Управление документацией – вечная боль. Охарактеризуйте представленный документ Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов

Принцип многообразия форм собственности, их юридического равенства и равенства их защиты закреплен в статье 8 Конституции РФ: «В Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности». Не могут устанавливаться приоритеты, предпочтения в защите той или иной формы собственности. Многообразие форм собственности получило развитие в различных организационных формах предпринимательской деятельности.

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Участников предпринимательского правоотношения называют субъектами предпринимательского права. Кто может быть субъектом предпринимательского права? В какой форме лучше открыть свое дело? Предпринимательская деятельность граждан может быть оформлена либо как индивидуальное предпринимательство, либо как фермерское хозяйство. Организационно-правовые формы, в которых могут существовать коммерческие организации, весьма разнообразны: это хозяйственные товарищества (полные товарищества и товарищества на вере), хозяйственные общества (общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью, акционерные общества), производственные кооперативы. Государство может участвовать в предпринимательской деятельности через государственные и муниципальные унитарные предприятия, акционерные общества. Остановимся на наиболее распространенных формах предпринимательства.

Понятие «индивидуальный предприниматель , зарегистрированный без образования юридического лица» (ИПБОЮЛ) сегодня применяется достаточно широко. Статья 23 Гражданского кодекса РФ определяет, что гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации. Индивидуальный предприниматель обладает широким спектром прав: может зарегистрировать свой товарный знак или знак обслуживания, действовать под фирменным наименованием. Как и любая коммерческая организация, он вправе использовать наемный труд в соответствии с действующим законодательством. Официальный статус индивидуального предпринимателя означает его признание государством и создание благоприятных условий для его предпринимательской деятельности (невмешательство, правовая защита), но вместе с тем предусматривает предъявление к нему определенных требований (отчетность, налогообложение). К предпринимателю могут быть предъявлены и квалификационные требования, например, если он занимается частной охранной деятельностью, преподаванием и т. д. В этой форме предпринимательской деятельности есть существенные плюсы: человек сам себе хозяин (на то оно и индивидуальное предпринимательство), государственная регистрация проходит в наиболее простом варианте, не требуется значительного стартового капитала .

Однако велики и риски: индивидуальный предприниматель несет полную имущественную ответственность - отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Возможно, именно поэтому предпринимательской деятельностью довольно часто пытаются заниматься без официальной регистрации - например, производить «кустарные» вещи, торговать, не имея на это разрешения, - но такая деятельность незаконна!

Формой организации юридических лиц являютсятоварищества . Капитал в организации разделен на доли (вклады) учредителей; учредителями товариществ могут быть только индивидуальные предприниматели (не просто граждане!) и коммерческие организации; минимальное число участников - 2. Гражданский кодекс РФ различает две формы товариществ: полное товарищество и товарищество на вере.

В полном товариществе участники не только отвечают за долги товарищества своим имуществом, но и отвечают солидарно, друг за друга: «один за всех и все за одного». Минимальный размер капитала, необходимого для образования полного товарищества, не устанавливается, что легко объяснить: ответственности, которую несут его участники, вполне достаточно. Участник, выбывший из товарищества, отвечает по обязательствам товарищества еще в течение двух лет.

В товариществе на вере, помимо участников, отвечающих по обязательствам товарищества всем своим имуществом, есть несколько участников-вкладчиков, которые несут риск убытков только в пределах внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности. Вкладчик товарищества на вере имеет право на получение части прибыли, причитающейся на его долю. Вкладчик (в отличие от участника) вправе в любое время выйти из товарищества и получить свой вклад.

Попробуем найти в товариществах (какими бы по форме они ни были) сильные и слабые стороны. Начнем с организационных сложностей: гражданину, чтобы со-здать товарищество, необходимо сначала пройти регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя. Товарищество требует максимального доверия между партнерами (само название не случайно). Велика и ответственность: приходится отвечать не только за себя, но и за «товарища», причем, возможно, своим имуществом. Однако форма товарищества вызывает больше доверия, нежели другие формы предпринимательства, как у клиентов, так и у кредиторов.

