Работа с информационно справочными документами. Организация информационно-справочной работы по документам организации. Правила формирования дел

Контрольная работа по делопроизводству

Введение

Делопроизводствоесть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами... осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

1. Табель форм применяемых документов

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

Для сокращения объемов документов;

Снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

Организационно-распорядительной документации;

Банковской документации;

Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

Отчетно-статистической документации;

Учетной и отчетной документации предприятий;

Документации по труду;

Документации Пенсионного фонда РФ.

2. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

По функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);

Структурным подразделениям.

Таблица 1 - Табель унифицированных форм документов министерства

Табель может дополняться графами:

Код формы документа по классификатору;

Ответственный за контроль исполнения;

Годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.

2. «Должностная инструкция». Содержание документа и состав реквизитов

Должностная инструкция- нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

При разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

С целью разделения труда между персоналом;

Для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

Разрабатывается - руководителем структурного подразделения;

Визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

Утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Должностная инструкция должна иметь:

Наименование министерства (если является отраслевой);-

Наименование организации, разработавшей инструкцию;

Заголовок к тексту;

Гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);

Подписи составителей;

Печать (при необходимости);

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Служебное взаимодействие.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

3. Информационно-справочные документы: их содержание и значение

Справочно-информационные документысодержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Служебное письмо

Письмо - самый распространенный вид служебных документов.

Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Резолюция;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Оттиск печати;

Отметка об исполнителе;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка о поступлении документа в организацию;

Идентификатор электронной копии документа.

К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

Письма, требующие письма-ответа;

Письма, не требующие письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

Письмо-просьбу;

Письмо-обращение;

Письмо-предложение;

Письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:

Письмо-предупреждение;

Письмо-напоминание;

Письмо-подтверждение;

Письмо-приглашение;

Письмо-отказ;

Письмо-извещение;

Сопроводительное письмо;

Гарантийное письмо;

Информационное письмо;

Циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (во вступлении) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (в заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, обговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим сообщить»; «направляем на рассмотрение»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»; «ВНИИДАД считает возможным»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

При регистрации такого документа (в графе «содержание» нужно указать не один, а несколько вопросов);

На этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;

При определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).

Текст служебного письма может касаться и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим.

Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью.

При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

При составлении текстов-трафаретов следует учитывать следующую закономерность порядка слов в официально-деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела.

Существуют различные способы классификации служебных писем.

В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения).

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные . Если письмо является ответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

По характеру информации письма подразделяются на множество разновидностей.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия. Письмо-просьба обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просим оплатить в течение... банковских дней...», «В связи с... просим подтвердить...», «Дирекция просит сообщить...», «Мы будем благодарны, если Вы...».

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию.

Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, о производимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных вариантах оплаты.

В таком письме могут быть даны сведения о проведении выставок, совещаний, конференций или о каких-либо других событиях, важных для данной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм.

Письмо-напоминание - это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письме-напоминании используются следующие ключевые обороты: «Напоминаем Вам, что...», «По истечении... срока предложение нитей фирмы теряет силу...», «Вторично сообщаем...».

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам, Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом, разъяснить, сложные моменты.

Этот вид писем обязательно имеет реквизит 21 «Отметка о наличии приложения».

Сопроводительное письмо начинается словами: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...», «Возвращаем...», «Прилагаем...» и т. п.

Письмо-подтвержение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо-подтверждение начинается так: «Сообщаем Вам, что...», «Ставим Вас в известность, что...», «Извещаем Вас, что...».

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Письма-ответы по содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в инициативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы).

Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме.

Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:

Повторение просьбы;

Причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или предложение не может быть принято;

Аргументированное объяснение отказа или отклонения предложения.

При оформлении писем-отказов могут быть использованы такие словесные обороты-штампы:

- «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»;

- «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем, так как...»;

- «К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...».

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией.

Деловую переписку можно разделить на следующие виды:

По общим вопросам технологии;

По вопросам оборудования и энергетики;

По вопросам производства;

По вопросам быта;

По вопросам финансирования и т. д.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой:

Обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах либо содержат претензии и т. п.;

Обращения продавцов к покупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности.

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В оферте указываются наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и заключением контракта.

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность.

Гарантийное письмо - это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п.). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в качестве составной части в другой коммерческий документ. Например, в письме-предложении может быть гарантийный аспект о своевременной оплате услуг и т. п.

Основание для предъявления претензии;

Замена некачественного товара качественным или уценка товара;

Возмещение убытков в связи с невыполнением условий контракта;

Требование расторжения договора.

Варианты заключительных (комплиментарных, лестных) фраз:

- «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

- «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

- «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

- «С уважением».

