Как выгледит научно справочным аппаратом архива. Научно-справочный архивный аппарат. Учет документов необходим для

Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организа­ции всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государ­ственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической об­работке. В каждом госархиве имеется структурное подразделе ние, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функ-

ций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важ­нейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. Кзаконченной описи обязательно составляются оглав­ление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних).

Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА - это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, ар­хивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облег­чения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и до­кументной информации в пределах фонда, архива и Архивно­го фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщен­ную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информацион­ным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существо­вание развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.



1. Опись дел представляет собой систематизированный пере­чень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись - это архивный спра­вочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единицучета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одно­временно и архивным справочником (документ, содержащий ар­хивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материа­лов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.

2. Каталог- межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет боль­шую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наи­более удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразова-телей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном дви­жении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятель­ности общества. Предметно-тематический каталог - это вид архивного каталога, в котором информация по одной или не­скольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени.



Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической

последовательности и по значимости исторического события.

Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных валфавитном порядке. Система ссылок дает возможность по­лучать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, про-звишами.

3. Обзор - это архивный справочник, включающий систе­матизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описа­ния для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по до­кументам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводите­ли содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о до­кументах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответству­ющего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по про­изводственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подго­товка путеводителей - работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель - это перечень ключевых слов, встречающих­ся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в спра­вочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи пред­ставлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и ха­рактера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат.

Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает огра­ниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учрежде­ний может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, за­явлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфа­виту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганиза­циях, об изменении подчиненности, ликвидации.

Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназна­ченных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле­ментах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подраз­делений, названий видов документов и др.). Основными поля-ми электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), ре­золюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат слу­жат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические посо­бия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси - гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к со­держащейся в нем информации всех заинтересованных лиц влюбое время и излюбой точки мира; во-вторых, относитель­ная дешевизна издания, возможность создания автоматизиро­ванных указателей.

Проблема классификации архивной документной информации – это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

  • 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
  • 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
  • 3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

  • 1. на справочники по учету;
  • 2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

  • 1. АФ РФ в целом;
  • 2. сети архивов;
  • 3. архиву;
  • 4. фонду;
  • 5. делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива;

лист фонда;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

5. Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

  • 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
  • 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
  • 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
  • 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

  • 1) удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
  • 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
  • 4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
  • 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
  • 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

Единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Зависимости от информативности архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.

Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.

Ретроспективная документальная информация, содержащаяся в фондах Государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» ГКУ РО «ГАРО» 1 (далее - госархив) может быть эффективно использована в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА). Система НСА госархива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документной информации.

Состав системы НСА госархива определен составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации. Система НСА содержит информацию на уровнях: фонд - дело - документ.

Все архивные справочники и информационные документы делятся на межархивные, межфондовые и внутрифондовые (внутривидовые).

Обзор научно-справочного аппарата к документам госархива Ростовской области составлен в целях повышения оперативности в информационной работе архива, расширения возможностей организации инициативной информации, обеспечения полноты использования системы НСА в целом и использования каждого справочника и информационного документа по назначению.

В обзоре дана характеристика элементов системы НСА, выполняющих информационно-поисковую функцию: архивных справочников и информационных документов; раскрыто их назначение, состав, структура, источники пополнения, показана связь с другими справочниками, изложен порядок пользования справочниками.

К обзору приложен Перечень архивных справочников и информационных документов с указанием их местонахождения. По мере подготовки и создания один экземпляр новых справочников передается для постоянного хранения и использования в работе в СИФ ГАРО, информационных документов (статей, лекций, докладов, справок, информаций) – в фонд архива. Сведения о них вносятся в соответствующие разделы рабочих экземпляров Перечня (читальный зал, отдел информации).

В случае, если в информационном документе не указывается название области, следует понимать, что имеется ввиду Ростовская область. Название других регионов (Краснодарский, Ставропольский, Северо-Кавказский края и др. обязательно указываются).

В информационных документах указываются 2 даты: 1-я означает дату события или хронологический отрезок, 2-я – дату составления информационного документа.

Обзор НСА предназначен для сотрудников архивных учреждений и пользователей читального зала.

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Архивные справочники обеспечивают поиск хранящихся в архиве документов и информируют об их составе и содержании в целях всестороннего использования. В госархиве создаются межфондовые и внутрифондовые архивные справочники.

1. МЕЖФОНДОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ

1.1. Путеводитель «Государственный архив Ростовской области» (Ростиздат, 1961), содержит информацию о комплексе фондов, хранящихся в госархиве Ростовской области и его филиалах в гг. Новочеркасске, Таганроге и Шахтах 2 по состоянию на год издания каждого из справочников.

Путеводитель состоит из трех разделов: фонды дореволюционного периода, фонды периода контрреволюции на Дону, фонды советского периода.

Информацию о деятельности предшественников фондообразователей советского периода в ряде случаев можно найти в фондах досоветского периода.

Путеводитель построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.

В основной части путеводителя даны характеристики фондов, документы которых могут быть широко использованы в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях. Фонды, незначительные по объему или имеющие справочное значение, включены в список фондов, не вошедших в основную часть путеводителя, который дан в приложении к путеводителю. Принцип расположения фондов в списке тот же, что и в основной части путеводителя. В приложении к путеводителю даны также справка о составе фондов СИФ, справка об изменениях административно-территориального деления края с XVIII века до 1960г. и карта изменений административных границ на территории Нижнего Дона и Северного Кавказа.

Путеводитель снабжен также указателем имен, упоминающихся в характеристиках фондов.

Построение основной части путеводителя дает четкое представление о составе фондов государственного архива и его филиалов как единого целого, отражает взаимосвязь фондообразователей. Схема построения путеводителя является дополнительным источником информации о документах фондов, помогает уяснить место каждой организации в системе государственного аппарата.

