошенные налоговым органом документы фактически имелись у налогоплательщика на момент направлении требования, но не были им представлены.

Если налоговый орган не может доказать факт наличия документов у проверяемого лица, то привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ должно признаваться судом неправомерным, на том основании, что вина как необходимый элемент состава в данном случае отсутствует (подп. 2 ст. 109 НК РФ).

То есть в этом случае, как указывают суды, налоговый орган не доказал факта наличия у налогоплательщика запрашиваемых документов, а кроме того, не воспользовался своим правом на выемку документов (ст. 94 НК РФ) для подтверждения того, что запрашиваемые документы у организации имелись, в связи с чем во взыскании санкций было отказано (Постановление ФАС СЗО от 06 декабря 2002 года № А56-10707/02; Постановление ФАС УО от 18 марта 2003 года № Ф09-651/03АК).

Кроме того, имеется практика когда налогоплательщик не мог представить затребованные налоговым органом кассовые книги, журналы учета счетов-фактур, книги продаж и покупок, ведомости учета денежных средств в связи с тем, что ни руководитель налогоплательщика, ни главный бухгалтер не получили их от своих «предшественников». В данном случае суд признал неправомерным привлечение налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 07 мая 2002 года № А05-12781/01-694/13).

Такое же судебное решение было вынесено по делу, в котором было установлено, что непредставление документов по запросу налогового органа обусловлено их уничтожением в результате аварии в системе горячего водоснабжения в помещении, где хранились запрашиваемые документы (Постановление ФАС УО от 26 августа 2003 года № Ф09-2628/03-АК).

Обратите также внимание, что требование налоговой инспекции представить необходимые документы или сведения не может быть основано на предположении об их наличии, так как ответственность по п. 1 ст. 126 НК РФ может быть применена только на основании факта существования этих документов у налогоплательщика (Постановление ФАС УО от 01 ноября 2001 года № Ф09-2759/01-АК).

Однако некоторые суды в ситуациях, подобным вышеуказанным, тем не менее привлекают обязанных лиц к ответственности по ст. 126 НК РФ, указывая, что при заполнении налоговых деклараций налогоплательщик располагает документами, регистрами бухгалтерского учета, на основании которых исчисляет налоговую базу, суммы налоговых льгот и иные показатели, связанные с налогообложением. Поэтому отказ налогоплательщика представить запрашиваемые документы является налоговым правонарушением, предусмотренным п. 1 ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 29 апреля 2003 года № А33-14759/02-СЗ/Ф02-1112/03-С1). Таким образом, можно предположить, что целый ряд документов, необходимых налоговому органу для проверки (договоры, счета-фактуры, накладные, кассовые книги и др.), у налогоплательщика должны быть в силу закона, а, следовательно, факт их действительного наличия для применения п. 1 ст. 126 НК РФ не имеет определяющего значения.

По этому поводу есть мнение автора статьи «Презумпция несуществующих документов» Анохина А.: «…применение для целей квалификации налогового правонарушения презумпции наличия у налогоплательщика тех или иных документов противоречит буквальному содержанию как диспозиции, так и санкции рассматриваемой правовой нормы. Применение правовой нормы не может основываться на предположениях и презумпциях правоприменительных органов. Условием наступления ответственности в рассматриваемом случае должно являться одновременное наличие сразу двух юридических фактов: представление налоговым органом доказательств наличия у налогоплательщика истребованных у него документов и непредставление (несвоевременное представление) таких документов в установленный срок налоговому органу. Очевидно, что получить такие доказательства в случае непредставления налогоплательщиком документов налоговому органу практически невозможно».

Автор предлагает в целях соблюдения баланса публичных и частных интересов в сфере налогообложения установить презумпцию, суть которой заключается в следующем: если налогоплательщик, получивший надлежащим образом оформленное требование налогового органа о предоставлении документов, затребованные документы в установленный срок не представил, то предполагается, что такие документы у него отсутствуют со всеми вытекающими из данного юридического факта последствиями: невозможность ссылать на эти документы в суде, применение мер ответственности, предусмотренных ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов и объектов налогообложения», определение суммы налогов расчетным путем (п. 7 ст. 31 НК РФ). Данная позиция подтверждена судебно-арбитражной практикой – Постановление ФАС УО от 05 февраля 2002 года № Ф09-165/02-АК, а также Постановление ФАС ВВО от 24 июня 2002 года № А29-401/02А).