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Полный и стенографический протоколы должны:

Отразить работу собрания;

Показать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол содержит следующие реквизиты:

Наименование вида документа (протокол);

Дату (заседания);

Регистрационный номер;

Место (заседания);

Гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

Заголовок к тексту;

Подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.

В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания, например: 12-14.03.2001.

Регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

В реквизите «Место заседания»- указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов:

Он отвечает на вопрос «чего?»;

Содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание);

Содержит название коллегиального органа в родительном падеже.

Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа, например: «совещания студенческого совета», «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности.

Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.

Затем перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей.

После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют.

На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: «На учете в организации состоит 135 человек, присутствует 117».

В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать.

Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).

Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу.

Она оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

- «СЛУШАЛИ»;

- «ВЫСТУПИЛИ»;

- «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

Таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после чего пишется фамилия и ответ на вопрос.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления), записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие.

С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Постановляющая часть протокола, как и в распорядительных документах, должна быть конкретна и содержать составные части:

Что сделать;

К какому числу.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. А при выборах должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Также выделим:

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Докладная записка – составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Правила оформления телеграмм установлены Министерством связи Российской Федерации.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

4. Документирование трудовых отношений. Приказ по личному составу

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса "л/с". По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы.

О приеме;

О переводе на другую работу;

Об увольнении.

При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе формата А4.

Приказ должен иметь:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Заголовок;

Основание;

Подпись;

Отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются:

Фамилия, имя, отчество работника (полностью);

Наименование структурного подразделения;

Профессия (должность);

Условия приема на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

5. Номенклатура дел, правила составления и применения

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена:

Для группировки исполненных документов в дела;

Учета и обеспечения сохранности дел;

Оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры дел подразделяются:

На типовые;

Примерные;

Конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т. д.). Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

Название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

Дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2008 г.").

В раде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках юс видов, например "Документы (акты, договоры, переписка) об аренде технических средств за 2008».

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе"Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2004 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.

В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

Оперативному поиску необходимых документов;

Обеспечивает их сохранность;

Устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

В дело помещаются документы, работа по которым завершена;

Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

Документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

В дело включается, как правило, один экземпляр документа;

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

В дело формируются, как правило, документы одного года;

В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

Документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложке дела указывается:

Наименование организации;

Структурное подразделение;

Номер дела по номенклатуре;

Заголовок дела;

Год заведения;

Срок хранения.

Заключение

Документированиеуправленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает:

«В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

Кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

Объемом и характером компетенции учреждения;

Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Список литературы

1. Березина Н.М. «Современное делопроизводство» - СПб., 2008 - 224 с.

2. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.

3. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.

4. Корнеев И.К. «Делопроизводство» - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.

5. Стенюков М.В. «Делопроизводство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов
скачать (3143 kb.)
Доступные файлы (1):

n1.doc

3143kb.

08.07.2012 01:05

скачать

Кузнецова Т.В. (ред.), Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления (Документ)
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного осбепечения управления) (Документ)
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот (Документ)
Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений (Документ)
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документальное обеспечение управления) (Документ)
Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. Информационные технологии управления (Документ)
Саак А.Э., Пахомов Е.В., др. Информационные технологии управления (Документ)
Арляпова Е.В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме (Документ)
Зотов В.Б., Макашева З.М. Система муниципального управления (Документ)
Мишин В.М. Исследование систем управления (Документ)
Плакаты учебные - Организация обеспечения электробезопасности (Документ)
Грекул. Проектирование информационных систем (Документ)

n1.doc

11. Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.

Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Контрольные вопросы

1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?

2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?

3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?

4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.

5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?

6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?

7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?

12. Контроль за исполнением документов

12.1. Значение и виды контроля

Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

Информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

Внесение данных об исполнении документов;

Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Наличие электронного архива позволяет быстро и легко найти любой документ с помощью функции поиска. Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса (Рис. 15). Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.

Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Формирование дел в организации и их текущее хранение.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; включать в дело по одному экземпляру документа; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет; приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы: о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках; дежурствах; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему; автобиография, резюме; документы об образовании; заявление о приеме на работу; приказ (распоряжение) о приеме на работу; трудовой договор; договор о материальной ответственности (при его наличии); копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.; дополнительные соглашения к трудовому договору; копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии; аттестационные листы; копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника; справки о регистрации по месту жительства; медицинские справки; заявление об увольнении; копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.

У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Справка может выдаваться:

По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.

По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

По региону: стране; области; городу;

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

Организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Контрольные вопросы

2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?

3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?

4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.

5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?

6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?

7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?

Контроль за исполнением документов

Значение и виды контроля

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

Информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

Внесение данных об исполнении документов;

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.