Унифицированная система ОРД. Понятие и сущность оперативно-розыскной деятельности Понятие принципов ОРД, их система и значение

Оперативно-розыскная деятельность, как и другие виды юридической деятельности, осуществляется исключительно на основе основополагающих правил, роль которых выполняют принципы. Принципы (от лат. principium - начало, основа) выступают в объективной действительности в качестве руководящих, организующих идей, требований и правил, которыми руководствуются люди в той или иной области своей практической деятельности. Наряду с этим под термином «принцип» подразумевается внутреннее убеждение, взгляд на вещи, определяющие норму поведения. В сфере ОРД внутреннее убеждение должно отражать объективные и существенные закономерности, обусловленные складывающимися в данной сфере общественными отношениями. В наиболее общем виде принципы ОРД можно представить в следующем виде:

конституционные принципы законности, уважения и соблюдений прав и свобод человека и гражданина (при осуществлении ОРД следует соблюдать права и свободы человека и гражданина, предусмотренные Всеобщей декларацией прав человека 1948 г. и Конституцией РФ);
принципы конспирации, сочетания гласных и негласных методов и средств.

Органы (должностные лица), осуществляющие ОРД, при проведении ОРМ должны обеспечивать соблюдение прав человека и гражданина на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, неприкосновенность жилища и тайну корреспонденции.

Принципы являются связующим звеном в любой системе, они не существуют сами по себе, вне какой-либо деятельности, которая дает им конкретное организационное и тактическое наполнение. В то же время они вносят единство в истолкование знания и служат отражением в нем основных объективных закономерностей какой-либо деятельности. Внешнее отклонение от принципов неизбежно приводит к извращениям ее сути, а при большом количестве отклонений - к перерождению в иной вид деятельности.

Принципы ОРД были сформулированы теорией на основе обобщения и анализа практической деятельности оперативных подразделений и, как следствие, познания этих закономерностей. Эти принципы закреплены в нормах Закона об ОРД и ведомственных подзаконных нормативных актах, которые должны соблюдаться оперативными сотрудниками. Они также являются отражением специфических закономерностей в области борьбы с преступностью, ведущейся с помощью оперативно-розыскных сил, средств и методов.

Принципы ОРД - это закрепленные в законодательных и иных нормативных актах и выработанные оперативно-розыскной практикой руководящие идеи, основополагающие начала, а также нравственные представления общества относительно сущности, цели и задач организации и тактики применения оперативно-розыскных сил, средств и методов.

По своей сути принципы ОРД носят императивный, властно-повелительный характер и содержат обязательные предписания, исполнение которых обеспечивается всем арсеналом оперативно-розыскных средств.

Первоначально систематизированная научная классификация принципов получила наибольшее распространение в специальной литературе 1970-х гг. Несмотря на то что в ней существует различное толкование понятия, содержания и системы принципов, ученые единодушно признают их наличие в сфере ОРД и обосновывают их определенную специфику.

Каждый принцип отражает определенные закономерности общественной жизни, сочетает в себе комплекс однородных свойств и признаков, совокупность которых, отличаясь автономным характером, приобретает очертание того или иного исходного положения ОРД. В свою очередь, каждый принцип ОРД неизбежно должен влиять на систему ее руководящих начал. В своей целостности система призвана в общем виде выражать сущность, социальную и юридическую природу ОРД.

Под системой следует понимать объединение некоторого разнообразия в единое и одновременно четко расчлененное целое. В системе должно быть в наличии такое количество принципов, которое в полной мере способствует исполнению функций и решению задач, стоящих перед субъектами ОРД. Каждый принцип системы по содержанию должен быть относительно независим. Однако это не означает, что нарушение одного принципа не повлечет за собой нарушения другого. Они создают предпосылки к формированию концепции каждого положения либо всей их системы в целом, обеспечивая тем самым совершенствование различных направлений оперативно-розыскной работы.

В зависимости от характера и содержания выделяются правовые, организационные и морально-этические принципы.

1. Правовые принципы классифицируются на две группы:

конституционные (общеправовые), находящие применение в ОРД;
отраслевые, относящиеся только к ОРД.

Общеправовые принципы - это руководящие начала для всей правоохранительной системы. К ним относятся: I) законность; 2) уважение и соблюдение прав и свобод человека и гражданина при осуществлении ОРД.