Следовательно, условием наступления ответственности должно являться одновременное наличие сразу двух юридических фактов: представление налоговым органом доказательств наличия у налогоплательщика истребованных у него документов и непредставление (несвоевременное представление) таких документов в установленный срок налоговому органу.

Вот что вы можете ответить налоговику в случае попыток оформить на вас протокол об административном нарушении: «Главный бухгалтер не отвечает за правонарушение, совершенное предшественником. Дело в том, что, согласно пункту 1 статьи 1.5 и статье 2.2 Кодекса об административных правонарушениях, человек отвечает за нарушения, в совершении которых установлена его вина».

7.3. Ответственность за утрату документов и неведение бухгалтерского учета

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:

Штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Размер штрафа составляет: 5000 руб. – если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. – если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. – если в результате нарушения была занижена налоговая база;

Штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20 % от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения – в размере 40 % от неуплаченных сумм налога;

Штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.

Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. При рассмотрении дел, касающихся применения штрафа по ст. 126 НК РФ, при утере или уничтожении документов, в большинстве случаев суд указывал, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.

В качестве примеров подобных судебных решений можно привести Постановления ФАС СЗО от 04 ноября 2003 года № А42-3207/03-20; от 29 сентября 2003 года № А44-1202/03-С15; от 16 июня 2004 года № А52/4734/2003/2.

Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае формально факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения. При этом на основании пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания). Поэтому утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.

Примерами судебных решений, в которых установлено отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, являются Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14; от 04 августа 2004 года № А13-4401/03-11; от 16 июня 2004 года № А52/3/04/2; ФАС ВСО от 17 августа 2004 года № А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1.

Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза на основании п. 3 ст. 114 НК РФ.

И, наконец, при утрате документов весьма вероятно применение к организации штрафа по ст. 122 НК РФ, а также взыскание сумм недоплаты налогов и пеней. Аргументами в пользу налогоплательщика в данном случае также будут отсутствие вины в совершении налогового правонарушения и наличие смягчающих обстоятельств.

Как отмечалось выше, при выявлении факта отсутствия документов налоговые органы нередко прибегают к определению сумм налогов расчетным методом на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В этом случае организация может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом. Аргументами, подтверждающими неправильный выбор налоговой инспекцией аналогичного налогоплательщика, могут служить:

Произвольное определение аналогичной организации (Постановление ФАС ДВО от 30 июня 2004 года № Ф03-А59/04-2/1476);

Применение слишком ограниченного числа критериев для сравнения организаций: например, использовался только показатель среднесписочной численности работников (Постановление ФАС СЗО от 24 декабря 2002 года № А05-5351/02-314/14);

Выявление существенных отличий аналогичной фирмы от налогоплательщика по основным показателям (Постановление ФАС ЗСО от 19 апреля 2004 года № Ф04/2025-417/А03-2004).

В случае, когда при отсутствии документов исчисление сумм налогов производится налоговой инспекцией исходя из сумм доходов, показанных в декларации, но без учета расходов, суд также может встать на сторону налогоплательщика. Так, может быть указано, что налоговая инспекция не воспользовалась своим правом на определение суммы налога расчетным путем, а исчисление налоговой базы без учета расходов неправомерно (Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14, ФАС ВСО от 01 сентября 2005 года № А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1).

Кроме того, имейте ввиду, что в соответствии с Федеральным законом от 02 июля 2005 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей“ и в статью 49 Гражданского кодекса Российской Федерации» регистрирующий орган принимает решение о предстоящем исключении юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц при наличии одновременно двух следующих признаков:

1. Непредставление юридическим лицом в течение последних двенадцати месяцев документов отчетности, предусмотренных законодательством о налогах и сборах.

2. Отсутствие в течение последних двенадцати месяцев операций хотя бы по одному банковскому счету. Настоящий срок применяется и в случаях, если он истек до вступления в силу настоящего Федерального закона или в течение года со дня вступления его в силу.

Решение о предстоящем исключении подлежит опубликованию в течение трех дней с момента принятия такого решения в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица (п. 3 ст. 21.1 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Исключаемое юридическое лицо, кредиторы и иные лица, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц, имеют право направить заявления в срок не позднее чем три месяца со дня опубликования решения о предстоящем исключении. В таком случае решение об исключении недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц не принимается и юридическое лицо ликвидируется в установленном гражданским законодательством порядке. Обжаловать действия регистрирующих органов можно в течение года со дня, когда потерпевшие узнали или должны были узнать о нарушении своих прав.

