Система справочно информационной и справочно аналитической документации. И справочно-аналитические документы. А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Особенности составления и оформления
информационно-справочных и справочноаналитических документов
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования Вологодского филиала РАНХиГС

Основные понятия
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом
положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания
распорядительных документов.
Общий признак – фиксируют информацию, используемую при
принятии управленческих решений и позволяющую выбрать наиболее
эффективный способ управленческого воздействия, а некоторые –
непосредственно инициируют управленческие решения.
Информация, зафиксированная в информационно-справочных и
справочно-аналитических документах, используется в других документах:
распорядительных, отчетных, плановых.

Функции и особенности информационносправочных и справочно-аналитических
документов
1. Выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационнораспорядительным документам. Сообщают сведения, которые могут побудить к принятию
определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения. Информация может побуждать к действию, а может быть только
принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать
основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
2. Реализуют коммуникативные связи между различными уровнями управления. В процессе
документооборота, как правило, информационно-справочные документы идут снизу вверх по
системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, а справочно-аналитические документы (чаще
всего) от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности
справочно-информационных документов используются для реализации информационных
связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и
должностными лицами.
3. Имеют много общего в составлении и оформлении (докладные, объяснительные,
служебные записки; справки), отличаются шаблонностью в составлении.

Виды информационно-справочных и
справочно-аналитических документов
Информационно-справочные
Справочно-аналитические
документы
документы
докладная записка
акт
предложение
справка
объяснительная записка
заключение
заявление
отзыв
служебная записка
представление
телеграмма, телефонограмма, телекс,
факсограмма, электронное сообщение

Докладная записка. Служебная записка.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения и содержащий изложение какого-либо служебного
вопроса, раскрывающего его действительное состояние.
Служебная записка – документ информационного характера, направляемый
должностным лицом или работником другому должностному лицу, с выводами и
предложениями составителя.
Различие между докладной и служебной запиской состоит в том, что докладная
записка представляется вышестоящему должностному лицу, а служебная записка
представляет собой переписку между структурными подразделениями организации
(в ряде организаций докладные записки используются ограниченно,
информирование руководителей всех уровней оформляется служебными
записками).
Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по
заданию его непосредственного руководителя.

Оформление докладной (служебной)
записки


наименование вида
документа;
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
дата;
адресат;
заголовок к тексту;
30.04.2016
текст;
подпись.
Об увеличении штатной
численности отдела
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
Текст оформляется на листах бумаги формата А4.
Рассмотрение докладной (служебной) записки руководителем выражается в
оформлении резолюции, которая записывается на свободном месте в заголовочной части
документа.

Композиционная структура докладной
(служебной) записки
Если докладная (служебная) записка состоит из трех частей, то:
1-я
часть
Изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом
(причиной) для составления документа или формулирование цели,
которая должна быть достигнута.
2-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в 3-й
части.
3-я
часть

Если докладная (служебная) записка состоит из двух частей, то:
1-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во 2-й
части.
2-я
часть
Выводы (просьба, предложение, требование).
Текст документа составляется от 1 лица ед.числа (предлагаю, прошу, считаю
необходимым)

Композиционная структура служебной записки
(пример). Виды служебных записок
Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2015 года мною проведен
анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I – III
квартале текущего года (1 часть – причина составления). Результаты
анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников
отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и
владеющих таковым (2 часть – обоснование предложения).
В связи с этим требуется корректировка штатного расписания
отдела снабжения (3 часть - предложение).
Виды служебных записок
АНАЛИТИЧЕСКИЕ
ОБЗОРНЫЕ
ИНФОРМАЦИОННОСТАТИСТИЧЕСКИЕ
Включают
подробный
анализ
ситуации,
излагаемые
факты
(данные,
события)
комментируются
Содержат краткую информацию о
нескольких
тесно
связанных
проблемах.
Дается
сжатый
анализ.
Часто
дополняются
детализирующими справками.
Содержат цифры, данные,
располагаемые
наглядным,
удобным для восприятия
образом (в форме таблиц,
графиков и т.п.). Не содержат
подробного анализа данных.

Объяснительная записка. Особенности,
композиция.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо
действия, факта, события, составляемый работником организации и
представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки составляются в нештатных управленческих ситуациях,
при нарушении трудовой или производственной дисциплины.
Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному
должностному лицу, подписывается составителем.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Решение руководителя выражается резолюцией, проставляемой на свободном
месте в заголовочной части документа.

10.

