Регистрация документов, ее функции и виды. Цели и принципы регистрации документов Какие входящие документы не подлежат регистрации

Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98, регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно - регистрационный номер и дата - появились на документе. Точнее было бы сказать, что регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других струк-турных подразделениях организации.

Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:

  • · в журналах;
  • · на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
  • · на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.

Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях, в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации - приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.

В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер.

Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 02-12/155 это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 02-12 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу...», где 02 - служба ДОУ, а 12 - это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (02-12 - это индекс дела по номенклатуре).

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-2003:

  • · на месте реквизита 12 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
  • · на месте реквизита 29 - регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах.

Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), подпись исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.

Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров, чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.

Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Контрольные вопросы

  • 1. Что такое регистрация документов, и какова ее основная цель?
  • 2. Какие документы не подлежат регистрации?
  • 3. Какие формы регистрации документов существуют?
  • 4. В чем состоит основной принцип регистрации?
  • 5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?
  • 6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
  • 7. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения?
  • 8. Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?

Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.

Цель, задачи регистрации

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Цели регистрации:

1) Обеспечение сохранности документов

2) Учет документов

3) Контроль за исполнением документов

4) Информационно-справочная работа по документам

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Процедура регистрации

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Регистрация документов означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
  • обеспечивать сохранность документов.

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы , но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?

Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

Документы для регистрации

Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:

  • на входящих (кроме приложений к ним);
  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
  • на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой ллично».
Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:

  • порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).

Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 - порядковый номер документа, а лок» - обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?

В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, лп» -прием на работу, лот» - отпуск, лк» - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, лпр» - прием на работу рабочего, лпс» - прием на работу специалиста.

Работа с документами

Документы можно регистрировать:

  • в специальных регистрационных журналах. Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе;
  • На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля - письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров?

Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»). Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:

  • учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);
  • приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
  • учета отпусков;
  • учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
  • выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  • выдачи командировочных удостоверений.

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.).

Можно ли вести учетные формы в электронном виде?

Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы Описание программы Объём программы


Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; 26 Мб

Регистрация документов - одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс - и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

Также рекомендуется вести , представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ , можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Т. В. Войцехович

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа . В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

10. Наименование текста.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Рис. 1. Регистрационная карточка входящего документа в СЭД «ДЕЛО»


Рис. 2. Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации.

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. То есть некоторые виды документов (например, приказы руководителя организации по основной деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано (например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем).

■ Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации.

■ СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала), каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм автопоиска (автоподставки), позволяющий в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены.

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т.д.

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации.

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде . Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа.

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Обратите внимание! Если в организации внедрена СЭД, то регистрация документов обязательно должна производиться в системе. Без выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их поэтапно : на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства (в т.ч. регистрацию документов) в службе ДОУ, или рабочие места для работников службы ДОУ и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации документов, поступающих в структурные подразделения.

Регистрация документов в электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести отдельный электронный журнал. А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно . А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис. 3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области , а затем выбрать команду с таким же наименованием (см. рис. 3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения.

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру (регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти (рис. 4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном документе.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа


Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром (рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям , а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени.

Рис. 6. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Использование фильтров

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр . После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД. Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека . В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Наименование корреспондента

ООО «Траст-Инвест»

Наименование вида документа Кол-во листов документа Кол-во листов прилож.

Письмо (входящие) 2 10

Дата документа

04.07.2011

Регистрационный номер документа

1203

Исходящая дата документа

29.06.2011

Исходящий номер документа

02- 1 5 / 589

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

О страховании транспортных средств

Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата)

Резолюция Павлова Н.Н. от 04.07.2011:

Смирнову Г.Н. прошу рассмотреть предложения ООО «Траст-Инвест» и доложить о них к 07.07.2011.

Срок исполнения 07.07.2011

Оборотная сторона


Для ведения нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе.

Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией .

Бумажные журналы значительно уступают по удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке… […]