Порядок исключения недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц распространяется также на юридические лица, зарегистрированные до вступления в силу Федерального закона № 129-ФЗ или до вступления в силу вносимых Федеральным законом № 83-ФЗ изменений (п. 3 ст. 3 Федерального закона № 83-ФЗ).

Избегайте подобных ситуаций, когда принимаете решение о неведении учета в своей организации.

Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну проверяемой организации, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную законодательством (п. 4 ст. 102 НК РФ). При обнаружении подобных нарушений назначается экспертиза. Порядок назначения и проведения экспертизы определен в ст.95 НК РФ. Решение о привлечении эксперта к проверке принимает инспектор, ее проводящий. Экспертиза производится сотрудниками соответствующих учреждений либо иными специалистами, обладающими специальными знаниями в соответствующей области, на договорной основе. Назначая налоговую экспертизу, проверяющий выносит постановление, где кратко излагает обстоятельства, явившиеся для этого основанием.

Перед началом проведения экспертизы инспектор должен ознакомить эксперта с его правами и обязанностями, установленными п.п. 4, 5 и 8 ст. 95 НК РФ, и предупредить об ответственности за отказ от участия в проведении проверки или дачу заведомо ложного заключения (ст.129 НК РФ).

По результатам проведенной экспертизы эксперт дает заключение в письменной форме от своего имени. В заключении эксперта излагаются проведенные им исследования, сделанные по результатам этих исследований выводы и обоснованные ответы на поставленные вопросы. Если эксперт при производстве экспертизы установит имеющие отношение к предмету экспертизы обстоятельства, по поводу которых ему не были поставлены вопросы, то он вправе включить выводы об этих обстоятельствах в свое заключение. Эксперт может отказаться от дачи заключения, если предоставленные ему материалы, относящиеся к предмету экспертизы, являются недостаточными или если он не обладает необходимыми знаниями для проведения экспертизы. Отказ от дачи заключения оформляется в виде письменного сообщения о невозможности дать заключение. Если в заключении эксперта содержатся выводы, выходящие за пределы его компетенции, соответствующая часть заключения должна рассматриваться как не имеющая доказательственного значения.

Нарушение лицом, имеющим допуск к государственной тайне, установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, если это повлекло по неосторожности их утрату и наступление тяжких последствий, наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 19 апреля 2001 г. № 04-01-10/1/1, а также с п.1 ст. 126 части первой НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом, и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

В соответствии с НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое Налоговым кодексом установлена ответственность. Это означает, что если при определении вида нарушения отсутствует любой из квалификационных признаков, в том числе вина лица, то данное деяние не может считаться налоговым правонарушением, и, соответственно, санкции не налагаются. Однако следует иметь в виду, что Кодексом устанавливаются различные формы вины, при наличии которых лицо может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, при этом формы вины иногда неправомерно идентифицируют с отсутствием вины.

В рассматриваемом случае, когда у организации отсутствуют документы налоговой отчетности по причине их утраты, иной утери, необходимо исходить из следующего.

В соответствии со ст. 110 НК РФ виновным в совершении налогового правонарушения признается лицо, совершившее противоправное деяние умышленно или по неосторожности. Налоговое правонарушение признается совершенным по неосторожности, если лицо, его совершившее, не осознавало противоправного характера своих действий (бездействия) либо вредный характер последствий, возникших вследствие этих действий (бездействия).

Это означает, что если документы, необходимые для представления в налоговые органы, были утеряны организацией (должностными лицами организации) и не восстановлены к указанному сроку, хотя должностные лица организации по своему статусу и должностным обязанностям должны и могли осознавать характер последствия этой утери (своего бездействия), то присутствует вина в форме неосторожности. В данном случае налоговые органы правомерно квалифицируют непредставление документов как налоговое правонарушение и привлекают налогоплательщиков к налоговой ответственности.

В связи с изложенным при непредставлении необходимых документов по требованию налогового органа, которые организация должна была иметь, поскольку за отсутствие их налоговым органом применена ст. 120 НК РФ, возможно применение ст. 126, поскольку указанные статьи по смыслу не дублируют наложенную ответственность по Кодексу и могут применяться независимо в качестве меры по конкретному налоговому правонарушению.

