Могут ли отправить в две командировки подряд. Суточные в один день две командировки. Особенности выплаты суточных при однодневных командировках

Верховный суд РФ разъяснил работодателям порядок начисления суточных за две командировки, состоявшиеся в течение одного дня. Также судьи рассмотрели вопрос обложения этих выплат страховыми взносами.

Что случилось?

Верховный суд в определении от 11.08.17 № 310-КГ17-10343 напомнил работодателям, что если они направляют работника, вернувшегося из однодневной командировки, во вторую командировку в этот же день, они могут оплачивать ему двое суточных за один день. Главное, прописать это правило в локальном акте организации, например в приказе. Особое внимание судьи уделили вопросу нужно ли облагать такие двойные суточные страховыми взносами. Ведь в этом случае организация выходит за рамки лимита, установленного для необлагаемых выплат.

На суточные страховые взносы не начисляются

В рассматриваемом деле работодатель направил сотрудников с разъездным характером работ в командировку сроком на один день, из которой у них былаи возможность вернуться домой в день отъезда. Приказом по организации было предусмотрено, что работнику, направленному в однодневную командировку, положены суточные выплаты в размере 500 рублей. При этом, иногда возникали ситуации, когда работник, вернувшись из одной командировки, в тот же день уезжал в другую однодневную командировку. Поэтому, этим же приказом была предусмотрена возможность выплаты двойных суточных. Страховые взносы на такие выплаты работодатель не начислял.

Проверяющие из Пенсионного фонда России сочли это нарушением и указали, что законодательством не предусмотрены двойные суточные при однодневных командировках. Суды всех инстанций, включая ВС РФ, с выводами ПФР не согласились. Судьи отметили, что такие выплаты не являются суточными в силу определения, содержащегося в Трудовом кодексе РФ . Они могут быть признаны по своему экономическому содержанию компенсационными выплатами, направленными на возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой. Эти выплаты, как и лимитированные суточные, страховыми взносами не облагаются. Поэтому, если сотрудники получали суточные в размере, установленном приказом по организации, работодатель установил их размер, исходя из возможных расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Командировки сотрудников являются неотъемлемой частью работы любой компании. Правила направления в служебную поездку и ее оплаты урегулированы законодательством. Однако одним из спорных моментов остается необходимость командировать сотрудника в несколько мест в один день. Оформление двух командировок в один день порождает множество вопросов, начиная от отчета за предыдущую командировку и кончая выплатой суточных.

Две командировки в один день — как оформить

Оформление командировки регулируется трудовым законодательством (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 749). Для того чтобы отправить сотрудника в служебную поездку необходимо:

издать приказ о командировке;
оформить командировочное удостоверение;
выплатить аванс на расходы.

По окончании служебной командировки сотрудник должен отчитаться о ее результатах и понесенных расходах не позднее трех рабочих дней. После получения отчета сотруднику возмещают расходы сверх выданного аванса или он возвращает не потраченные деньги.

В сумму аванса включают и суточные , размер которых установлен законодательством и зависит от длительности поездки, а также пункта ее назначения.

В случае, когда возникает необходимость отправить работника в другую служебную поездку в день его возвращения из предыдущей, процедура оформления командировки аналогична первоначальной.

Совпадение даты начала и окончания двух служебных поездок может получиться из-за возникновения различных форс-мажорных обстоятельств.

Например, ранее планировалась командировка другого сотрудника, однако он не смог поехать из-за болезни. При работе по совместительству могут совпасть дни планируемых командировок на основной и дополнительной работе. В таком случае необходимо отменить деловую поездку, по месту дополнительной занятости работника.

Выходом из такой ситуации становится направление в поездку другого работника, у которого может в тот же день закончится предыдущая служебная поездка.

Совпадение времени начала деловой поездки с датой окончания предыдущей из-за установленного регламента отсчета дней командировки. Конечной датой командировки считается прибытие сотрудника в населенный пункт, где находится его работодатель, а началом поездки — время отбытия из этого населенного пункта транспортного средства (поезд, автобус, самолет и т. д.), которым работник планирует добираться до места командировки.

Поэтому даже при планируемых ранее командировках в разные дни, может возникнуть ситуация, когда добраться до места временного исполнения своих служебных обязанностей работник может только накануне запланированного времени командировки.

Законодательство регламентирует только процедуру оформления командировки, их количество в один день не ограничено.

То есть две командировки в один день возможны. Вместе с тем, при направлении одного работника в несколько поездок одновременно, возникают две проблемы.

Отчет по расходам и выплата суточных

Во-первых, работник должен предоставить нанимателю отчет о прохождении предыдущей командировки в течение трех рабочих дней. При совпадении в один день возвращения из предыдущей поездки и отправки в новую, можно попросить работника отчитаться сразу же после возвращения из первой командировки.

Также не составит труда соблюсти сроки отчета при длительности второй поездки в один или два дня. В таком случае работник может предоставить отчет о расходах за первую командировку по возвращении из второй служебной поездки.

Во-вторых, из-за совпадения дня окончаний одной поездки и начала другой возникает вопрос об оплате суточных. Фактически работник находится в командировке один день, однако, поездок две. Кроме того, первоначальная служебная поездка могла проходить по территории России, а вторая — с выездом в другие страны.

Наниматель самостоятельно решает оплачивать одни сутки в двух поездках дважды или один раз.