Эти два принципа законодатель обозначил как конституционные, так как они основаны на конституционных нормах.

Отраслевые (специальные) принципы действуют только в рамках одной отрасли права, т.е. ОРД. Они вытекают из закономерностей данной деятельности, поэтому имеют локальный характер и реализуются только в сфере ОРД. Отраслевыми принципами являются: 1) конспирация; 2) сочетание гласных и негласных методов и средств.

В зависимости от текстуального закрепления принципы подразделяются: а) на нормы-принципы, находящие закрепление в статьях законов и подзаконных нормативных актах; б) принципы- положения, выработанные теорией и практикой ОРД в качестве организационно-управленческой основы функционирования оперативных подразделений.

Все принципы ОРД самостоятельны, среди них нет главных и второстепенных, и внутри их системы не может быть противопоставления одного принципа другому.

Вместе с тем ОРД как вид практической деятельности оперативных подразделений представляет собой специфическую систему со своим специальным аппаратом и организацией работы, которые соответствуют общепринятым в государстве правилам. В связи с этим выделяют организационные принципы.

2. Организационные принципы - это основополагающие идеи, требования и правила, выработанные оперативно-розыскной теорией и практикой. Данная группа принципов отражает основополагающие начала, руководящие положения, определяющие наиболее существенные черты и признаки многогранной деятельности оперативно-розыскных органов, а также исходные моменты их организации и функционирования.

Основными принципами теории ОРД являются объективность, конкретность, связь теории с практикой.

Под принципами практики ОРД понимаются основные положения, которые должны соблюдаться оперативными сотрудниками в их повседневной практической деятельности. Многие из них были сформулированы в 1960-х гг. профессором А.Г. Лекарем и получили дальнейшее развитие в работах других ученых (И.А. Климов, В.А. Лукашов, Г.К. Синилов, К.В. Сурков и др.).

Принципы практики ОРД классифицируются на три группы:

общие принципы - научность, плановость, связь с населением;
принципы управления оперативными подразделениями - демократический централизм, коллегиальность, единоначалие и др.;
принципы осуществления ОРД - объективность, прогнозирование оперативной обстановки, оперативная готовность, наступательность 1 Подробнее см.: Климов И.А. Принципы теории и практики оперативно розыскной деятельности: Лекция. М., 1993. С. 9-17. , привлечение конфидентов и др.

3. Морально-этические принципы являются основой, на которой базируется правовое регулирование ОРД для ее успешного осуществления в границах нравственности.

Если осмысливать сущность оперативно-розыскной деятельности с точки зрения нравственности, то мы неизбежно столкнемся с этическими оценками этой деятельности и рассуждениями о моральной дозволенности или недопустимости тех или иных конкретных способов решения частных задач в сфере ОРД. Поскольку в процессе осуществления возникают подобные нравственные отношения, то в рассматриваемой системе соответственно выделяется группа морально-этических принципов.

Игнорирование в процессе осуществления ОРД одного принципа или группы принципов разрушает целостность восприятия данного вида деятельности, снижает эффективность всей оперативно-розыскной работы.

В качестве наиболее общего и главного основания для всей классификации принципов ОРД могут выступать те закономерности, которые они отражают.

Следовательно, принципы ОРД должны в своей совокупности:

отражать ее социальный и правовой характер;
способствовать познанию ее сущности;
обеспечивать дальнейшее совершенствование ее правового регулирования;
находить закрепление и отражение в действующих нормативных актах, а также в содержании конкретных организационных и тактических аспектов деятельности оперативных аппаратов;
подчеркивать специфический и самостоятельный характер этой деятельности;
отражать ее место и соотношение с другими видами правоохранительной деятельности;
гарантировать соблюдение прав и свобод личности при проведении ОРД;
служить базой при выявлении основных направлений совершенствования теории и практики ОРД.

Кроме того, при отсутствии нормативного регулирования порядка решения конкретных оперативно-тактических задач принципы могут быть своеобразным регулятором выбора путей и пределов их правильного выполнения, принятия обоснованных и законных решений.

