Государственные стандарты в сфере доу. Государственные стандарты в сфере доу Нормативно-законодательные базы, регламентирующие делопроизводство в коммерческих структурах

Наша статья не ставит своей целью дать детальный анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ее задача в первую очередь информационная: довести до сведения специалистов в области документационного обеспечения информацию о данном стандарте, а также привлечь внимание специалистов к проблемам национальной терминологии в области управления документами (документационного обеспечения).

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013, Стандарт) утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.

Нормализация терминологии

Зачастую нормализация терминологии и закрепление ее в терминологическом словаре является первым шагом в унификации терминосистемы. Следующим шагом, как правило, является стандартизация терминов и создание терминологического стандарта. Задачей словаря терминов является нормализация по возможности всей терминологии предметной области, задача же Стандарта - отражение основной, базовой части профессиональной терминологии. Общий объем словаря - 550 терминов, из них более 100 терминов - термины-синонимы (вместо определения такие термины содержат отсылочную статью). В Стандарте же количество делопроизводственных и общих для делопроизводства и архивного дела терминов - 99.

КСТАТИ

ГОСТ Р 7.0.8-2013 является результатом нормализации отечественной терминологии двух смежных областей - делопроизводства и архивного дела. Стандарт - в отличие от ГОСТ Р 51141-98 - содержит не только больший в количественном отношении (в Стандарте 171 термин, в ГОСТ Р 51141-98 - 143), но и отражает качественные изменения, происшедшие в терминосистеме с 1998 г.

Термин - языковая единица (слово, словосочетание, аббревиатура, символ, сочетание слова и символов в виде букв или цифр), являющаяся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности и употребляемая в особых условиях. В любой сфере человеческой деятельности термины составляют значительную часть лексики языка общения.

Одно из важнейших свойств термина - его конвенциональность: термин всегда является результатом особой сознательной коллективной договоренности , выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия. Термин как языковая единица соотносится с понятием как единицей логико-понятийной системы определенной научной области и с определением (дефиницией), раскрывающим содержание понятия, обозначенного термином. Понятие, обозначаемое термином, подвижно, оно изменяется по мере углубления наших знаний и представлений о предметной области, поэтому с течением времени изменяется определение термина, раскрывающее содержание понятия.

К СВЕДЕНИЮ

Термином может быть любое слово, которому дана четкая дефиниция, определяющая именуемое понятие и жестко ограничивающая понятийную сферу, обеспечивая изоляцию значения термина от обывательских смыслов омонимичного слова общеязыковой лексики.

Термином может стать и искусственно созданное слово. Дефиниция термина дает общее представление об именуемом объекте (который может быть как конкретным и вещественным, так и абстрактным умственным конструктом), одновременно устраняя возможную неоднозначность, свойственную одноименному слову общего языка. Она должна быть соизмеримой с тем, что она определяет, не должна содержать порочного круга и не быть негативной там, где возможно позитивное определение.

Структура Стандарта

Структура Стандарта в целом осталась прежней: три основных раздела - «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело» - и подразделы, отражающие составные части предметных областей.

Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле.

В разделе «Делопроизводство» выделены два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Архивное дело» - три подраздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Информационная деятельность архива».

Термины расположены в Стандарте в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между терминами в терминосистемах делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия в Стандарте установлен один стандартизированный термин.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены - номенклатурные названия, или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. (такие термины, как служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив ).

Особенности оформления терминов

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом. Их краткие формы представлены аббревиатурой (приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением), например:

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Нерекомендуемые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными, например:

Различают содержание понятия и объем понятия. Содержание понятия - это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия - это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Рассмотрим это на примере определения понятия «общегородской классификатор», которое приводится в одном из нормативных документов: общегородской классификатор - классификатор, обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

В приведенном определении слова «обязательный для применения» не являются существенным признаком определяемого понятия, поскольку любой классификатор, если он утвержден и введен в действие в установленном порядке, является обязательным для применения. Следовательно, данный признак является избыточным. Эту часть следует исключить из определения, в результате определение будет таким: общегородской классификатор - классификатор, используемый при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

ИЗМЕНЯЕМ ПОНЯТИЯ

Определения терминов в ГОСТ Р 7.0.8-2013 отражают только существенные признаки определяемого понятия. Именно по этой причине приведенные в стандарте определения можно при необходимости изменять - вводить в них дополнительные признаки. Изменения и дополнения, вводимые в определения при их использовании, не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в Стандарте.

Сравниваем

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

термины, определения которых не изменены;
термины, определения которых изменены;
термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;
новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Термины и определения, сохранившиеся в неизменном виде, составляют ядро терминосистемы, обеспечивая ее стабильность и системность.

Определенная часть терминов претерпела изменения, причем эти изменения затронули не столько сам термин, сколько его определение. Таких терминов в Стандарте немало.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

Напомним, что в ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления , из которого следует, что любой официальный документ:

должен соответствовать законодательству;
должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;
должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов - законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа , которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ , а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

Кроме того, многие новые термины заимствуются национальной терминосистемой из зарубежных источников, в частности из стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов» и др.).