Оформление объяснительной записки
При оформлении используются реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование вида
документа;
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
дата;
адресат;
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
28.09.2016
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
Если текст объяснительной записки большой по объему (более 3-5 строк),
составляется заголовок к тексту.

11.

Оформление текста объяснительной записки
(пример)
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
В связи с тем, что был направлен
руководителем
управления
на
научнопрактический семинар по проблемам подбора
и отбора персонала, проводимый РАНХиГС
27.09.2016, я не смог принять участие в
работе
оперативного
совещания.
Подготовленные мной документы и расчеты
были
оставлены
секретарю
отдела
маркетинга Никоновой О.П., которая должна
была их передать членам оперативного
совещания, чего она не сделала из-за болезни.
Начальник отдела
Подпись
П.В. Кнышев

12.

Справка
Справка – документ,
составляемый в целях
подтверждения тех или иных фактов или событий.
информирования или
Справки по основной деятельности
организации (справка носит
аналитический характер)
Справки, подтверждающие
определенную информацию о
предъявителе (биографического или
служебного характера)
Текст состоит из 2-3 коммуникативносмысловых частей (информация может
быть разбита на тематические блоки,
разделы).
Подписывается
непосредственно
составителем
или
руководителем
структурного подразделения.
Используются
унифицированные
бланки с трафаретным текстом (чаще
формата А5).
Подписываются
руководителем
организации
(либо
руководителем
кадровой
службы,
главным
бухгалтером), обязательно заверяются
печатью.

13.

Особенности составления основного
текста справки, подтверждающей
определенную информацию о предъявителе
Основной текст излагается с соблюдением определенных
последовательности, с использованием типовых моделей:
правил
Дана (фамилия, инициалы или полные имя и отчество в дательном падеже) в
том, что ….
Дана Воробьёвой Юлии Семёновне
в том, что он (она) действительно работает в ООО «Профиль»
в должности заведующего отделом продаж.
Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один
интервал ниже основного текста (Выдана для представления в посольство
Республики Чехия). Сведения о сроке годности справки размещаются на один
интервал ниже сведений об организации (Справка действительна в течение 10
дней со дня выдачи; Справка действительна на 2015 год).
Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и
инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

14.

Заявление
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для
доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего)
информации узкой направленности (просьба, предложение или жалоба).
Пишется от имени одного лица, по конкретному поводу и посвящено, как
правило, одному вопросу. Может быть и коллективным (исходить от группы
граждан).
Пишется на имя того лица, в компетенции которого находится
поднимаемый вопрос. Адресация документа включает полное (без
сокращений) официальное наименование должности лица, его инициалы и
фамилию (в дательном падеже).
Пишется от заявителя с указанием его фамилии в родительном падеже (с
предлогом или без предлога «от»), инициалов.

15.

Заявление
Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка
просьбы
(жалобы,
предложения)
но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
1___________
2___________
___________
____3____
__________4_________________________
____________________________________
____5_________________6_____________
с
краткой,

16.

Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова заявление?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:
Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст
заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ;
ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях:
Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце,
слово «заявление» со строчной буквы).
При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство –
предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения,
соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Итак, допустимы варианты:
тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

17.

Заявление. Требования к основному тексту
Основной текст, как правило:
1. Начинается со слов, отражающих сущность содержания документа: прошу….,
обращаюсь….., ставлю Вас в известность…
2. В некоторых случаях применяются средства аргументации (для указания
причины или цели) – по причине…, в связи с тем…., на основании того, что …,
учитывая, что.
3. Излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Не принято
употреблять местоимения я/мы.
4. Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже
наименования. После основного текста с красной строки дается указание о
наличии приложения (при наличии).
5. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой
части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления.
6. Подпись размещается интервалом ниже основного текста, правее даты
написания заявления.

18.

Протокол
Протокол заседания – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях, деловых переговорах
и других мероприятиях. В управленческой деятельности используется два вида
протоколов.
Полный протокол
Содержит запись всех выступлений
Обязательные реквизиты протокола:
наименование организации
название вида документа
дата и номер протокола
место составления
заголовок к тексту
текст
подписи
Краткий протокол
Содержит только фамилии выступивших,
краткую запись о теме, принятые
решения

19.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Указываются фамилии и инициалы председателя заседания и
секретаря, количество или фамилии (при необходимости –
должности) присутствующих и, отдельно, приглашенных.
Записывается повестка дня. Вопросы располагаются по порядку (по
степени их сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения). Вопросы формулируются с предлогом о (об) и
нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса
указываются фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется
вопрос или группу вопросов обозначать словом Разное.
Фамилии записываются в протокол в алфавитном порядке (если их не более 15).
Если на заседании присутствует более 15 человек, составляется список
присутствовавших, который прилагается к протоколу, в протоколе указывается
общее количество участников с отметкой в скобках «список прилагается».