Органы, осуществляющие ОРД, и их должностные лица строят свою деятельность на основе рассмотренной системы принципов и несут ответственность за их нарушение. Наряду с этим данными принципами могут руководствоваться различные государственные органы, судьи при рассмотрении ходатайств оперативно-розыскных органов о проведении ОРМ, затрагивающих конституционные права граждан, а также лица, вовлекаемые в сферу оперативно-розыскных отношений.

Характер и состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Состав реквизитов ОРД и схема их расположения по ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правила обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению документации организации устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, образующихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ГОСТ Р. 511141-98 понятие организационно-распорядительные документы трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации

(ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

создание организации, предприятия;

реорганизация организации, предприятия;

ликвидация организации, предприятия;

приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

распорядительная деятельность организации, предприятия;

организационно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на три группы:

организационная документация – уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания;

распорядительная документация – приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;

информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки, и т.д.

ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам) – заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

2. Под реквизитом документа ГОСТ Р 51141-98, понимается «обязательный элемент оформления официального документа». Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность: содержания информации; реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, ее достоверности, принадлежность и другие параметры; материальные носители информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены (Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации: Комментарий / Институт государства и права РАН. М., 1996).

В данном случае, однако, следует иметь в виду, что зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких как «дата документа, регистрационный номер документа, подпись, оттиск печати» и др. основную содержательную нагрузку несет реквизит «текст документа».

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и др.).

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Формуляр-образец делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее место документа. Площадь формата заполняется информационными элементами документа.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется. Так, на бланке нельзя одновременно поместить изображение Государственного герба Российской Федерации и товарного знака, «Справочные данные об организации» (реквизит письма) и «Место составления или издания документа» (реквизит общего бланка и бланка конкретного вида документа). Указанные в стандарте реквизиты используются в зависимости от вида организационно-распорядительного документа. Следует иметь в виду, что закрепленный в ГОСТ 6.30 – 2003 перечень реквизитов относится только к организационно-распорядительным документам (хотя с помощью этих реквизитов оформляются и документы других систем документации). В законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации. Реквизиты бухгалтерских, отчетно-статистических и других документов определяются правилами, установленными для этих систем документации. В стандарте указаны реквизиты, используемые для изготовления бланков, и реквизиты, используемые при оформлении документов. Классификация реквизитов по другим признакам в стандарте не проводится. В некоторых нормативных актах, устанавливающих требования к оформлению документов, разделяются обязательные и дополнительные реквизиты либо указывается перечень реквизитов, которые должен иметь документ определенного вида. Например, в Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации определено, что подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего акт;

наименование вида акта и его название;

дата подписания (утверждения) акта и его номер;

наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Такой подход характерен и для нормативных актов, определяющих правила оформления документов других систем. Вместе с тем следует учитывать, что продолжает действовать ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения, устанавливающий обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия). Установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъектов Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 - гриф ограничения к доступу документа;

17 – резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – виза согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым , поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4 – 84 (Унифицированная система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения), который устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Контрольные вопросы:

1. Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и

организациях?

2. Что собой представляет формуляр образец для ОРД?

3. Каков типовой состав реквизитов ОРД?

4. Назовите постоянные (основные) реквизиты любого документа.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 при оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

4 - код документа по ;

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

12 - регистрационный индекс;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

12. Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов бланочной части (реквизиты 1-18).

1) Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

2) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

3) Код организации (код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, идентификационный код по ) проставляют на верхнем поле документа справа.

4) Код документа по проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

5) Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

6) Реквизит "Почтовый адрес отправителя " оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь. На бланке для письма ниже реквизитов "Наименование организации" и "Наименование структурного подразделения" помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

7) На общем бланке на этом месте располагают реквизит "Название вида документа".

8) Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Пример - 08.07.2004

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

9) Реквизит "Регистрационный индекс" создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

10) Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс". На бланке для письма на этом месте располагают реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

11) Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.

12) Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита "Адресат " может входить почтовый адрес.

Примеры - Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул. Коллекторная, 10

220084, г. Минск

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример - Директору Государственного

архива Минской области

Ляшук Г.И.

ул. Козлова, 26

220038, г. Минск

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один "адресат".

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример - Республиканские органы

государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, "адресат" оформляют в дательном падеже.