Учредителями общества с ограниченной ответственностью (ООО) могут быть как граждане, так и юридические лица (минимальное число участников - 1, максимальное - 50). Уставной капитал ООО состоит из стоимости долей участников и определяет минимальный размер имущества создаваемой организации. Он должен быть не менее 100 минимальных размеров оплаты труда. Капитал делится на доли среди участников ООО в соответствии с учредительными документами (долей будет столько, сколько участников образует ООО, при этом их доли могут быть неравны). Вкладом в уставной капитал могут быть деньги, ценные бумаги, материальные ценности. Если один из участников ООО выразил желание выйти из общества, то оно обязано произвести с ним расчеты, т. е. выплатить стоимость его доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью ООО, только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Именно эта форма предпринимательства встречается наиболее часто - прельщает многое: широкие возможности при определении участников будущего ООО; относительно простая процедура выхода из общества; определенная «безответственность» - максимальный риск соответствует размеру вклада предпринимателя. Правда, не стоит забывать, что для создания ООО требуется уставной капитал , минимальный размер которого оговорен.

Акционерное общество - еще одна форма коммерческой организации. Уставной капитал общества разделен на определенное число акций, которые удостоверяют обязательства акционерного общества перед его акционерами. Учредителями, как и в случае с ООО, могут быть и граждане, и юридические лица. Акционерное общество может быть открытым (ОАО), тогда можно проводить открытую подписку на выпускаемые акции, свободно продавать акции. В закрытом акционерном обществе (ЗАО) акции, как правило, распределяются только среди участников, подписка на выпускаемые акции и свободная их продажа не ведется. Уставной капитал открытого акционерного общества должен составлять не менее 1000 минимальных размеров оплаты труда, закрытого акционерного общества - не менее 100. Акционер может выйти из общества, продав свои акции. Участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по обязательствам общества, а несут риск убытков только в пределах стоимости принадлежащих им акций. Плюсы и минусы акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью весьма схожи.

Совершенно особый статус имеют государственные и муниципальные унитарные предприятия - это коммерческие организации, не наделенные правом собственности на имущество, закрепленное за ними. Имущество унитарного предприятия является неделимым (отсюда и название «унитарное»). Руководитель такого предприятия является его единоличным исполнительным органом. Порядок назначения на должность и снятия с должности руководителя унитарного предприятия (директора, генерального директора) и другие вопросы определяются Уставом предприятия. Недвижимое имущество унитарного предприятия не может быть продано, сдано в аренду ит. д., так как является собственностью не предприятия, а государственной или муниципальной собственностью.

Существуют и другие организационно-правовые формы предпринимательской деятельности. Вы решили стать предпринимателем - с чего же начать?

КАК ОТКРЫТЬ СВОЕ ДЕЛО

Непростое решение создать собственное дело потребует от предпринимателя серьезных усилий. Попробуем выделить те этапы, через которые любой из предпринимателей будет двигаться к реализации своих идей. Кстати, об идеях: решающим этапом создания собственного дела будет самый первый - обоснование предпринимательских идей, поскольку именно на данном этапе выявляется экономический интерес и мотивы будущей предпринимательской деятельности. При этом желание заработать должно базироваться на простом рыночном принципе: найти потребность и удовлетворить ее. Например, вряд ли кого-нибудь заинтересует ваше желание заняться производством бумажных самолетиков - скорее всего, они не будут востребованы. Нужно придумать что-то более оригинальное: так, например, наряду с предприятиями быстрого питания иностранного образца в России достаточно быстро появились всевозможные пирожковые и блинные.

Вы решили, чем будете заниматься. Что делать дальше? Для тех, кто решил создать коммерческую организацию, необходимо определить состав учредителей и выбрать организационно-правовую форму будущей организации . Учредителями фирмы могут быть как физические, так и юридические лица. Конечно, хорошо, если учредителями становятся единомышленники и энтузиасты своего дела - тогда вероятность успеха возрастает. Вы уже знаете, что существуют правила, предусматривающие состав и количество учредителей. Например, хозяйственное общество может хбыть создано одним лицом; число акционеров закрытого общества не может превышать 50 человек, а число акционеров открытого акционерного общества не ограничено. Есть и другие ограничения: государственные служащие не могут быть учредителями. С некоторыми возможными организационно-правовыми формами вы уже знакомы. Учредители вправе выбрать любую из них.