Если документ представлен в налоговый орган своевременно, но неправильно заполнен. Наступит ли в данном случае ответственность по ст. 126 НК РФ?

Субъективная сторона деяния, предусмотренного ст. 126 НК РФ, может быть представлена как в виде умысла, так и неосторожности. Формы вины не влияют на квалификацию налогового правонарушения по ст. 126 НК РФ.

Вместе с тем в случае отсутствия вины соответствующего лица оно ответственности по ст. 126 НК РФ не подлежит. Так, по одному из дел суд указал, что изъятие налоговой полицией у налогоплательщика документов без составления подробной описи, повлекшее их частичную утрату, делает невозможным предоставление этих документов налоговому органу, что исключает вину налогоплательщика при привлечении его к ответственности по ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 11 января 2001 года № А78-2715/00-С2-962у/Ф02-2914/00-С1).

Статья 126 НК РФ включает в себя три самостоятельных состава налоговых правонарушений, объединенных только объектом и субъективной стороной и различающихся между собой по объективной стороне и субъектному составу.

Структурно ст. 126 НК РФ состоит из трех самостоятельных частей, каждая из которых определяет самостоятельные составы налогового правонарушения и размер налоговой санкции. Пункт 1 ст. 126 НК РФ предусматривает меры ответственности за непредставление сведений налогоплательщиками и налоговыми агентами о самих себе.

Пункты 2 и 3 ст. 126 НК РФ предусматривают меры ответственности за непредставление сведений о налогоплательщиках и налоговых агентах третьими лицами.

Однако в любом случае необходимо учитывать, что сфера применения ст. 126 НК РФ находится в пределах неисполнения установленной обязанности по представлению в налоговый орган документов и (или) сведений в установленный законом срок. Поэтому неправильное заполнение формы того или иного документа в условиях его своевременного предоставления в налоговый орган не может образовывать состава налогового правонарушения по п. 1 ст. 126 НК РФ. Данная позиция нашла отражение и в судебной практике (Постановление ФАС ЗСО от 13 марта 2002 года № Ф04/919-139/А27-2002; Постановление ФАС ЦО от 07 июля 2003 года № А64-4622/02-17).

Материальная ответственность за утрату документов наступает, если утраченный документ не может быть восстановлен в необходимый срок, а его отсутствие наносит организации прямой действительный ущерб. Обесцененным является документ, потерявший юридическую силу, в частности в результате неправильного оформления. Примером может служить ненадлежащим образом составленный акт на приемку продукции. На основании неправильно оформленного акта нельзя применить санкции к организации, поставившей некачественную продукцию (товар). На работника отдела кадров, виновного в задержке трудовой книжки, может быть возложена ограниченная материальная ответственность, так как организация вынуждена оплачивать увольняемому работнику время вынужденного прогула.

Ни одна организация не застрахована от ограбления. Однако к проблемам руководителя организации, потерявшего имущество, добавляются и проблемы бухгалтера, который должен своевременно и правильно оформить документы и пересчитать налоги.

Кража – это тайное хищение чужого имущества в корыстных целях (ст. 158 УК РФ). За совершение данного преступления Уголовным кодексом предусмотрены суровые меры наказания. Однако это не останавливает охотников за чужим добром. Чтобы преступники не радовались жизни, а бухгалтер смог списать убытки от хищения, фирме необходимо подать заявление о краже в милицию. Пока правоохранители расследуют ограбление, счетный работник должен провести инвентаризацию имущества (об этом написано в книге в других главах).

Бывает, что работники милиции не могут установить виновных в ограблении. Тогда они приостанавливают предварительное следствие (подп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ). Следователь выносит об этом постановление. Чтобы иметь документальное подтверждение о том, что виновные не найдены, получите копию решения (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Как уже не раз отмечалось, сто в соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. В данном случае таким подтверждением станет постановление о приостановлении следствия. Дело в том, что бухгалтер может включить в состав внереализационных расходов убытки от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). То есть при наличии решения следователя счетный работник может уменьшить базу по налогу на прибыль на убытки от кражи (Письмо МНС России от 8 июня 2004 г. № 02-5-10/37). При этом Минфин России считает, что снизить доходы на сумму кражи фирма может только на основании решения суда (Письмо Минфина России от 31 мая 2000 г. № 04-02-05/1).