Пример - Руководителям республиканских

органов государственного управления

13) Реквизит "Гриф утверждения " располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример - УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись А.И.Новиков

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример - УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

трудового коллектива

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.

Пример - УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете

Министров Республики Беларусь

Подпись В.И.Адамушко

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.

14) Реквизит "Резолюция" располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример - Соловьеву А.А.

Прошу подготовить

заключение к 12.09.2004

Бойко 02.09.2004

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

13.Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов содержательной части (реквизиты 19-22).

1) Реквизит "Заголовок к тексту " располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "о создании предприятия", протокол (чего?) "заседания Ученого совета", должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

2) Реквизит "Отметка о контроле " располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой "К" или словом "Контроль".

3) Реквизит "Отметка о наличии приложения " располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример - Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему

сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004

N 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

14.Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов оформляющей части (реквизиты 23-32).

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита "Текст"), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - тремя межстрочными интервалами.

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита "Текст"), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "Подпись " печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

От нулевого положения печатают реквизиты: "Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", отметка о заверении копии, а также слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатают реквизит "Адресат".

От пятого положения печатают реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатают коды по - .

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

1) Реквизит "Подпись " располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский

Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов

Подпись П.П.Силаев

2) Реквизит "Гриф приложения " располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит "Гриф приложения" состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Пример - Приложение 2

к приказу директора БелНИИДАД

3) Реквизит "Гриф согласования " располагают ниже реквизита "Подпись" слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

4) Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

5) Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

6) Реквизит "Отметка об исполнителе " располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже "Отметки об исполнителе".

При оформлении на компьютере "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).

7) При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

8) Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело " располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

9) Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

10) Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель " располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (фрагмент)

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3.3.5. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти

3.3.5.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти

В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии федерального органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.3.5.2. Приказ, распоряжение

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения: виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок подготовки приказов (распоряжений) федерального органа исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа

(распоряжения);

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении

3.3.5.3. Положение, правила, инструкция

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

назначение правил, положений, инструкций;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;

порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);

доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера,

предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста,

особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов для исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 16.

3.3.5.5. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью*(11):

Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем,

писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;

процедура согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.);

служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти; тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию _", "Направляем на заключение проект _" и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным _", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность_"), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о_", "Считаю возможным принять участие в...");

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти.

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

Правила оформления реквизитов документов:

Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).

На бланках документов федеральных органов исполнительной власти Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".

Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием федеральной службы (федерального агентства), находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя федерального органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) федерального органа исполнительной власти.

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес федерального органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов федерального органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования

Российской Федерации

Правительство

Российской Федерации

Департамент делопроизводства

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Федеральной

службы по труду и занятости

И.О. Фамилия

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лице - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства

Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Текст документа

В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю _ подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов_;

3-го лица единственного числа: _Правительство Российской Федерации постановляет_;

Коллегия постановила_; министерство не считает возможным _;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о _; представляем на рассмотрение и утверждение_; в протоколах: слушали_; выступили_; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем _, решили_ .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их _";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2_".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

Отметка о наличии приложении

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция УСОРД.

УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

В настоящее время в состав УСОРД входят:

· Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

· классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;

· пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;

· альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

· документация по созданию организации;

· документация по реорганизации организации;

· документация по ликвидации организации;

· документация по приватизации государственных организаций;

· документация по распорядительной деятельности организации;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;

· документация по приему на работу;

· документация по оформлению изменений трудовых отношений;

· документация по увольнению с работы;

· документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

· документация по оформлению поощрений;

· документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

· документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:

· график;

· докладную записку;

· объяснительную записку;

· должностную инструкцию;

· заявление;

· положение;

· представление;

· правила;

· письмо-запрос;

· протокол;

· приказ;

· структуру и штатную численность;

· решение;

· уведомление;

54. Формуляр-образец: понятие, назначение, основные требования к построению.

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для размещения. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.

Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы А3, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями – 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными – 4,25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки – это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной стеки, разделенными точками.

Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая . Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак «тире».

В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголовочной части документов, для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. В содержательной части размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части выделяется спец. зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией. В границах оформляющей части устанавливают одну зону и размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или подписи лица/лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости).