Переписка на английском фразы. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Письмо - предложение о совместном сотрудничестве

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Факультет дистанционного обучения

Кафедра русского языка

Реферат по дисциплине "ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ"

на тему: "Фразы, помогающие провести деловые переговоры

и фразы-запреты"

Работу выполнила

студентка 4 курса

ФДО группы

Москва 2009 г.

План

Введение

1. Речевая коммуникация в процессе переговоров

2. Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переговоры являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность.

Деловые переговоры можно определить как обмен мнениями с целью достижения взаимоприемлемого соглашения. К переговорам (как явлению деловой жизни) следует относить не только определенным образом согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).

К переговорам приступают, когда имеется обоюдное желание найти взаимовыгодное решение проблемы, поддержать деловые контакты, дружеские отношения, когда отсутствует ясная и четкая регламентация для решения возникших проблем, когда стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми.

Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств.

В деловых переговорах (часто) стороны имеют прямо противоположные цели, в этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – это основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом.

За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров, темперамент, статус, образование. В соответствии с этим, большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или вообще не прийти к какому-либо соглашению.

Искусство ведения деловых переговоров состоит в том, чтобы показать своему партнеру путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных вам. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

1. Речевая коммуникация в процессе переговоров

Любые переговоры – это процесс осуществления эффективных межличностных коммуникаций, это использование наработанных навыков коммуникативной риторики, с учетом характера личности партнера.

Важнейшей составной частью переговорного процесса является общение сторон, их эффективная межличностная коммуникация. И здесь, обязательным является соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности, убеждения, так далее (например, «Добрый день», «Рад нашему знакомству», «Прошу вас», «Благодарю вас за плодотворную встречу», «Представьте себе, что…»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик собеседников. От того, насколько хорошо у участников переговоров развиты коммуникативные способности (умение легко и быстро устанавливать деловые контакты с партерами, вести разговор) – зависит успех переговоров.

Коммуникативный аспект переговоров является определяющим и потому, переговорный процесс рассматривается как составная часть речевой коммуникации (прежде всего, диалог и аргументация), как умение эффективно использовать речевое воздействие для достижения поставленных целей.

Коммуникативная компетенция участников переговоров, таким образом, рассматривается - как умение сохранять вербальную устойчивость (корректное и психологически правильное речевое общение) и уверенность в любых ситуациях, владение техникой межличностной коммуникацией, основу которой составляет теория и практика диалога, искусство ведения беседы, владение аргументацией в бизнесе.

Успешному общению в процессе переговоров, во многом, способствуют – обладание участниками переговоров навыками эффективной речевой коммуникации. От того, какие фразы используют собеседники в процессе переговоров, зависит: первоначальное отношение к партнеру, принятие собеседниками информации, убедительность аргументации, достигнут ли собеседники своих целей. Получается, что без знаний общепринятых норм речевой коммуникации, даже самый искусный специалист в своей области не сможет добиться успеха на переговорах.

2. Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

На всех этапах переговоров, что бы заключить взаимовыгодное соглашение, наладить взаимоотношения, важно следовать общепринятым нормам речевой коммуникации. В данной части работы рассмотрены некоторые фразы - способствующие проведению переговоров, а также фразы - мешающие достичь понимания между партнерами в процессе переговоров.

В начале встречи следует избегать фраз выражающих:

1. неуверенность, обилие извинений

«Извините, если я вам помешал», «Если у вас есть время меня выслушать…»

2. неуважение, пренебрежение к партнеру

«Давайте с вами быстренько рассмотрим», «Я проходил случайно и заскочил к вам»

3. фразы «нападения» - «Что за безобразие твориться?»

Благоприятному началу встречи способствуют:

1. несколько приятных фраз личного характера, легкая шутка

«Иван Иванович, очень рад Вас видеть/рад с Вами познакомиться»;

2.необычный вопрос, анекдотический случай, сравнения, личные впечатления;

3. вопросы, нацеленные на побуждение интереса к предстоящей теме обсуждения.

После обмена приветствиями и несколькими корректными фразами, участники переходят к основному этапу переговоров. Данная стадия состоит из обсуждений и аргументации своей позиции. Однако в любых переговорах не исключена возможность обмана и может оказаться, что ваш партнер является искусным манипулятором, то есть человеком, который пользуется вашими «слабостями» для достижения своих целей. Для этого он применяет следующие распространенные методы:

1. намеренный обман

Если вы чувствуйте, что ваш партнер приводит фальшивые факты:

Нельзя употреблять фразы, которые могут его оскорбить «Ваши факты недостоверны!», «Вы пытаетесь ввести меня в заблуждение»

Объясните партнеру, что вы ведете переговоры независимо от того, доверяете вы ему или нет, но собираетесь проверить все его фактические заявления. Такого рода заявления нужно делать в очень корректной форме с соответствующими в таком случае извинениями.

2. неясные полномочия

Прежде чем приступать к переговорам, спросите партнера:

«Какими именно полномочиями вы располагаете в данном случае?»