Немаловажным делом является разработка наименования коммерческой организации . Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо должно иметь свое наименование, в котором обязательно оказывается его организационноправовая форма. Например, ООО «Вера». Фирменное наименование может быть представлено именем или фамилией, может отражать характер деятельности, может быть произвольным - фантазия здесь почти безгранична. Чтобы названия не повторялись, существует порядок обязательной предварительной проверки на неповторяемость, оригинальность наименования организации . Особый порядок установлен для применения в названиях коммерческих организаций слов «Россия», «Российская Федерация» - для этого вам потребуется дополнительное разрешение. Как вы думаете, почему это сделано?

Следующий этап -оформление учредительных документов . Если сомневаетесь, лучше посоветоваться со специалистами. Что же касается учредительных документов, то для кооперативов, унитарных предприятий, акционерных обществ таким документом является Устав. Для товариществ потребуется оформить Учредительный договор. Для обществ с ограниченной и дополнительной ответственностью необходимо оформление и Устава, и Учредительного договора. Уточним, что это за документы.

Устав (свод норм и правил) включает такие разделы, как общие положения, цели и предмет деятельности, характеризует материально-техническую базу и средства предприятия, органы управления и контроля, описывает производственную, финансово-хозяйственную деятельность предприятия, предусматривает условия реорганизации и прекращения деятельности создаваемой организации.

Учредительный договор (соглашение двух и более сторон) закрепляет юридический статус создаваемого предприятия, фиксирует уставной капитал и порядок его формирования, устанавливает порядок распределения доходов, обязанности сторон. Являясь многосторонним документом, договор подписывается физическими и юридическими лицами, заключившими его. Примерные образцы необходимых учредительных документов выбранной вами организационно-правовой формы предпринимательства можно найти в юридических справочных изданиях.

Заключительным этапом создания своего дела станет государственная регистрация . Абсолютно все юридические лица подлежат государственной регистрации в уполномоченном государственном органе - Федеральной налоговой службе. Данные обо всех созданных юридических лицах поступают в государственный реестр, кстати, в этот же реестр вносятся и данные о реорганизации или ликвидации фирмы. Для регистрации создаваемой организации необходимо предоставить следующие документы:

Заявление о государственной регистрации по утвержденной форме. В нем среди прочей информации подтверждается, что представленные учредительные документы соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям и указанные сведения в них достоверны. Подпись заявителя должна быть нотариально удостоверена;
- решение о создании юридического лица. Это может быть протокол собрания учредителей, учредительный договор или иной документ в соответствии с законодательством РФ;
- учредительные документы юридического лица (подлинники или нотариально заверенные копии);
- документ об уплате государственной пошлины.

Индивидуальные предприниматели проходят регистрацию в налоговых службах по месту жительства. Для этого предприниматель лично подает заявление о государственной регистрации в установленной форме; копию основного документа, подтверждающего его личность (паспорт); документ об уплате государственной пошлины.

Процесс государственной регистрации не должен занимать более 5 рабочих дней со дня представления документов. На основании решения о государственной регистрации данные о вновь созданном юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе вносятся в соответ-ствующие государственные реестры; после чего заявителю выдается подтверждающий этот факт документ - Свидетельство о регистрации. Могут ли вам отказать в регистрации? Ответ находим в статье 51 Гражданского кодекса РФ, где указано, что отказ в регистрации может быть обоснован только нарушением установленного законом порядка образования коммерческой организации или несоответствием учредительных документов закону. Отказать же из-за того, что ваша деятельность «никому не нужна», вам не могут.