Платить суточные в двойном или однократном размере

Двойная оплата может повлечь за собой дополнительные вопросы о включении этих денег при расчете базы по налогу на прибыль, а соответственно, проблематичность доказывания их необходимости в ходе проверок налоговыми инспекторами. Кроме того, двойной размер суточных может привести к тому, что ведомства, контролирующие начисление страховых взносов, считают, это превышением установленного законодательством размера возмещения расходов на командировку и требуют уплаты страховых платежей с суммы, оплаченной за вторую поездку.

При рассмотрении одного из споров между контролирующими органами и субъектом хозяйствования, начислявшим суточные в двукратном размере, ВС РФ вынес постановление о том, что при совпадении двух командировок в один день, наниматель вправе устанавливать иные выплаты, компенсирующие работнику затраты на поездку исходя из порядка, установленного внутри предприятия, а соответственно, страховые взносы уплачивать не нужно (№ 310-КГ17-10343, от 11.08.2017).

Кроме того, основанием для оплаты суточных расходов служит приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение. Иных документов, подтверждающих расходы именно этих средств предоставлять нет необходимости. Поэтому наличие двух приказов и удостоверений может стать аргументом при разрешении разногласий с контролерами.

Если принято решение о выдаче суточных в однократном размере, то их сумма должна быть рассчитана из наибольшей величины, установленной законодательством.

Например, первая командировка длилась несколько дней, а вторая была однодневной. В таком случае, расходы работника оплачиваются исходя из размера суточных при многодневной деловой поездке.

Аналогичным образом поступают и в случае, когда одна из служебных поездок запланирована на территории страны, а вторая — с выездом за границу . Совпадающие для двух командировок сутки оплачивают по установленному для командировок в другие страны, размеру суточных.

Работодатель регламентировать оплату суточных в двойном или одинарном размере во внутренних нормативных документах предприятия, регулирующих оформление деловых поездок и их оплату.

Выход из ситуации при оформлении двух командировок

Для того чтобы избежать проблем с выплатой суточных и соблюдением временного регламента при предоставлении отчета о расходах, можно оформить обе поездки одной командировкой.

Законодательство оставляет на усмотрение нанимателя вопросы длительности командировок, количество решаемых в них вопросов, а также маршруты, которым перемещается находящийся в поездке сотрудник.

В ситуации, когда сотрудника необходимо направить в несколько поездок, следующих одна за другой, наниматель может в первоначальном приказе на командирование и задании оговорить все места командировок, а также время, которое сотрудник должен затратить на решение служебных вопросов в каждом из них.

Например, текст приказа может выглядеть следующим образом:

«Направить технолога Прокофьева А. М. в командировку с 10.07.2018 по 21.07.2018, в г. Магнитогорск и г. Таганрог.

Для выполнения поручений руководителя, указанных в командировочном задании регламентировать время пребывания в каждом городе:

10.07.2018 — дата отбытия в командировку (согласно проездным документам);

11.07.2018 — 16.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Магнитогорске;

16.07.2018 — 17.07.2018 — выезд из г. Магнитогорска и прибытие в г. Москва (согласно проездным документам);

17.07.2018 — 20.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Москва

21.07.2018 — возвращение к месту постоянной работы (согласно проездным документам)».

Аналогичным образом можно оформить и командировку в разные страны, например часть поездки, будет проходить по территории России, а часть — по территории другой страны.

Продление командировки

Еще одним выходом из ситуации может стать продление действующей командировки. Руководитель сотрудника, находящегося в поездке, может ходатайствовать о выполнении дополнительных заданий, не включенных в первоначальный план. В этом случае оформление дополнительных командировочных дней отличается от процедуры отправки работника в служебную поездку.

Первым шагом становится оформление служебной (докладной) записки от непосредственного руководителя командированного сотрудника с обоснованием необходимости продления срока поездки и включения дополнительных заданий. Также основанием для увеличения срока командирования работника может стать распоряжение директора компании о продлении командировки.

Например, за день до возвращения работника из поездки стало известно, что другой сотрудник отдела, которого планировали направить в командировку, заболел. В этом случае текст служебной записки может быть следующим:

«Прошу продлить командировку менеджера Акиньева П. М. на три рабочих дня, а также внести дополнения в его командировочное задание. Причиной для продления является получение менеджером Петровым П. Д. бытовой травмы и нахождение его на лечении в медицинском учреждении. Петров П. Д. должен был отправиться в командировку с 14.06.2018 по 15.06.2018, в г. Междуречинск, который для подписания контракта с поставщиками материалов. Населенный пункт находится в непосредственной близости от г. Новороссийска, в котором, с аналогичным заданием, находится Акиньев П. М. Все необходимые материалы будут переданы Акиньеву П. М. по электронной почте, с досылкой оригиналов соглашения на бумажном носителе».

Основанием для его издания служит докладная записка с резолюцией руководства предприятия о возможности продления и поручением о доплате аванса по командировке.

Кроме того, в тексте приказа можно предусмотреть компенсацию сотруднику замены проездных билетов, если такая замена необходима.

Например, текст приказа о продлении командировки может быть таким:

«На основании служебной записки начальника службы обеспечения Ванаева К. М. от 12.06.2018 №1452, приказываю:

Продлить срок командировки менеджера Акиньева П. М. на срок до 15.06.2018. Кадровой службе внести изменения в табель учета рабочего времени, бухгалтерскому департаменту рассчитать и перечислить Акиньеву П. М. дополнительные средства на оплату расходов в ходе командировки (суточных).