Получив уклончивый ответ - предупредите партнера:

«В таком случае, мы оставляем за собой право пересмотреть любой пункт переговоров» или

«При сложившихся обстоятельствах, мы не можем говорить о заключение контракта. Прошу вас организовать встречу с лицом, обладающим реальными правами»;

Подобная ситуация возникла в конце переговоров:

«Если ваше руководство одобрит этот проект, будем считать, что мы договорились. В противном случае каждый из нас волен вносить в проект любые изменения».

3. преднамеренный выбор плохого места для ведения переговоров

Обычно используется, что бы вы стремились побыстрее закончить переговоры и были готовы уступить по первому требованию. В таком случае, следует понять, что вам неудобно и сказать об этом партнеру. Например,

«Здесь недостаточно места для всех участников переговоров…. Давайте сделаем перерыв и перейдем в более подходящее для переговоров место» или «Предлагаю перенести нашу встречу на следующий вторник/среду/месяц; время и место можно будет согласовать позднее».

Старайтесь обсуждать проблему, а не «нападать» на партнера, следующие фразы – недопустимы!

«Вы специально пригласили нас в такое неудобное/шумное место»,

«Вы не пригласили компетентных сотрудников».

Если вы заметили, что ваш партнер использует манипулятивную тактику ведения переговоров, нужно открыто заявить ему об этом и подвергнуть сомнению законность и желательность такой тактики при проведении конструктивного диалога.

В ситуации, когда ваш партнер стремиться делать только то, что обеспечит ему максимальную выгоду - начинать переговоры следует с рассмотрения тех моментов, которые у вас и у вашего партнера не вызывают возражений.

Во время обсуждений и аргументации своей позиции не надо пытаться убедить партнера в ошибочности его точки зрения или пытаться запутать его. Такое поведение может вызвать у него только раздражение.

Старайтесь не употреблять в речи неоправданно:

Специальные и иностранные слова; они возможны лишь тогда, когда вы правильно их произносите, точно знаете их смысл и уверены, что ваш партнер тоже их знает;

Жаргонные слова;

Шаблонные выражения: «Честное слово!», «Такова жизнь», другие;

Просторечия и диалектизмы;

Уменьшительно-ласкательные суффиксы – запрещается употреблять на переговорах!

«Давайте перейдем к подписанию договорчика»;

Циничные выражения, вульгарные шутки;

Общеупотребительные цитаты: «Быть или не быть, вот в чем вопрос».

Необходимо приспосабливать аргументацию к личности своего партнера, употреблять терминологию, которая понятна вашему партнеру, избегать простого перечисления фактов.

Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.

Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.

Начало письма или как начать переписку на английском

В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:

We are writing - Мы пишем, чтобы…

To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…

I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)

Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете

Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.

Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.

Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском

В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.

We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…

Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны

К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:

I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на

Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском

В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.

Плохие новости

I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…

Хорошие новости

К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями

We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…

Извинения или как не разгневать клиента еще больше

Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.

I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…

Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить

Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.

According to our records ... – Согласно нашим записям…
Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.

Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи

С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.

До скорой связи

В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.

I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ

До новой встречи

После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.

I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.

Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.

Шутикова Анна

Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".

Характерные особенности

Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.

Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение "я", как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение - "вы". Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон - писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма - получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа - это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта - общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

Время и место

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае - утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле "кому" намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.

Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений - вежливая фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается - каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов - самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

Приветствие.
Сообщение.
Закрытие.
Прощание.
Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
You have a strong point there. → Здесь вы правы.
I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

Please find attached → К настоящему письму прилагается.
You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
I am enclosing… → Я прикладываю…
I forward to you… → Я пересылаю вам…
We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
PTO (paid time off) → отпуск.
OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
POC (point of contact) → контактное лицо.
FYI (for your information) → для вашей информации.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
BTW (By The Way) →кстати.
CU (see you) → увидимся
F2F (face to face) → наедине.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

часть речи,
транскрипция с возможностью прослушать произношение,
определение,
примеры использования,
синонимы,
часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
Нажмите Send!

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Китай, Япония, арабские страны

Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Африка, Южная Америка

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

Откажитесь от жаргонизмов

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Ограничьтесь пятью предложениями

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Поставьте дедлайн

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

Приветствие.
Сообщение.
Закрытие.
Прощание.
Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Как открыть сообщение

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

Как поставить коллег в копию

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
You have a strong point there. → Здесь вы правы.
I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

Please find attached → К настоящему письму прилагается.
You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
I am enclosing… → Я прикладываю…
I forward to you… → Я пересылаю вам…
We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
PTO (paid time off) → отпуск.
OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
POC (point of contact) → контактное лицо.
FYI (for your information) → для вашей информации.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
BTW (By The Way) →кстати.
CU (see you) → увидимся
F2F (face to face) → наедине.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Шаблоны

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Тема: Поздравляю с новой должностью

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Best Regards,
Your

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Работа с языком

Используйте толковые словари

Строение словарной статьи:

часть речи,
транскрипция с возможностью прослушать произношение,
определение,
примеры использования,
синонимы,
часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Проверяйте грамматику текста

Заключение

Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
Нажмите Send!