20.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст состоит из отдельных разделов, соответствующих вопросам
повестки дня, каждый раздел записывается в последовательности:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Эти ключевые слова печатаются прописными буквами и с новой
строки.
Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой
дня.
После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается в
именительном падеже фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа излагается содержание доклада. Если текст
доклада прилагается к протоколу, после фамилии докладчика кратко
обозначается основная тема выступления и в скобках делается
отметка «Текст доклада прилагается».
В кратких
протоколах указывается фамилия выступавшего
(докладчика) и тема его выступления.

21.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их
поступления и записываются в той же последовательности. Сначала
указываются фамилии и инициалы лица, затем поступивший от него
вопрос и данный докладчиком ответ.
В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при
необходимости – должности выступавших и содержание их
выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на
заседании. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц,
принимавших участие в обсуждении.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое
решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так
чтобы не возникло двоякого толкования. При необходимости наряду
с решением указываются результаты голосования: количество
голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также если
голосование было тайным – количество выданных бюллетеней,
количество бюллетеней, поданных после голосования и количество
бюллетеней, признанных недействительными.

22.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст постановляющей части протокола формулируется в
повелительной форме: разработать, представить, подготовить
отчет о …
Если решений несколько, каждое решение оформляется как
отдельный пункт. Пункты решения нумеруются арабскими цифрами.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня,
о принятии к сведению справок и т.п.) также отражаются в тексте
протокола.
Участники заседания или совещания могут высказать особое мнение
по принятому решению. Содержание особого мнения записывается
в протоколе после записи соответствующего решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. В
установленном законодательством случаях протокол подписывается только
председателем или, напротив, всеми членами коллегиального органа.
Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе
протоколов отдельно.

23.

Выписка из протокола
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых
решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться
выписки из протокола.
Выписка из протокола – это документ, представляющий собой точную копию
части подлинного протокола.
В выписке воспроизводится:
вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе,
секретаре, присутствующих);
вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему
решения.
Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

24.

АКТ
Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения
установленных ими фактов, событий, действий.
Виды
актов:
сдачи-приемки;
обследования;
инвентаризации; расследования несчастного случая и пр.
испытаний;
ревизии,
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), но в отдельных
случаях могут составляться одним лицом – работником, имеющим на это
полномочия. Акты могут составляться постоянно действующими или временными
комиссиями.
Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа
(АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления (за
исключением случаев, когда местонахождение организации включено в
наименование), заголовок к тексту, текст, подписи.

25.

АКТ
Заголовок к акту, как правило, составляет одно целое с названием вида
документа: Акт о приеме-передаче документов и дел. В управленческой
деятельности употребляется родительный падеж существительного после слова акт,
например: акт списания материальных ценностей, хотя в литературной речи слово
акт управляет винительным и предложным падежами (акт о проверке, акт на
право пользования землей).
Датой акта является дата подписания его составителями. Поскольку акт
составляется после события, результаты которого фиксируются в документе, в тексте
акта в обязательном порядке указывается дата проведения мероприятия, например:
В период с 12 – 18 февраля 2011 г. комиссия провела проверку финансовохозяйственной деятельности филиала, в результате которой установлено…
Место составления акта должно соответствовать месту, где фактически проводилась
работа, зафиксированная в акте.

26.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Содержит ссылку на основание составление акта (это может
быть распорядительный, организационно-правовой или иной
документ с указанием органа, издавшего его, даты и номера),
а также сведения о лицах, составивших акт (указываются
должности работников, их фамилии и инициалы).
Если акт составляется комиссией, указываются сначала
сведения о председателе, а затем – о членах комиссии.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном
порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии пишутся с
прописной буквы.

27.

Композиционная структура акта (2 части)
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной
работы, установленные факты и выводы. Содержание может быть
разделено на пункты, включать материал, представленный в виде
таблицы.
Основная часть излагается в форме повествования.
Текст акта должен отвечать на следующие вопросы:
когда проходило мероприятие (проверка, экспертиза и т.п.);
что являлось предметом и целью этого мероприятия, каков
результат.
При описании результата или фактов, при обнаружении каких-либо
недостатков или нарушений необходимо дополнительно указать,
при каких обстоятельствах произошло то или иное событие, по чьей
вине или по какой причине, с какими последствиями.
В конце акта могут даваться рекомендации и предложения:
Комиссия рекомендует…

28.