Если же виновных все-таки нашли и суд это подтвердил, то на основании обвинительного приговора бухгалтер учтет суммы возмещения ущерба в составе внереализационных доходов в соответствии с ПБУ 9/99 (Приказ Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н). Если же суд не признал подозреваемых виновными, то бухгалтер поведет себя в этой ситуации так же, как в случае с неустановлением виновных.

К тому же, если организация заключила договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее. Но, только в том случае, если в соглашении было оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. Так, арбитражный суд становится на сторону компаний, если они пользовались услугами ЧОП по договору. При этом неважно, через какое количество времени, хоть через пять минут, «защитники» приехали на место преступления. Если имущество украдено, то его стоимость охранники возместят владельцу (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2004 г. № А13-5339/04-20).

В случае утраты имущества и основных средств в результате кражи бухгалтер фирмы должен восстановить НДС в бюджет. Такова позиция налоговой службы и Минфина. Чиновники ссылаются на п. 2 ст. 171 Налогового кодекса. Там сказано, что бухгалтер может представить к вычету только суммы НДС, оплаченные фирмой при покупке товаров для их дальнейшей перепродажи или осуществления операций, облагаемых НДС. Поэтому они считают, что для возмещения необходима последующая реализация, и этот факт должен быть подтвержден.

Инспекторы и финансисты делают вывод, что уплаченный и принятый к вычету НДС по основным средствам, выбывшим в связи с чрезвычайными обстоятельствами (например, из-за ограбления), подлежит восстановлению в бюджет. Ведь, несмотря на то что фирма приобрела товары, например, для реализации, впоследствии они перестали участвовать в этой операции.

Кроме того, бухгалтер должен возместить НДС в том налоговом периоде, когда утраченное имущество списывается с учета (Письма Минфина России от 20 сентября 2004 г. N 03-04-11/155, Минфина России от 30 сентября 2003 г. № 04-03-11/77, УМНС по г. Москве от 30 июня 2003 г. № 24–11/35102).

Однако у судей имеется и другое мнение. К примеру, Постановление ФАС Уральского округа от 20 февраля 2003 г. № Ф09-190/03-АК. Фирма приобрела, ввела в эксплуатацию и поставила на учет основные средства. Бухгалтер возместил из бюджета НДС по этой покупке. Затем имущество было украдено. Налоговая инспекция по результатам проверки доначислила налог и пени. Чиновники посчитали, что фирма должна была восстановить НДС в бюджет по похищенным основным средствам. Суд же решил, что фирма не обязана возвращать налог на добавленную стоимость государству, поскольку кража не является реализацией.

И действительно, НК РФ не предусматривает возврат налога в случае утраты имущества. Этот документ предполагает возмещение НДС в двух случаях. Во-первых, если фирма решила воспользоваться освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ, то она должна вернуть налог в бюджет. Во-вторых, бухгалтер восстановит налог на добавленную стоимость, если он неправомерно или ошибочно принял его к вычету по товарам, работам или услугам (п. п. 2, 3 ст. 170 НК).

Следовательно, кража собственности не обязывает фирму заплатить в бюджет ранее вычтенный НДС. Таким образом, организации могут не руководствоваться мнениями инспекторов и финансистов, но свою позицию им скорее всего придется отстаивать в суде.

Вопрос

После стихийного бедствия в арендуемом помещении были залиты все документы компании, была испорчена техника, в т.ч. выведана из строя программа 1С. Арендодатель дает Акт о происшедшем событии. Какие налоговые последствия для компании могут возникнуть? Надо ли восстанавливать документы? Надо ли сообщать в налоговую инспекцию о случившемся? Какими документами необходимо подтвердить факт происшествия? Какие налоговые риски могут возникнуть?