Возместить Акиньеву П. М. затраты по замене проездных документов из-за продления срока командировки»

В этом случае отчитаться о результатах командировки и израсходованных суммах аванса работник может по возвращении из поездки. Тем самым не будет нарушен регламентированный в законодательстве срок предоставления авансового отчета.

Законодательство не препятствует отправлению сотрудника в две служебные поездки за один день. На усмотрение нанимателя также оставлен вопрос о размере компенсации суточных расходов командированного работника. Точный порядок их выплаты должен быть регламентирован внутренними документами компании. Для того чтобы избежать двойного начисления суточных и пропуска срока подачи авансового отчета можно оформить оба задания одной командировкой, а в случае возникновения ситуации с экстренным направлением командированного сотрудника в дополнительную поездку — оформить продление срока командировки.

Командировка на 1 день - суточные и 2018 годов и иные расходы определяются в соответствии с действующим законодательством. При этом рассчитать размер суточных, если служебная поездка всего на день, довольно сложно. Подробнее об этом в статье.

Считается ли однодневная поездка командировкой?

При этом в абз. 3 п. 3 Положения № 749 указывается, что если деятельность сотрудника и так связана с постоянными отъездами либо работа имеет связанный с частыми поездками характер, то любая служебная поездка не является командировкой.

Как рассчитать суточные за один день командировки в -2018 годах?

Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:

1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку?

Ответить на вопрос о правомерности расчета суточных за однодневную командировку без углубления не только в нормативные акты, но и в сложившуюся судебную практику довольно сложно.

Что такое суточные?

Когда выплачиваются суточные?

Особенности выплаты суточных при однодневных командировках

Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке

Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу.

Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников?

Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках.

Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов.

Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных

Налог на прибыль

Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 рублей, а для других предприятий - любой.

http://nsovetnik.ru/komandirovki/razmer_sutochnyh_pri_komandirovke_na_odin_den_v_-2018_godah/

«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы

Аванс для нескольких работников можно выдать одному ответственному

Добровольное страхование работника «в дороге» в расходах не учесть

Когда в служебную поездку едут сразу несколько сотрудников, командировочный аванс «на всех» можно выдать на руки одному человеку

А в Москве суд один раз вынес противоположное решение: взносы на добровольное страхование пассажира (работника) могут быть учтены как расходы на оплату труд а п. 16 ст. 255 НК РФ; Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10 .

С просьбой разъяснить ситуацию мы обратились к специалистам Минфина.

Из авторитетных источников

Если же вам кажется, что учет такой страховки может создать для вас слишком много проблем, просто не возмещайте работникам ее стоимость.

На группу можно оформить общее командировочное удостоверение и общее служебное задание

Форму служебного задания можно «дорисовать» таким образом, чтобы в ней были отражены данные о всех сотрудниках, направленных в командировку

Изменения и дополнения форм должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя. Можно оформить эти модифицированные формы как приложение к учетной политик е п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Расходы на жилье без подтверждающих документов не учтешь

Для возмещения расходов на проезд подойдут и косвенные доказательства

Наш работник вернулся из командировки без обратного билета, сказал, что не может его найти. Должны ли мы теперь возмещать ему расходы на обратный проезд, и если да, то как?

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Необходимо собирать все документы по расходам на проезд и жилье во время командировки и затем представить их в бухгалтерию. Если подтверждающих документов не будет, затраты работнику могут не возместить.

Документы на иностранном языке надо переводить

Причем нигде не указано, кто должен делать перево д Письмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725 . А значит, помочь вам с этим могут ваши же работники. Если же вы будете обращаться к профессиональным переводчикам, то расходы на их услуги можно будет учесть для целей налогообложения прибыл и Письмо Минфина России от 08.09.2010 № 03-03-06/2/159 .

В локальном акте лучше указать, как оплачиваются дни убытия из РФ и прибытия в РФ

Из авторитетных источников

Таким образом, в вашей ситуации нужно выплатить работнику суточные за день приезда из командировки по нормам, установленным для командировок по России.

А на будущее, чтобы не было вопросов, пропишите соответствующее условие о размере суточных в дни убытия из РФ и прибытия в Россию в том же внутреннем положении о командировках и ознакомьте с новой редакцией работнико в п. 11 Положения, п. 17 Положения.

Две командировки в один день - одни суточные

: Этот вопрос мы переадресовали специалистам Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна

Однако при выплате двойных суточных за один день командировки и учете их в расходах у налоговиков неизбежно возникнут вопросы. Поэтому если вы не хотите спорить с проверяющими, то платите только одни суточные, размер которых больше.

Размер суточных один на всех работников, но разный для разных стран и городов

Можно ли устанавливать размер суточных отдельным приказом на каждую командировку? И допустимо ли установление размера суточных в зависимости от должности работника и региона командировки?

Однако с такой позицией согласны не все. Поэтому оформление локального акта о командировках таким образом может вызвать вопросы у контролирующих органов. Вот как прокомментировали этот вопрос специалисты Федеральной службы по труду и занятости.

Из авторитетных источников

Что касается разных норм суточных в зависимости от места командирования, то установить свои значения для разных стран и разных регионов можно и даже вполне логично, учитывая разный уровень жизни и разные цены в разных места х п. 11 Положения, п. 16 Положения.