Того, что государственная регистрация пройдена, оказывается еще недостаточно. Необходимо изготовить печать, эскиз которой также регистрируется и вносится в соответствующий реестр. Государство ведет учет действующих юридических лиц: все организации обязательно регистрируются в органах статистики, где юридическому лицу присваиваются соответствующие коды. Только после этого можно открыть расчетный счет в банке. Данные в Госкомстат России обязаны предоставлять и индивидуальные предприниматели. Налоговый кодекс РФ требует от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей своевременной выплаты налогов . Для этого необходимо встать на учет в налоговые службы, о чем вы получите соответствующее Свидетельство о постановке на учет. Также необходимо встать на учет в государственные внебюджетные социальные фонды: пенсионный, занятости населения, государственного социального страхования, медицинского страхования. Именно через эти фонды будут начисляться пенсии, оплачиваться больничные листы.

Для отдельных видов предпринимательства требуется особый государственный контроль, тогда вам необходим еще один документ - лицензия - специальное разрешение на осуществление определенного вида деятельности при обязательном соблюдении требований и условий. По Закону РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности» лицензированию подлежат образовательная, биржевая, страховая и иные виды деятельности.

И вот собраны документы о государственной регистрации, получена, если это необходимо, лицензия - значит, можно начинать спокойно работать. Сложно? Хлопотно? Да! Однако, если вдуматься, столь серьезный контроль за предпринимательской деятельностью со стороны государства должен оберечь потребителей от всякого рода некачественной продукции, недобросовестных услуг и мошенничества. Возможно, действующее законодательство несовершенно. Количество бумаг, необходимых для организации своего дела, кажется просто огромным. И сегодня это одно из препятствий для дальнейшего развития предпринимательства в России. Но давайте вспомним: относительно недавно понятие «бизнес » звучало как что-то непристойное, а предпринимательского права не было вообще. Так что все меняется, и очень быстро.

В голову может прийти коварная мысль: как бы обойтись без государственной регистрации?

Обратимся к действующему законодательству: осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации является правонарушением и влечет за собой административную или уголовную ответственность. Правильное же правовое оформление вашей деятельности, знание тонкостей правового регулирования этой сферы не только позволит вам получить соответствующий статус в обществе, но и приведет к повышению эффективности предпринимательской деятельности.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ВЫВОДЫ

1 Успешный американский бизнесмен М. Смолл, исходя из собственног о опыта, сформулировал пять правил достижения предпринимательской цели (идеи) . Возможно, он и помогут и вам:
- Примите решение: «Я мог у делать деньги» . В наше время в наше й стране человек может стать богатым.
- Для того чтобы зарабатывать деньги, вы должны думать об этом постоянно - во время еды, прогулк и и даже ночью, когда спите.
- Существует много областей деятельности, в которых вы можете добиться успеха. Ищите, и вы найдете их.
- Вы будете ошибаться. Но не падайте духом. Учитесь на своих и чужих ошибках. Начинайте с того момента, где вы споткнулись. Идите вперед!
- Когда вы остановитесь на какой-либ о идее, постоянно продумывайте ее, развивайте и не оставляйте до тех пор, пока не достигнете цели.

2 К приведенны м советам стоит добавить и еще один: не забывайте о правовых нормах регулирования предпринимательско й деятельности, следите за изменениям и в законодательстве. Это действительн о немаловажно для успешного развития вашего бизнеса: ошибка в правовых вопросах предпринимательской деятельности может вам обойтись слишком дорого.

Документы

Из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (от 30 декабря 2001 г.).

Статья 14.1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения ()

1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица - влечет наложение fдминистративного штрафа в размере от пяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда. <...>

Статья 171. Незаконное предпринимательство 1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере*, - наказывается штрафом в размере от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда... либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов... либо лишением свободы на срок до трех лет.

* Доходом в крупном размере признается доход, сумма которого превышает двести минимальных размеров оплаты труда.