Ответ

Последствия утраты документов
В связи с утратой документов для предприятия общественного питания могут наступить следующие последствия.
1. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил признается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета.
2. Статьей 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогов, сборов (или 40% — при наличии умысла). Такие санкции могут возникнуть в результате исключения из базы по налогу на прибыль расходов, не подтвержденных документами, поскольку в соответствии со ст. 252 НК РФ признаются только документально подтвержденные затраты.
3. Предприятие может быть привлечено к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (200 руб. за каждый непредставленный документ). Эти санкции не применяются, если налогоплательщик докажет, что документы не были представлены по не зависящим от него обстоятельствам (Постановления ФАС МО от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, ФАС ПО от 29.08.2013 N А06-7786/2012, ФАС ВСО от 23.09.2009 N А33-12556/08).
4. При отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы, налоговый орган вправе воспользоваться нормой пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ об определении налогов расчетным путем.
Если случилось чрезвычайное происшествие, Вы должны предпринять следующие действия:
Создать комиссию.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества (см. пример 2 — образец акта комиссии). Его форма законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольном виде. Однако он должен содержать следующие данные:
— состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин (зафиксировать причину) утраты документов;
— причину утраты документов;
— перечень документов, которые утрачены. Для составления этого перечня нужно провести инвентаризацию.
— ссылку на документальное подтверждение произошедшего. Подтверждением послужит справка коммунальных служб, специалистов МЧС (по факту стихийных бедствий), органов противопожарной службы, органов внутренних дел (по факту кражи, разбоя, грабежа).
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов, хотя действующее законодательство не предусматривает обязанности по их восстановлению. Однако финансовый орган обращает внимание на такую необходимость (Письмо от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
Если все документы восстановить невозможно. В такой ситуации нужно, чтобы ответственное лицо составило соответствующий акт, в котором указало их перечень и причины, по которым невозможно их восстановить.
Дальнейшие действия будут зависеть от того, какие документы не удалось восстановить. Например, если не удалось восстановить документы, подтверждающие расходы или убытки по налогу на прибыль, либо счета-фактуры, дающие право на вычет НДС, то рекомендуется пересчитать налоговые обязательства и подать уточненные налоговые декларации, доплатив налоги и пени. Таким образом удастся избежать штрафных санкций в том случае, если инспекторы самостоятельно выявят отсутствие первичных документов и пересчитают налоги в ходе выездной, камеральной проверки или встречной проверки контрагентов.
Заметим: финансовый орган считает, что восстанавливать документы необходимо и за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Смежные вопросы:

1. 
   Сотрудник предоставил документ об образовании на иностранном языке, т.к. проходил обучение в США. Достаточно ли сделать просто перевод диплома переводчиком, чтобы внести данные в трудовую книжку в графу об…...
2. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...
3. 
   Нужно получить справку о зарплате для начисления пенсии. Индивидуальное частное предприятие (ИЧП) ликвидировалось, данные в архив не сдавались, находятся у бывшего директора. Имеет ли право бывший директор выдать такую…...
4. 
   Здравствуйте! Подсткажите, пожалуйста, если у сотрудника имеется «Справка о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности в процентах», выданная Бюро медико-социальной экспертизы, по которой сотруднику установлена степень утраты профессиональной трудоспособности…...

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии - объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее - Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны - от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже - по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Виды споров

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

Примечания:

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа , а в случае утраты или повреждения оригиналов документов - заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

В.С. Туркина,

Секретарь-референт

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.

Если утрачена кадровая документация

Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника

Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.

При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны

Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.

Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .

Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.

Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.

Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.

Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.

Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).

Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.

Пример 1

Свернуть Показать

Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?

Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.

Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.

В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.

Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Пример 2

Свернуть Показать

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:

• косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
• свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета

Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам

Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия

Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).

Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.

Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.

Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.

В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.

Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?

При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:

• первая - восстановление документации,
• вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.

Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:

• определить причину утраты документов, а также
• какая именно документация была утрачена.

В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:

• если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
• если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
• аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
• кражи - органами внутренних дел.

При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.

Пример 3

Свернуть Показать

После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.

Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.

Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.

На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.

В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».

Сноски

Свернуть Показать

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
3. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
4. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Меры по восстановлению первичной документации

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

• Проведение сверок с контрагентами.
• Направление запросов на восстановление документов.
• Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
• Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
• Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Получаем банковскую первичку

Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
• Контактные данные заявителя.
• Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
• Номер расчетного счета компании.
• Подпись генерального директора.

Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

Восстанавливаем кассовые чеки

Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.

Запрашиваем первичные документы у контрагентов

Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

• О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
• Наименование документа.
• Изложение обстоятельств.
• Просьбу о предоставлении копий.
• О заявителе, подпись гендиректора.

Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

Восстанавливаем отчетность

Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

• Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
• Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
• Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.