При невыполнении служебного задания расходы на командировку все равно возмещаются

Опоздание со сдачей авансового отчета может навредить только самому работнику

Для работников, занимающих одинаковые должности, нельзя устанавливать разные суточные

http://glavkniga.ru/elver//20/362-puteshestvija_sluzhbe_reshaem_komandirovochnie_voprosi.html

Однодневная командировка

Командировка на 1 день: оформление

Служебная поездка сотрудника в другую местность по распоряжению руководителя, при которой даты его отъезда и возвращения совпадают, называется однодневной командировкой. Она оформляется аналогично обычной командировке, в порядке, установленном законодательством и локальным актом предприятия:

издается приказ о командировке,
работнику, направляемому в командировку, выдаются подотчетные средства наличными из кассы, либо перечислением денег на его банковскую карту,
по возвращении сотрудник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, произведенные им в поездке.

Однодневную командировку не стоит путать с постоянной работой в пути, или носящей разъездной характер (например, проводники поездов, экспедиторы, водители и т.п.), для которой командировочные документы оформлять не требуется (ст. 166 ТК РФ).

Командировка на один день: как оплачивается

Отправляя сотрудника в командировку на несколько дней, работодатель должен возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

затраты на проезд к месту командировки и обратно,
расходы на проживание в гостинице или на аренду квартиры,
суточные,
прочие расходы, согласованные с работодателем.

Если же длительность командировки 1 день, то работнику обычно не требуется оплачивать наем жилого помещения, хотя при необходимости он может согласовать с работодателем этот вопрос, предоставив по приезду договор о найме жилья, гостиничные чеки и т.п.

командировка на территории России – 700 руб.,
командировка зарубежная – 2500 руб.

Если сотруднику предстоит командировка на один день, как оплачивается этот день и отмечается в табеле?

В табеле нахождение сотрудника в однодневной командировке отмечается кодом «06» или буквой «К». Количество часов при этом указывать не надо, поскольку оплата дня командировки все равно производится по среднему заработку.

Бухгалтерия должна начислить и выплатить Орлову следующие суммы:

средний заработок за 1 рабочий день,
компенсацию в сумме 700 руб.,
стоимость проездных билетов на электричку, согласно авансового отчета.

http://spmag.ru/articles/odnodnevnaya-komandirovka

Иногда необходимость в служебной поездке возникает одновременно на двух работах: на основной и по совместительству. К примеру, если сотрудник работает в дочерней и материнской компаниях, занятых в одной сфере. «Двойная» командировка возможна и в случаях, когда совместительство внутреннее. Рассмотрим нюансы оформления и оплаты таких поездок.

Оформляем командировочные документы

Когда работника командируют одновременно от «мамы» и «дочки», то каждая из этих организаций оформляет свои командировочные документы как обычно.

Как поступить, если работник - внутренний совместитель? То есть его в двух ипостасях командирует одна организация. Оформлять приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в двойном экземпляре необязательно. Проще отразить в каждом из перечисленных документов две должности сотрудника (по основному месту работы и по совместительству) и две самостоятельные цели командировки.

Иногда дополнительные обязанности возлагаются на работника приказом в порядке совмещени яст. 60.2 ТК РФ , а не внутреннего совместительства. Если командировка связана не только с основной работой, но и с совмещаемой, отразите это в документах как одну из целей командировки. Ну а доплата за совмещение при расчете среднего заработка учитывается в любом случа еподп. «к» п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение) .

Сохраняем средний заработок

Средний заработок при «двойной» командировке нужно сохранять по двум работам, в том числе и в случаях, когда совместительство - внутреннее. Совместителям средний заработок рассчитывается по общим правила мп. 19 Положения , но не забывайте, что оплачивать нужно только дни, приходящиеся на рабочие по графику сотрудник ап. 9 Положения . У основного работника и внутреннего совместителя они могут не совпадать.

Сравните командировочное удостоверение и график работы по совместительству. Предположим, командировка пришлась на период с 18.11.2013 по 22.11.2013, а рабочие дни по совместительству - только 18.11.2013, 20.11.2013 и 22.11.2013. В такой ситуации средний заработок по основной работе нужно сохранить за 5 дней, а по совместительству - только за 3.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Поощрить совместителя за интенсивную работу в командировке можно с помощью премий или повышенных суточных.

Может возникнуть вопрос: а не надо ли совместителю оплатить и оставшиеся 2 дня? Ведь он, возможно, работал в дни, которые для него как для совместителя являются выходными. Здесь подход такой:

<если> вы оформляли на эти дни приказ о привлечении совместителя к работе в выходные днист. 113 ТК РФ или об этом прямо сказано в его служебном задании, то оплачивайте их, причем не по среднему заработку, а по правилам оплаты работы в выходно йп. 5 Положения ; ст. 153 ТК РФ ;
<если> приказа или иных распоряжений руководства о работе совместителя в выходной не было, то оплачивайте только дни по рабочему графику совместителя.

Аналогичный подход применяется в случаях, когда работник трудится в командировке сверхурочно или в ночное время. А о том, что ставить в табеле и как начислять оплату в подобных ситуациях, читайте на .

Возмещаем расходы

В командировке у работника могут быть различные расходы, которые возмещает работодатель, в том числ ест. 168 ТК РФ :

расходы на проезд;
расходы на наем жилья;
суточные.

Если совместительство внутреннее, то возмещайте такие расходы как обычно, суточные удваивать не нужно. А вот если работника командируют две разные организации, то командировочные расходы распределяются по соглашению между ним ип. 9 Положения :

<или> постатейно.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ У нас бывают случаи направления в командировку работника одновременно из организации, в которой он числится по основному месту работы, и из организации, в которой он работает по совместительству. Расходы работодатели распределяют между собой в соглашении постатейно. Например, один может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а второй - расходы по выплате суточных. По суммам стремимся поделить приблизительно поровн у” .

Тогда работник будет отчитываться перед каждой организацией только по тем расходам, которые отнесены на нее соглашением;

<или> пропорционально. Удобнее всего, когда одна организация берет на себя оформление и оплату всех командировочных расходов, а вторая компенсирует ей 50% (или иную часть) понесенных затрат на основании представленного отчета. В соглашении нужно написать, что оригиналы подтверждающих расходы документов будут находиться в первой организации, а копии - во второй. В этом случае сумма компенсации станет для первой организации внереализационным «прибыльным» доходо мст. 250 НК РФ . Вторая же будет учитывать сумму компенсации или как расходы на командировку, или как прочие расходы, связанные с производством и реализацие йподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Их можно будет признать на дату расчета в соответствии с условиями соглашени яподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Иногда командировочные расходы оплачиваются не организацией, а самим работником из подотчетных денег. Тогда каждая организация может сразу выдать работнику под отчет сумму денег, оговоренную в соглашении. Отметим, что выплату суточных лучше возложить только на одного работодателя. Но если вы все-таки их поделили, обращайте внимание на следующее.

Суточные, превышающие 700 руб. в день, подпадают под обложение НДФЛ (в сумме превышения)п. 3 ст. 217 НК РФ . Но если вы распределили суточные между организациями (к примеру, каждая из них платит по 500 руб. в день), то оснований удерживать налог у организаций нет.

Соглашение надо составить до начала командировки, чтобы каждая организация знала, какие суммы выдать работнику под отчет, за что и куда платить. Соглашение может выглядеть, к примеру, так.

Соглашение о распределении командировочных расходов

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Эверест», именуемое в дальнейшем ООО-1, в лице генерального директора Петровского Александра Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Аэлита», именуемое в дальнейшем ООО-2, в лице генерального директора Решетова Сергея Геннадьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Стороны направляют работника обеих организаций Белых Анастасию Олеговну в служебную командировку в г. Элисту на срок с 25 по 29 ноября 2013 г.

2. Расходы, связанные с данной командировкой, распределяются между сторонами следующим образом:
- ООО-1 обязуется оплатить Белых А.О. авиаперелет до г. Элисты и обратно;
- ООО-2 обязуется выдать Белых А.О. денежный аванс в сумме 12 500 руб. на оплату проживания в гостинице и на суточные (из расчета 700 руб. в день).

3. Расходы, произведенные работником в командировке исключительно для целей одной из Сторон, полностью оплачивает эта Сторона.

Случается, что работника оформляют внутренним совместителем в обособленное подразделение, которое находится в отдалении от головной организации, и ему приходится периодически ездить туда-сюда. Имейте в виду, что такие поездки нельзя оформлять как командировки, ведь, по сути, это поездки работника к месту его другой работы. В данном случае затраты на проезд, а также стоимость проживания во время приездов - это личные расходы работника. Включать их в «прибыльные» расходы можно только в том случае, если их оплата организацией предусмотрена трудовым договоро мп. 25 ст. 255 НК РФ .

На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы

Кто-то направляет сотрудников в командировки чаще, кто-то - реже. Кто-то - на дальние расстояния, а кто-то - в соседние города. Независимо от этого бухгалтеры сталкиваются с проблемами, связанными с оформлением командировочных документов и учетом командировочных расходов. Поток вопросов по этой теме от наших читателей не иссякает, поэтому мы снова к ней возвращаемся.

Аванс для нескольких работников можно выдать одному ответственному

А.Н. Сизонова, г. Великий Новгород

Директор и его заместитель поехали в командировку. Аванс на обоих работников получил директор. Он же потом заполнил авансовый отчет. К нему он приложил оправдательные документы по всем расходам (билеты, гостиничный счет и т. д.) как за себя, так и за своего заместителя. Имел ли право директор отчитываться за другое лицо? Надо ли каждому командированному составлять отдельный авансовый отчет?

: Выдача командированному директору аванса на оплату проезда и гостиницы и для него самого, и для его заместителя ничем не запрещена. Только авансовый отчетформа № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 в таком случае должен быть оформлен от имени директора, и в нем он отчитается по своим расходам, даже если платил за двоих. Проверьте, чтобы все документы на оплату были оформлены именно на директора. Ведь подотчетное лицо не может передавать другому работнику полученный авансп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . И если директор поделится со своим заместителем частью авансовых денег, тот их потратит и это будет зафиксировано в каких-либо платежных документах, оформить это надо будет следующим образом. Вы должны будете возместить «на бумаге» расходы заместителюст. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение) . При этом ему тоже нужно будет составить авансовый отчет, несмотря на то что аванс ему не выдавалсяст. 168 ТК РФ ; п. 26 Положения ; Письмо Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764 . А у директора покажите часть аванса, которую он должен будет вернуть организации.

Добровольное страхование работника «в дороге» в расходах не учесть

М.С. Бологова, г. Омск

Некоторые наши работники по возвращении из командировки прикладывают к авансовым отчетам билеты и полисы добровольного страхования пассажира от несчастного случая. Если мы возместим стоимость страховок работникам, можно ли учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в ПФР и ФСС при возмещении расходов на такую страховку?

: В целях налогообложения прибыли эти расходы безопаснее не учитывать. В отличие от расходов на обязательное страхование расходы на добровольное страхование пассажиров не относятся к расходам на проездп. 12 Положения , поэтому как командировочные расходы их учесть нельзяподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 6 ст. 270 НК РФ . В таком же ключе несколько лет назад высказался и Минфин, отметив, что добровольное страхование пассажиров, оформленное отдельным от билета документом - страховым полисом, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыльПисьмо Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138 .

Судебная практика по этому вопросу противоречива. Уральский ФАС однажды пришел к выводу, что расходы на такое страхование нельзя учесть в целях налогообложения прибылиПостановление ФАС УО от 30.01.2008 № Ф09-57/08-С3 . В другом деле суд решил, что такие расходы можно было бы учесть в «прибыльных» как расходы на оплату труда, но только если бы страхователем был работодатель, а не работник (именно организация должна приобрести билеты и полисы добровольного страхования, то есть должна быть указана в качестве плательщика)Постановление Семнадцатого ААС от 31.10.2007 № 17АП-7393/07-АК .

А в Москве суд один раз вынес противоположное решение: взносы на добровольное страхование пассажира (работника) могут быть учтены как расходы на оплату трудап. 16 ст. 255 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10 .

С просьбой разъяснить ситуацию мы обратились к специалистам Минфина.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если командировки были по территории России, то расходы на такой вид страхования для целей налогообложения прибыли учесть не получится. Поскольку в расходах на командировки, предусмотренных ст. 264 НК РФ, они не поименованыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Если же речь идет о заграничных командировках работников, то единственный вариант, когда добровольное страхование пассажиров может быть включено в расходы по налогу на прибыль, - это если такое страхование необходимо для получения визы в страну, куда организация направляет работникап. 23 Положения . Но мне такие случаи неизвестны” .

Приятно, что с этой компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Ведь суммы страховых взносов, уплаченных работодателем по договорам добровольного личного страхования за работника, в налоговую базу по НДФЛ не включаютсяп. 3 ст. 213 НК РФ ; п. 1 ст. 934 ГК РФ . Такого мнения суды придерживались всегдаДополнительное постановление ФАС СЗО от 26.05.2011 № А56-36252/2010 ; Постановления ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/13953-09 ; ФАС ПО от 24.01.2008 № А65-28694/2006 . А теперь с этим не спорит и Минфинп. 1 Письма Минфина России от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311 .

Начислять на сумму компенсации страховые взносы во внебюджетные фонды, на наш взгляд, тоже не надо. Страхование пассажиров от несчастных случаев - добровольное личное страхование. А суммы в рамках такого страхования не облагаются взносамиподп. 2 п. 1 ст. 4 Закона РФ от 27.11.92 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» ; ч. 1 ст. 7 , п. 5 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ) . Но отметим, что разъяснений внебюджетных фондов конкретно по рассматриваемому виду страхования нет.

На группу можно оформить общее командировочное удостоверение и общее служебное задание

Е.Р. Глухова, г. Кемерово

Мы часто направляем в командировки нескольких работников в одно место для выполнения одного общего задания. Срок командировки у них, как правило, одинаковый. Можно ли в таких ситуациях заполнять одно служебное задание и одно командировочное удостоверение на всех? Надо ли прикладывать к авансовому отчету каждого из них путевой лист, если все они поехали в командировку на одном автомобиле, принадлежащем нашей организации?

: В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки ничего не сказано о возможности оформления «общих» документов на несколько человек сразупп. 6, 7 Положения . Однако и запретов по этому поводу нет. В вашей ситуации сначала стоит оформить приказ о направлении в командировку группы работников, по тратам которых будет отчитываться один из них - ответственный. На него же можно возложить обязанность по оформлению общих командировочных документов.

Утвержденная форма служебного заданияформа № Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 может быть заполнена только на одного человека. Но ничто не мешает вам добавить в нее нужные графы и строки так, чтобы в ней можно было указать сведения обо всех командируемыхПорядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 . А ваш ответственный по возвращении заполнит общий отчет о выполнении служебного задания.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 необходимо для подтверждения срока пребывания в командировкеп. 7 Положения , п. 19 Положения . Но только одного работника, а вам нужно проконтролировать всех. Поэтому если вы оформляете одно удостоверение на нескольких работников, то его лучше дополнить, в частности, отметкой о количестве прибывших и выбывших. Ведь кто-то может и не доехать до пункта назначения, например, если заболеет. К тому же вы можете кого-то отозвать из командировки раньше, чем запланировано, или, наоборот, продлить срок командировки. Проследит за проставлением отметок в командировочном удостоверении опять же ответственный группы.

Изменения и дополнения форм должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя. Можно оформить эти модифицированные формы как приложение к учетной политикеп. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н .

Что касается путевого листаформа № 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 ; Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 ; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 , то он нужен для учета работы транспорта и начисления зарплаты водителю, а не для подтверждения расходов на проезд. Поэтому к авансовому отчету его прикладывать не надо. А чтобы у проверяющих не возникло вопросов, были ли вообще ваши работники в командировке, если нет расходов на проезд, можно прямо в приказе о направлении работников в командировку указать, что поедут они туда на автомобиле, принадлежащем организации, такой-то марки и с таким-то номером.

Расходы на жилье без подтверждающих документов не учтешь

Н.П. Граур, г. Новокузнецк

В командировке работник снимал квартиру. «Расходных» документов нет. В нашем внутреннем положении о командировках записано: если работник не представляет документы по найму жилья, расходы ему возмещаются исходя из 100 руб. в сутки. Можно ли учесть эти суммы при расчете налога на прибыль? Как быть с НДФЛ и взносами?

: Чтобы учесть расходы по найму жилья в командировке при расчете налога на прибыль, обязательно нужны документы, подтверждающие эти расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 252 , п. 49 ст. 270 НК РФ . Пусть даже это будут документы, которые только косвенно подтвердят, что сотрудник потратился на наем жилья. В вашей ситуации работник мог представить вам хотя бы расписку от собственника квартиры с указанием в ней суммы, которую он получил от вашего работника.

Вместе с тем, несмотря на однозначное требование НК, как минимум дважды суды приходили к выводу о том, что возмещенные расходы на жилье в пределах установленных локальным актом организации норм все же могут быть учтены в «прибыльных» расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановления Тринадцатого ААС от 13.05.2008 № А56-37640/2007 ; Четырнадцатого ААС от 02.06.2008 № А05-4612/2007 . Но, как вы понимаете, это мнение судов. И если вы будете учитывать в расходах не подтвержденные документами затраты работников на жилье, то свою позицию вам тоже, вероятно, придется доказывать в суде.

Такое возмещение приносит работнику скромный доход, который, кстати, НДФЛ не облагается. Но опять же в пределах норм, установленных вашим локальным актом, которые не могут превышать 700 руб. в сутки при командировках по территории России и 2500 руб. при загранкомандировкахп. 3 ст. 217 НК РФ .

А вот страховые взносы на такую выплату безопаснее начислитьч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 № 3416-19 . Хотя ранее Минздравсоцразвития высказывало противоположную точку зренияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 .

Для возмещения расходов на проезд подойдут и косвенные доказательства

И.К. Гронская, г. Миасс

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

: Вы, конечно, можете возместить работнику стоимость проезда, но не сможете учесть ее в расходах, если не будет других документов, которые косвенно подтвердят, что командированному и впрямь пришлось потратиться на проезд. А вот если таковые найдутся, то вполне можно будет учесть в базе по налогу на прибыль стоимость проездаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Из документов должно быть видно, что:

командированный покупал билет на этот вид транспорта (это могут быть любые банковские документы, чеки терминалов, ККТ и др., подтверждающие оплату билета);
он им воспользовался (например, подойдет посадочный талон на борт самолета, который докажет, что работник вернулся именно этим рейсом).

Кроме того, можно обратиться к организации-перевозчику за справкой, из которой будет видно, каким рейсом прилетел работник и какова была стоимость билетаПисьмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 . Сегодня очень многие компании, занимающиеся пассажирскими перевозками, ведут базы данных - в них содержится вся информация о совершенной поездке. И, как правило, она там хранится в течение нескольких месяцев.

Документы на иностранном языке надо переводить

В.М. Супонева, г. Москва

Наша организация выполняет строительно-монтажные работы в Иране. Туда мы отправили работников, которые закупали на месте инвентарь и материалы. В бухгалтерию они сдали квитанции на иностранном языке (фарси). В документах цифры индо-арабские, совсем непохожие на наши, но есть служебные записки работников с указанием потраченных сумм. Как заполнить авансовый отчет, чтобы потом не пришлось спорить с проверяющими из налоговой?

: Авансовый отчет (форма № АО-1)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 нужно в любом случае оформлять на русском языке и с использованием обычных арабских цифрч. 1 ст. 1 , п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» ; ст. 5 ГК РФ . К нему приложите документы, сделав их перевод на русскийп. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета... утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н . То есть в идеале к иностранному документу должна быть приложена еще одна бумага с таким же содержанием, но составленная на русском языкеп. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» ; п. 2 Письма Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47 .

Минфин разъяснял, что для целей налогового учета из иностранных документов должна быть переведена только информация, необходимая для подтверждения расходов (кто продавец, дата покупки, стоимость, количество товара и т. д.)Письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 , от 22.03.2010 № 03-03-05/57 . И если документы имеют одну и ту же форму, то можно перевести названия основных реквизитов только один раз и в дальнейшем переводить только информацию по сделке - то, чем заполнены строки и графы. Именно так мы и советуем вам поступить.

Причем нигде не указано, кто должен делать переводПисьмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725 . А значит, помочь вам с этим могут ваши же работники. Если же вы будете обращаться к профессиональным переводчикам, то расходы на их услуги можно будет учесть для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина России от 08.09.2010 № 03-03-06/2/159 .

В локальном акте лучше указать, как оплачиваются дни убытия из РФ и прибытия в РФ

О.Л. Чейшвили, г. Минеральные Воды

В нашем положении о командировках указано, что «при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях». Работник вернулся из зарубежной командировки и требует, чтобы мы оплатили ему день возвращения в Россию из загранкомандировки хоть и в рублях, но по нормам, установленным для загранкомандировки. Прав ли он?

: Нет, ваш работник не прав. В вашем локальном акте используется такая же формулировка, как и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкип. 18 Положения . И на первый взгляд может показаться, что в ней определяется только валюта, в которой должны быть выплачены суточные, но не их размер. Однако это не так. Вот что нам сказали по этому поводу специалисты Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Когда в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки говорится, что при следовании работника на территорию Российской Федерации за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в рублях, то это означает, что за этот день нужно платить суточные в размере, установленном для командировок на территории РФ” .

А на будущее, чтобы не было вопросов, пропишите соответствующее условие о размере суточных в дни убытия из РФ и прибытия в Россию в том же внутреннем положении о командировках и ознакомьте с новой редакцией работниковп. 11 Положения , п. 17 Положения .

Две командировки в один день - одни суточные

А.Д. Синиченко, г. Сургут

Работник вернулся из командировки по России утром 17 августа 2011 г., а вечером этого же дня уехал в загранкомандировку. Можно ли было оформить начало следующей командировки той же датой, что и последний день предыдущей командировки? Надо ли было выплатить суточные за 17 августа в двойном размере?

: Этот вопрос мы переадресовали специалистам Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

“ В такой ситуации работнику должны быть выплачены суточные дважды за один день: одни - за командировку по территории России, другие - за загранкомандировку. Понятно желание работодателя выплатить работнику за этот день только одни суточные. Но если нормы для командировок установлены разныеп. 17 Положения , то по какой норме оплачивать этот день? Законодательно у работодателя нет права выбрать что-то одно. Поэтому либо надо платить суточные дважды, либо не допускать, чтобы у работника пересекались две разные командировки в одной дате” .

Минздравсоцразвития России

В дальнейшем если вы будете заранее знать, что у вашего работника вот так пересекутся две командировки одним числом, то проще оформить ему одну командировку, но с несколькими пунктами назначения, своими служебными заданиями и т. д. Тогда не встанет вопрос ни о двойных суточных, ни о том, по какой норме их начислять.

Размер суточных один на всех работников, но разный для разных стран и городов

В.Е. Полунина, г. Братск

: Условия возмещения расходов на командировку, в том числе размеры суточных, должны быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом, который будет распространяться на всех работников и применяться не единожды, а многократност. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения . В то же время свои нормы суточных можно устанавливать для каждой командировки приказом руководителя. Например, если у вас командировка - редкое событие. Тогда внутреннее положение о командировках вовсе не нужно.

Часто во внутренних локальных актах о командировках прописывают разные размеры суточных для работников, занимающих разные должности. Ведь однозначного запрета по этому поводу нигде нет. И в общем-то, какие и кому устанавливать суточные, вправе решить сам работодатель. Единственное, что недопустимо, - это установление разных суточных для конкретных работников, занимающих одинаковые должности.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Целевое назначение суточных - это компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Трудовой кодекс, Положение об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не предусматривают ограничения размера суточных, но и не содержат прямой нормы, позволяющей устанавливать суточные в разных размерах в зависимости от должности, занимаемой работником, направляемым в командировку.

Вместе с тем в соответствии со ст. 3 ТК РФ никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, национальности, других критериев, в том числе должностного положения. Поэтому получение работником преимуществ в виде увеличенного размера суточных, предоставляемого в связи с более высоким (должностным) статусом одного работника по отношению к другому, носит дискриминационный характер и может рассматриваться как дискриминация в сфере труда” .

Если же руководителям не хватает обычных суточных и они требуют для себя возмещения всех командировочных расходов, то вы можете возмещать им любые подтвержденные расходы, если на то есть их же распоряжение. Только вот учесть все эти расходы при расчете налога на прибыль не получится, потому что перечень командировочных расходов закрытый .

При невыполнении служебного задания расходы на командировку все равно возмещаются

Л.Н. Кибирева, г. Петрозаводск

Во время командировки бо´ льшую часть рабочего времени работника не было в принимающей организации. В итоге служебное задание он не выполнил. Сохраняется ли в этом случае за работником средний заработок за дни командировки? Обязаны ли мы возместить ему расходы? И можно ли их учесть для целей налогообложения прибыли?

: Если вы можете доказать, что работник в командировке действительно не работал, например, принимающая организация направила вам письмо об этом, то по решению руководителя за эти дни зарплату работнику можно не начислять. Конечно, он может не согласиться с этим и обратиться в суд. Но при наличии доказательств суд вряд ли поддержит вашего прогульщика. Если же доказательств у вас нет, то средний заработок сохраняется за работникомст. 167 ТК РФ .

А вот расходы по командировке возместить надо в любом случаестатьи 166-168 ТК РФ . Поскольку предоставить работнику указанные гарантии вы должны независимо от результата командировки. В то же время, если вы сможете доказать, что задание не выполнено по вине самого работника, вы можете применить к нему дисциплинарное взыскание, в частности замечание или выговорст. 166 , ст. 189 , ст. 192 ТК РФ .

Несмотря ни на что, командировочные расходы можно будет включить в «прибыльные» расходы - и не важно, выполнено служебное задание или нет и кто виноват в безрезультатности командировкиПисьмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 ; п. 3 мотивировочной части Постановления ФАС МО от 29.07.2011 № КА-А40/7917-11 ; Постановления ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 ; ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 .

Опоздание со сдачей авансового отчета может навредить только самому работнику

С.М. Володин, г. Краснодар

Работник сдал авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание с отчетом о его выполнении через 10 рабочих дней после возвращения. Может ли это негативно сказаться на организации, если данный факт обнаружат проверяющие? Можно ли теперь какие-то командировочные расходы работнику не оплачивать? И можно ли за просрочку со сдачей документов наказать работника?

: Во-первых, пока авансовый отчет не утвержден руководителем, командировочные расходы нельзя учесть в целях налогообложения прибылиподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ . Во-вторых, если работник не сдает в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки авансовый отчетп. 26 Положения , это ведет к нарушению порядка ведения кассовых операцийп. 11 Порядка... утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . Но административная ответственность за такое нарушение не предусмотрена, поэтому штрафы вам не грозят.