Вопросы и задания к документу

1. Охарактеризуйте представленные документы.
2. Почему за одно и то же правонарушение (осуществление предпринимательской деятельности без регистрации) наступают различные правовые последствия?
3. Приведите пример, который соответствовал бы статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
4. Приведите пример, который соответствовал бы статье 171 Уголовного кодекса РФ.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1 . Дайте определение предпринимательских правоотношений. Какие законы регулируют предпринимательские правоотношения?
2 . Что мешает развитию производственного предпринимательства?
3. Какие принципы лежат в основе предпринимательского права? Прокомментируйте их.
4 . Что подразумевается под обоснованием предпринимательской идеи? Попробуйте привести конкретный пример.
5 . Чем отличается Устав от Учредительного договора?
6 . Что такое лицензия? Какова цель лицензирования?
7 . Что влечет за собой осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации?

ЗАДАНИЯ

1 . Заполните сравнительную таблиц у организационно-правовых форм предпринимательской деятельности.

Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.

Причины такой неприязни вполне понятны - бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.

Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?

Для понимания важности документации начнем с определения - что такое документация?

Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:

«документация - это описание того, как мы делаем нашу работу».

Зачем нужна документация?

Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация - это управленческий инструмент , она нужна руководителям , если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными .

Когда нужна документация?

Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу.

Правило большого пальца - опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются - нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

В каком объеме нужна документация?

Чем проще, тем лучше, при условии, что мы выполняем главную цель создания документа - объяснить читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа - точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.

Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы.

Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.

Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.

Виды документации

Стандарты организации (предприятия) - обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов - стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.

Обратите внимание, что управление качеством сфокусировано на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает процесс, в котором могут взаимодействовать несколько подразделений.

Регламенты - документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству - регламентом.

Инструкции - обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).

Существуют несколько типов инструкций

• должностные , описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника
• по эксплуатации оборудования , описывающие как использовать единицу оборудования (прибор)
• рабочие/технологические , описывающие как выполнять конкретную операцию

Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях - документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа - четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) - носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов - записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

Внешняя документация - часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.

Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.

Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)

Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.

Зачем нужно? - Каждый документ должен быть идентифицирован (отличен) от других. Название документа и его нумерация решают эту проблему.

Предисловие / введение - коротко, кем разработан, когда введен в действие, новый документ или замена старого.

Зачем нужно? - Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.

Зачем нужно? - как и в любой книге, мы иногда хотим быстро найти конкретный раздел.

2. Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ, дата утверждения.

Зачем нужно? - Кто-то имеет право / обязанность проверить документ и разрешить его к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа

3. Область применения - коротко излагается, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.

5. Определения - если мы используем в документе внутренний термин или профессиональное выражение, например «квалификационные испытания, нужно объяснить его в разделе «определения».

6. Обозначения и сокращения - многократно употребляемое в тексте документа и загадочное сокращение КФИ должно быть расшифровано в соответствующем разделе «обозначения и сокращения». В данном случае речь идет снова об квалификационных испытаниях.

7. Общие положения / Введение - здесь коротко описывается структура документа и процессы, которые он описывает.

8. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на

• разделы
• страницы
• абзацы

9. Контроль изменений - здесь описывается кто, как и когда может вносить изменения в документ

Зачем нужно? - избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить новая ли у Вас версия на руках или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.

10. Хранение документа - здесь описывается как, кто, в каких копиях и сколько времени хранит документ.

Зачем нужно? - Сам по себе документ является бумагой.

Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).

11. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей.

Зачем нужно? - Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.

12. Приложения - схемы операций, таблицы с данными и т.п.

Зачем нужно? - Визуальное восприятие информации намного нагляднее текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.

Схемы и таблицы в качестве приложения удобнее менять - не нужно менять и согласовывать заново весь документ, а только приложение.

Их также удобно извлекать - проще распечатать и повесить на стену в офисе приложение из стандарта, на котором есть номер и отметка о том, что это приложение, чем какую - то неизвестную таблицу, распечатанную неизвестно откуда.

13. Лист регистрации изменений - здесь мы отмечаем внесенные изменения и дату их внесения.

Зачем нужно? - Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о котором я говорил в пункте 11.