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов. К примеру, в нем приведены три термина:

В данном случае Стандарт отражает практику терминоупотребления. Все три термина достаточно широко употребляются, но при этом определения терминов, несмотря на то что они являются результатом консенсуса специалистов - разработчиков Стандарта, не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия. Такая ситуация свидетельствует о том, что данные понятия нуждаются в более глубоком изучении и осмыслении.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарта", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Делопроизводство

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Документ

Документ Архивного фонда Российской Федерации

Документ временного срока хранения

Документ постоянного срока хранения

Документальная выставка

Документальный фонд

Документационное обеспечение (управления), ДОУ

Документированная информация

Документирование

Документооборот

Документопоток

Достоверность (электронного документа)

Доступ к документу

Дубликат документа

Заверенная копия документа

Заголовок дела

Единица учета архивных документов

Единица хранения архивных документов

Изобразительный документ

Индекс дела

Индивидуальный срок исполнения документа

Информационная деятельность архива

Использование архивных документов

Историческая справка к архивному фонду

Источник комплектования (архива)

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Комплектование архива

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)

Контроль исполнения документов

Консервация архивного документа

Копия документа

Критерии экспертизы ценности документов

Лист-заверитель дела

Лист согласования (визирования) документа

Лист фонда

Место составления (издания) документа

Метаданные

Миграция (электронных документов)

Муниципальный архив

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива

Номенклатура дел

Носитель (документированной) информации

Обзор архивного фонда

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов

Объединенный архивный фонд

Объем документооборота

Ограничение доступа к архивным документам

Оперативное хранение документов

Описание архивных документов

Описательная статья архивного справочника

Опись дел, документов

Опись дел структурного подразделения

Организация пользования архивными документами

Особо ценный документ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом.

контрольная работа

2. Нормативно-законодательные базы, регламентирующие делопроизводство в коммерческих структурах.

1. Особенности оформления терминов

Термины-синонимы в Стандарте набраны курсивом, например, согласование документа; визирование.

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например: документационное обеспечение (управления), ДОУ. При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Различают содержание понятия и объем понятия. Содержание понятия - это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия - это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

· термины, определения которых не изменены;

· термины, определения которых изменены;

· термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;

· новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.

В ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, из которого следует, что любой официальный документ:

Должен соответствовать законодательству;

Должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;

Должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов - законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа, которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ, а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

· Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

· Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи

· Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов.

К примеру, в нем приведены три термина:

· делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;

· документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

· управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Анализ терминологии ГОСТ Р 7.08-2013

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями...

Возмездное оказание услуг

Отдельные виды услуг, предусмотренные в примерном перечне п. 2. ст. 779 ГК, регламентированы на уровне специально принятых законодательных актов. Таких как: 3.3.1 Федеральный закон «О связи» от 07.07...

Государственная служба по делам молодежи: историко-правовой аспект

В последние годы заметно усилилось правовое регулирование системы социальной защиты молодежи. В результате сложилась определенная нормативно - правовая база социальной работы с данной категорией населения...

Деятельность отдела образования администрации Онгудайского района

Каждое предприятие и организация, в зависимости от формы собственности и от принадлежности к структуре имеет свою нормативно-правовую базу. Регулирование отношений осуществляется: 1. Конституцией Российской Федерации; 2...

Конституционно-правовое регулирование организации и деятельности средств массовой информации

Принципы свободы массовой информации в более общем виде были зафиксированы и в других конституционных нормах. Так в общем контексте Конституции, интегрировав содержание других норма...

Организация и функционирование систем государственного и муниципального управления

Федеральный уровень: Участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах, являются: · организации и физические лица, признаваемые налогоплательщиками или плательщиками сборов; · организации и физические лица...

Особенности трудовых правоотношений в органах внутренних дел

Органы внутренних дел -- система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь, здоровье, права и свободы граждан, собственность...Разработка рекомендаций по обеспечению аутентичности объекта исследования судебной компъютерно-технической экспертизы

Прежде чем рассматривать изменения в общественных отношениях, связанных с появлением новых технологических объектов, необходимо описать сами объекты. Не было бы необходимости уделять столько места данному положению...

Реализация конституционного права на образование в условиях образовательного учреждения

Правовые отношения в области образования регулируют нормативно - правовые акты, являющиеся источниками образовательного права. К ним относятся: международно-правовые акты, Конституция РФ (1993г), федеральные законы, законы субъектов Федерации...

Российская нормативно-правовая база процесса оценки

Как было сказано ранее основным документом нормативно-правовой базы оценочной деятельности является Федеральный закон Российской Федерации «Об оценочной деятельности в Российской Федерации» № 135-ФЗ от 29 июля 1998 г...

Судебно-бухгалтерская экспертиза

1. Федеральный закон "О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации" от 31.05.2001 №73-ФЗ (в ред. ФЗ от 28.06.2009 №124-ФЗ); 2. Уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18.12.2001 №174-ФЗ (в ред. ФЗ от 18.07.2009 №176-ФЗ); 3...

Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Приморскому краю г. Партизанск

Основными регламентирующими документами Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Приморскому краю г. Партизанск являются: 1. Указ Президента Российской Федерации от 25.12.2008 г...