Особенности требований к оформлению акта
В конце текста акта указывается количество составленных материалов и их
местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов по результатам ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты
утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Отдельные разновидности актов имеют особенности составления и
оформления, которые устанавливаются нормативными правовыми актами
(инструкциями, правилами) соответствующих органов власти.
Поэтому при
возникновении ситуации, требующей составление акта, прежде всего необходимо
выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации
или не установлены ли особые правила для составления и оформления акта.

29.

Использованные источники
1. Введенская, Л.А. Русский язык. Культура речи. Деловое общение:
учебник/ Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – М. :
КНОРУС, 2016. - 432 с.
2. Янковая, В. Ф. Документная лингвистика: учебник для студ.
учреждений высш. проф. образования / В.Ф. Янковая. – М.:
Издательский центр «Академия», 2011. – 288 с.

Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.

Аналитическая справка. Образец: №1.

Что представляет из себя аналитическая справка

В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:

• Аннотация.
• часть.
• Введение.
• Заключение.
• Приложение.
• Подписи.

Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.

Как написать аналитическую справку: Образец №2.

документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка.

Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных.

Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.

Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы.

В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация.

В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.

Как написать аналитическую справку. Образец №3.

Цели документа

Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений.

В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы.

Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.

Требования

Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:

• Присутствие в документе аргументов.
• Четкое построение.
• Четкая оценка.
• Соблюдение последовательности при изложении материала.

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

1. Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
2. Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
3. В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
4. Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
5. Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
6. Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
7. Более подробное раскрытие излагаемой темы.
8. Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.

Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных

Сфера применения

Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях.

Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет.

В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка.

Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры.

Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.

Посмотрите видео по теме: Аналитическая справка.

Как писать аналитическую справку по делопроизводству

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.

Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений.

Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия.

Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет.

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия: … В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж.

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления. Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

5.3.1 СПРАВКИ

Справки- документы, содержащие текстовую и таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст.

Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации.

Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение.

Пример оформления справки:

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, .

Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .

Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций - планирование, делопроизводство , сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство , выполняет различные операции с применением компьютерной.

Аналитическая справка.

Что это такое и как ее составить

Аналитическая справка: Образец.

Зачем нужна аналитическая справка

Аналитическая справка или записка должна писаться тем человеком, который занимается проведением комплексного исследования определенной проблемы, либо какой-то сферы деятельности.

Аналитическая справка: правила составления и образец

Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.

Структура

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:

• аннотация;
• содержание;
• введение;
• основанная часть;
• заключение;
• подписи;
• приложение.

В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

документа

Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.

Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.

В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;
• объяснительная записка;
• заявление;
• представление;
• предложение;
• протокол;
• служебное письмо и др.
• Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

• наименование структурного подразделения;
• дата и номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название документа;
• дата и номер документа;
• инициалы, фамилия и должность заявителя;
• подпись автора заявления;
• резолюция.

Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название вида документа;
• дата, номер документа;
• адресат;
• заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

• фамилия, имя и отчество представляемого;
• дата рождения;
• образование;
• занимаемая должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);
• оценка служебной деятельности;
• оценка деловых и моральных качеств;
• повышение профессионального уровня;
• участие в общественной работе;
• мотивы назначения, перемещения или поощрения;
• должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руководителю организации.

Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование документа;
• вид заседания (совещания);
• место проведения заседания (совещания);
• дата и номер протокола;
• подпись.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Реквизит "Вид заседания" отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Место проведения заседания" выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется двумя междустрочными интервалами от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Постоянная информация вводной части (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") печатается прописными буквами непосредственно от края левого поля листа. Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал. Если их количество превышает 15 человек, составляется список присутствовавших.

Слова "повестка дня" печатают прописными буквами и располагают от левого края поля листа. Вопросы, перечисленные в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления полного протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированным способом размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Образец оформления краткого протокола

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Например:

Внешние справки составляются для представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заголовок отвечает на вопрос "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в ней сведения.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы, если он включает однородную систематизированную информацию. Если в справке содержатся сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит информацию финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются заместителем структурного подразделения.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

• наименование организации-автора;
• почтовые реквизиты организации;
• номер телефона, телетайпа, факса;
• дата и номер документа;
• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
• адресат (кому направляется);
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: "О чем?";
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архиве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руководителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой ДОУ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Важно запомнить!

При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила, установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и оформления некоторых реквизитов. Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и включает:

• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, миссис, мисс, Его Превосходительство и др.;
• имена (имена и фамилии, фамилия семьи, приставка к имени (старший, младший));
• занятие, функция (судья, нотариус, торговый атташе и т.д.);
• пункт доставки (номер дома, вид и название улицы, название населенного пункта, почтовый ящик);
• почтовый код;
• название территории (региона, графства, района, кантона, страны).

Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в последовательности:

• год – четырьмя цифрами;
• месяц – двумя цифрами от 01 до 12;
• день месяца – двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
• Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

• Президент Российской Федерации;
• Высшая правительственная;
• Правительственная;
• Срочная.

Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;
• указание категории телеграммы;
• отметку о виде телеграммы;
• телеграфный адрес получателя;
• текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
• подпись;
• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
• адрес и наименование организации-отправителя;
• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
• визу исполнителя;
• подпись руководителя организации;
• печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

• точка – тчк;
• запятая – зпт;
• двоеточие – двтч;
• кавычки – квч;
• скобки – скб;
• номер – нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми знаками препинания.

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

№6

«Информационно-справочные и информационно-аналитические документы»

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические документы
докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение	акт справка сводка заключение отзыв список перечень

Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

Справочно-информационные документы

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),

Ø наименование вида документа,

Ø дата и номер,

Ø место составления (для внешней докладной записки),

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец докладной записки:

Отдел новых проектов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Ø наименование структурного подразделения,

Ø дата,

Ø номер,

Ø заголовок к тексту,

Ø адресат,

Ø подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись .

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

Ø наименование организации-автора,

Ø справочные данные об организации,

Ø дата документа,

Ø номер документа,

Ø адресат,

Ø заголовок к тексту,

Ø подпись,

Ø отметка об исполнителе,

Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем? »,

например:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма ).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Справочно-аналитические документы

Акт - документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

Ø приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),

Ø приема-передачи (дел),

Ø обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),

Ø испытаний (образцов, систем, технологий),

Ø ревизии,

Ø инвентаризации,

Ø дегустации,

Ø расследования аварий, несчастных случаев,

Ø ликвидации организации и т.д. и т.п.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

Ø название вида документа (АКТ),

Ø дата и номер документа,

Ø место составления,

Ø заголовок к тексту,

Ø отметка о наличии приложений,

Ø подписи,

Ø гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец акта:

Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.

Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).

ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.

Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки:

Ø название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

Ø название вида документа «СПРАВКА»;

Ø дата и номер документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø адресат;

Ø отметка о наличии приложения;

Ø подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем? » и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.

Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образцы оформления справок:

Новомосковское производственное объединение «Азот» СПРАВКА 10.09.98 № 108 г.Новосибирск			Детский сад № 2
ВАСИЛЬЕВА Светлана Сергеевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 600 рублей в месяц.
Начальник отдела кадров		подпись		А.А.Светин

Отдел перевозок СПРАВКА 02.07.98 Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.98			Генеральному директору компании г-ну Савельеву М.М.
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.98 численность туристических групп, вылетающих в Италию. Возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей фирме она не имела возможности. Для решения вопроса отправки групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Старший менеджер		подпись		О.Н.Соколова

Документирование коллегиальной деятельности

Протокол - «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов » (ЕГСД С.77).

Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:

Ø наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

Ø наименование вида документа «ПРОТОКОЛ »;

Ø дата и номер;

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.

В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается - заседание, собрание, совещание - и название самого коллегиального органа в родительном падеже.

Например:

ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;

ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.

В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.

Например:

Председатель - Чижов А.А.

Секретарь - Барская О.И.

Присутствовали - (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали - 28 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.

В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об )», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.

Например:

Повестка дня:

1.О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.

2.Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.

Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ , ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.

Например:

1. СЛУШАЛИ (кого? - вин падеж) Чернова И.П. - Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: (кто? - имен. падеж) Крылов Д.В. - (краткая запись сути выступления) ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления развития кафедры. 1.2. Предложить преподавателям пересмотреть тематику дипломных и курсовых работ на следующий учебный год к 15.0998. 1.3. Лаборатории кафедры подготовиться к переходу к занятиям на компьютерах к 01.01.99. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: .............................................................................................................................. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. ....................................................................................... 2.2.......................................................................................... 2.3. ........................................................................................

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.

Слово СЛУШАЛИ , которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним .

Образец полного протокола:

АО «Контакт-сервис»

ПРОТОКОЛ

09.08.98 № 12

Санкт-Петербург

заседания Совета директоров

Председатель: А.А.Серов

Секретарь: Т.Е.Шевченко

Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская,И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.

Повестка дня:

1.Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.

2....

3....

1.СЛУШАЛИ:

Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.

2. СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ: ...

(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).