Несколько важных разъяснений по поводу элементов документа:

Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в вышеизложенных элементах.

Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.

Выполнение остальных требований может выполняться путем контроля и регистрации в сторонних документах (например, требования к хранению бланков могут описываться в отдельном стандарте по управлению записями).

Этапы жизни документа

Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив и/или утилизацию.

Создание документа (разработка)

Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.

В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, я бы рекомендовал делить работу по разработке так - тот, кто знает процесс, отвечает за содержание документа, специалист по документации отвечает за форму документа.

Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.

Согласование документа

Очень часто документ затрагивает работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими людьми. Часто документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.

Утверждение документа

Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и разрешить документ к использованию.

Регистрация документа в общем перечне документации

Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации.

Например - новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.

Распространение документа в организации

Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений.

Поэтому необходимо

• определить, кто будет пользоваться документом
• кто будет отвечать за его хранение (есть разница, например, инструкцией пользуются рабочие, за хранение отвечает мастер)
• заменить старую редакцию документа (старую версию, в случае замены)
• удалить устаревшие документы
• распространить копии нового документа установленным сотрудникам (оригинал должен храниться в центре документации с другими оригиналами)

Инструктаж / обучение

Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 - «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами - «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.

Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом - «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.

Внесение изменений

С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.

Очень важно контролировать правильное внесение изменений в документ. Нельзя забывать, что любое изменение может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.

Поэтому важно

• согласовать изменение со всеми заинтересованными сотрудниками
• утвердить изменение у ответственного руководителя после согласования
• заменить устаревшие оригинал и копии на новую редакцию документа (самая распространенная ошибка в управлении документацией)

Периодическая актуализация

Несмотря на жесткий контроль внесения (и не внесения) изменений, - они накапливаются. И время от времени мы должны регулярно (скажем, раз в год) проверять соответствие того, что написано - тому, что в реальности происходит.

В случае обнаружения отличий есть два выхода - делай, как написано или поменяй документ.

Сдача в архив (извлечение из использования)

Приходит момент, когда документ прекращает находиться в использовании и удаляется в архив или в утилизацию.

Несмотря на то, что процесс описания работы в документе уже устарел, плоды этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.

Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.

Опыт работы с большим количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.

Пример такой памятки:

ПАМЯТКА по управлению документацией в подразделении

1. Составь и утверди перечень документации (Руководство по качеству, Стандарты и регламенты предприятия, положения и инструкции, внешняя документация), используемой в твоем подразделении. Храни его в подразделении.
2. Запроси от службы качества срок хранения для каждого документа (если не получил ответа - храни 3 года).

   Документы должны иметь печать «учтенный экземпляр». Если твой документ не имеет такой печати, обратись в службу качества.

3. Определи, кто будет пользоваться документом, где он будет храниться? Помни, что все документы должны находиться в доступности для предназначенных сотрудников и сотрудники должны знать, где хранятся документы.
4. При получении нового или актуализированного документа от службы качества - проверь его. Если возникли какие либо вопросы - обратись немедленно в службу качества. Если принял документ без замечаний - исполняй его. Уничтожь все старые экземпляры.
5. Нельзя менять что-либо в документе самостоятельно. Если что-то не устраивает, организуй изменение через службу качества.
6. Проведи инструктаж сотрудников. Они должны знать, что написано в документе. Проверь, что они знают содержание документа.
7. Любая выдержка из документа (схема, таблица, рисунок, колонка данных) - документ многократного использования должен быть утвержден подписью соответствующего руководителя или на нем должна быть запись о том, что это выписка из соответствующего документа с указанием номера и наименования документа и подписи лица, сделавшего эту выписку.
8. Если документацию хранишь в папках, то папка должна быть подписана. Если в папке хранятся разнородные документы, то в папке должен быть реестр документации.
9. В Приложениях к Памятке приведены следующие формы:

   Приложение А «Форма Перечня документации, используемой в подразделении» с примерами заполнения.
   Если используешь в своей работе или работе отдела внешнюю документацию (ГОСТы, справочники, журналы, учебники и т.п.) - обращайся с ними так же, как и с обычной документацией. Также обеспечь наличие печати, занесения в перечень, регулярно актуализируй.

