Приказ о назначении ответственного лица за делопроизводство. Организация делопроизводства в структурных подразделениях. Организационная структура и штатное расписание
подразделении таможенного органа
1. Общие_ пол ожения
2. Права
3. Обя занности
4. О тветст венность
V 1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику соответствующего структурного подразделения.
1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.
1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: положением о структурном подразделении;
" приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;
типо вой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.
Права
Ответственный за делопроизводство имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.
Обязанности
3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение
делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль - за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;
передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;
ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;
обеспечивать учет и хранение бланков документов;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
Ответственность
Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству, и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.
Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами - вести архив.
Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).
О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности - в этом . Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.
Составляем приказ об ответственном за архив
Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.
С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.
Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ .
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода - 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";
- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;
- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.
4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.
Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8
Должность | Личный номер |
||
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Куликова В.П. | вед. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Морозова Л.А. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.П. | вед. инспектор | |
Иванова И.П. | ст. инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет П.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Васильева О.А. | инспектор | |
т/п Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор | |
т/п Северный | Петрова О.В. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Буганова С.Ю. | ст. инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Казак Т.В. | ст. инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Мочалова Е.В. | вед. инспектор | |
Озерова М.Г. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Калинина Т.Р. | инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях
Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8
Наименование структурных подразделений | Должность | Личный номер |
|
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Магазова Л.П. | инспектор | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Буянова О. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.Н. | вед. инспектор | |
Толстикова С.А. | инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет Н.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Марусина М.Г. | инспектор | |
т/п Южный | Гребенник О.Ю. | инспектор | |
т/п Северный | Добродеев А.М. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Страшенко И.Е. | инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Журавлева С.М. | инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Гаврилин А.П. | гл. инспектор | |
Солодянкин М.А. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Горбачева Г.И. | ст. инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | ст. инспектор | ||
Зыкова Ю.А. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни
Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:
- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;
- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;
- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;
- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);
- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;
- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.
ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за архив.doc Скачать образец приказа о назначении ответственного за архив.doc
Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.
Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.
В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).
Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.
Особенности формирования приказа, общие моменты
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример - с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.
- Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
- Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
- В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
- И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.
Образец приказа о назначении ответственного за архив
По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.
- В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
- Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
- После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
- Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
>Документ об ответственности за оборудование