10. Ежегодно актуализируй (проверяй годность) всей документации в подразделении. Сверь всю документацию с хранящейся в службе качества. Проверь соответствие перечня и документов.
11. При принятии в подразделение нового сотрудника обеспечь его ознакомление с всей необходимой ему документацией под роспись.
12. Если обнаружишь противоречие или расхождение в различных документах - обращайся в службу качества. Если надо действовать немедленно - принимай к исполнению документ с высшей иерархией.

1. руководство по качеству
2. Стандарты и Регламенты
3. положения и инструкции
4. записи

1. Успешный американский бизнесмен М. Смолл, исходя из собственного опыта, сформулировал пять правил достижения предпринимательской цели (идеи). Возможно, они помогут и вам:
   • Примите решение: «Я могу делать деньги». В наше время а нашей стране человек может стать богатым.
   • Для того чтобы зарабатывать деньги, вы должны думать об этом постоянно - во время еды, прогулки и даже ночью, когда спите.
   • Существует много областей деятельности, в которых вы можете добиться успеха. Ищите, и вы найдете их.
   • Вы будете ошибаться. Но не падайте духом. Учитесь на своих и чужих ошибках. Начинайте с того момента, где вы споткнулись. Идите вперед!

1. Когда вы остановитесь на какой-либо идее, постоянно продумывайте ее, развивайте и не оставляйте до тех пор, пока не достигнете цели.
2. К приведенным советам стоит добавить и еще один: не забывайте о правовых нормах регулирования предпринимательской деятельности, следите за изменениями в законодательстве. Это действительно немаловажно для успешного развития вашего бизнеса: ошибка в правовых вопросах предпринимательской деятельности может вам обойтись слишком дорого.

Документы

Статья 14.1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения (лицензии)

1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда. <...>

Статья 171. Незаконное предпринимательство

1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере*, - наказывается штрафом в размере от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда... либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов... либо лишением свободы на срок до трех лет.

* Доходом в крупном размере признается доход, сумма которого превышает двести минимальных размеров оплаты труда.

Вопросы и задания к документу

1. Охарактеризуйте представленные документы.
2. Почему за одно и то же правонарушение (осуществление предпринимательской деятельности без регистрации) наступают различные правовые последствия?
3. Приведите пример, который соответствовал бы статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
4. Приведите пример, который соответствовал бы статье 171 Уголовного кодекса РФ.

Вопросы для самопроверки

1. Дайте определение предпринимательских правоотношений. Какие законы регулируют предпринимательские правоотношения?
2. Что мешает развитию производственного предпринимательства?
3. Какие принципы лежат в основе предпринимательского права? Прокомментируйте их.
4. Что подразумевается под обоснованием предпринимательской идеи? Попробуйте привести конкретный пример.
5. Чем отличается Устав от Учредительного договора?
6. Что такое лицензия? Какова цель лицензирования?
7. Что влечет за собой осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации?

Задания

1. Заполните сравнительную таблицу организационно-правовых форм предпринимательской деятельности.
2. Подумайте, какое свое дело вы смогли бы открыть. Опираясь на материал параграфа, выберите организационно-правовую форму для осуществления предпринимательской деятельности. Обоснуйте свой выбор.
3. Составьте памятку «Для начинающего предпринимателя». Укажите, какие документы необходимо собрать, где пройти регистрацию для того, чтобы открыть свое дело.
4. Николай Р. и Петр С. решили заняться предпринимательством - создать свое охранное агентство. Молодые люди заключили Учредительный договор между гражданами Николаем Р. и Петром С. о создании товарищества на вере, в регистрации которого... им было отказано. Чего не учли будущие предприниматели?
5. Современный американский экономист П. Друкер написал: «То, что фирма думает о своей продукции, не самое главное, особенно для будущего бизнеса или для его успеха. Что потребитель думает о своей покупке, в чем видит ее ценность - вот что имеет решающее значение, определяет сущность бизнеса, его направленность и шансы на успех». Прокомментируйте высказывание ученого.

Мысли мудрых

«Предприниматель - это человек, использующий любую возможность с максимальной выгодой».

П. Друкер, современный американский ученый

Читайте также: Дайте определение воздушной линии. Опишите конструктивное выполнение проводов. Охарактеризуйте материал изготовления проводов. Приведите порядок маркировки воздушной линии. Дайте определение перикардита. Назовите причины его возникновения. Охарактеризуйте клинические симптомы. Укажите принципы лечения. Опишите сестринский уход. Дайте определение пневмонии. Назовите причины заболевания. Охарактеризуйте клинические симптомы долевой пневмонии. Укажите принципы лечения пневмонии. Опишите сестринский уход. Дайте определение понятию залога как основному способу обеспечения исполнения возврата кредита. Охарактеризуйте его виды. Перечислите преимущества и недостатки залога. Дайте определение шока. Назовите причины его развития.Охарактеризуйте симптомы шока. Опишите действия медицинской сестры по оказанию неотложной помощи при кардиогенном шоке. Дайте определения коллапса. Назовите причины его развития. Охарактеризуйте симптомы коллапса. Опишите действия медицинской сестры по оказанию неотложной помощи при коллапсе. Дайте определения понятиям: личность, развитие, воспитание. Движущие силы развития личности. 4. Охарактеризуйте факторы формирования личности, их взаимосвязь. Дайте понятие законам и закономерностям в обучении, охарактеризуйте основные законы обучения. 20. Охарактеризуйте принципы обучения, пути их реализации на практике. Дайте понятие законам, принципам и правилам воспитания. Охарактеризуйте основные принципы воспитания.

Кто является наследодателем, а кто – наследником?

Когда вступает в силу завещание?

Если бы Е. Х. Бычков не оставил завещания, кто бы мог стать его наследником?

Представьте, что наследники, получившие в наследство незавещанный дом, не смогли договориться о том, как его поделить. Что в таком случае им делать?

^ V. Вопросы для самопроверки.

Дайте определение гражданского правоотношения. Что понимают под его содержанием?

Какие особенности характерны для гражданских правоотношений?

Приведите свой пример гражданского правоотношения, выделив его субъект (субъекты), объект, основание возникновения и содержание.

Объясните, что такое гражданская правоспособность и гражданская дееспособность. Охарактеризуйте себя как субъекта гражданских правоотношений.

Что может быть объектом имущественных прав? Приведите примеры.

Какие личные неимущественные права вы знаете?

В чём особенность права на интеллектуальную собственность среди других гражданских прав?

Что такое наследование? Какие виды наследования существуют?

Каковы способы защиты гражданских прав?

VI. Задания.

Обоснуйте, что из перечисленного может стать объектом гражданских правоотношений: а) изобретённый новый вид двигателя к автомобилю, б) составление документов по заказу собственника автомобиля, в) стихи об автомобиле, г) похищенный автомобиль, д) ремонт автомобиля.

Кочкин приобрёл в магазине концертный рояль. На следующий день в магазин пришла жена Кочкина и, ссылаясь на то, что «её муж – просто больной», попросила принять рояль обратно и вернуть деньги, так как рояль занимает слишком много места в квартире.

Кто является в данном случае субъектами гражданского правоотношения? В чём его содержание? Как должна закончиться эта история?

Бернард Шоу как-то написал: «Если у вас есть яблоко и у меня есть яблоко, и если мы обменяемся этими яблоками, то у вас и у меня останется по одному яблоку. А если у вас есть идея и у меня есть идея, и мы обмениваемся этими идеями, то у каждого будет по две идеи».

О каких правах идёт речь, если посмотреть на данную ситуацию с позиции гражданского права?

VII. Мысли мудрых.

«Дурное употребление материальных благ часто является вернейшим путём к величайшим невзгодам».

Д. Дефо (ок. 1660-1731), английский писатель

VIII. Заключительная часть.

Оценивание ответов учащихся.