Характеристики фондов, данные в путеводителе, состоят из наименования фонда, справочных данных о нем (номер, количество дел, крайние даты), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации документов фонда. Если название фондообразователя изменялось, то название фонда в путеводителе дано по последнему названию фондообразователя (в пределах периода, за который хранятся документы). Все предыдущие переименования даны в исторической справке. Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия фондообразователя, его подчиненности, крайних дат существования в пределах хронологических рамок документов, указанных справочных данных. Отсутствие документов за те или иные периоды находит отражение в справочных данных (1937-1939 гг., 1943-1956 гг.) Если значительную часть фонда составляют документы по личному составу, при указании объема фонда делается специальная оговорка. Например, 3152 дела (в т.ч. 1445 личных дел). В фондах личного происхождения встречаются документы, образовавшиеся до рождения фондообразователя и отложившиеся после его смерти (документы о нем, о юбилейных датах, об открытии памятника фондообразователю).

К номерам фондов советского периода добавляется буква «Р».

Фонды, хранящиеся в Таганрогском филиале, отмечены одной звездочкой (х), в Шахтинском – двумя (хх), в Новочеркасском – тремя (ххх).

Справочные данные о фонде необходимы лицам, пользующимся путеводителем: номер фонда – при затребовании НСА к фонду и документов фонда; объем фонда отражает степень его сохранности; крайние даты показывают хронологический период, охватываемый документами фонда. Сопоставление крайних дат документов с крайними датами существования фондообразователя, данными в исторической справке, также позволяет судить о степени сохранности фонда, о наличии в фонде документов предшественника фондообразователя.

Два дополнения к Путеводителю, изданные в 1971 и 1975 гг. в виде Кратких справочников по фондам (1.2. и 1.3.) , содержат обобщенную информацию о фондах, принятых на хранение после издания путеводителя, и о дополнительных поступлениях по фондам, вошедшим в путеводитель. Краткие справочники включают предисловия, содержащие групповые характеристики фондов, сведения о составе фотодокументов и научно-справочной библиотеки.

Структура справочников аналогична структуре раздела фондов советского периода путеводителя. Характеристики фондов включают полное и сокращенное название организации – фондообразователя, ее подчиненность, номер фонда, объем, крайние даты документов и крайние даты деятельности фондообразователя, если даты не совпадают.

Путеводитель и дополнения к нему тиражированы, имеются в Справочно-информационном фонде (СИФ) госархива и в читальном зале.

В настоящее время готовится электронная версия путеводителя с учетом фондовых поступлений за последний период.

1.4. Указатель фондов архива является также межфондовым справочником. Главная цель указателя фондов архива – обеспечение быстрого и эффективного поиска требуемых фондов. В условиях, когда постоянно растет спрос на хранящуюся в архиве ретроспективную информацию, Путеводитель и Краткие справочники по фондам не удовлетворяют всем требованиям поиска. В указателе фондов архива оперативно отражаются все изменения в составе и объеме фондов. В этом его преимущество перед издаваемыми справочниками.

Указатель фондов обеспечивает информационный поиск на уровне фонда.

Схема построения указателя аналогична схеме путеводителя. В указатель включены все фонды госархива. На карточке дано название фонда, переименования фондообразователя и его подчиненность, крайние даты существования, объем фонда, крайние даты документов, номер фонда. В самостоятельный раздел выделены карточки со сведениями о выбывших фондах, указано их местонахождение.

Карточный указатель фондов архива ведется в госархиве в 3 экз. и хранится: в читальном зале, в отделе информации и в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов.

2. СИСТЕМА КАТАЛОГОВ.

Система каталогов госархива представляет собой совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, и потому позволяет осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

В систему каталогов госархива входят:

2.1 каталоги к документам на бумажной основе:

2.1.1 систематический:

2.1.1.1 досоветский период

2.1.1.2 советский период

2.1.1.3 досоветский период по истории госучреждений

2.2.1.4 именной каталог

2.2 каталоги к фотодокументам:

2.2.1 систематический советского периода

2.2.2 предметно-тематический советского периода

2.2.3 тематический досоветского периода

2.2.4. именной каталог.

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связей между ними – организация взаимодействия элементов системы, которая осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего, связаны с систематическим каталогом.

2.1.1.1. Систематический каталог к документам на бумажной основе (досоветский период) создается на основе Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов Российской Федерации (XVIII – нач. ХХ вв.). М., 1978,1983, (ЕКДИ).

2.1.1.2. Систематический каталог к документам на бумажной основе (советский период) создается с 1964г. Первоначально он создавался на основе Схемы единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР (советский период). М., 1962, с последующими изменениями и дополнениями к ней. С 1980г. был переведен на Схему единой классификации документной информации (ЕКДИ) в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978г. СЕК служит не только руководством при систематизации карточек в каталоге, но и выполняет одновременно функции научно-справочного аппарата, облегчает пользование каталогом, ориентирует в наличии документов определенного содержания, способствует более быстрому их нахождению.

Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщения обо всем документальном комплексе архива (в том числе на уровне отсылочной карточки к другим каталогам и справочникам системы НСА архива). Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения, систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документах. Все это определяет его центральное положение в системе каталогов архива.

Каталог содержит полные сведения по всем фондам 1 и 2 категорий; по фондам 3 категории органов государственной власти, учреждений и организаций сельского хозяйства, народного образования и др. отраслей.

В каталоге сосредоточены также сведения из печатных источников СИФ ГАРО (газет, журналов, сборников, законодательных актов). Значительное количество таких карточек имеется в разделах Б – «Государственное устройство» и И2 – «Профессиональные союзы». Карточки, содержащие сведения по истории Дона, выявленные по документам центральных госархивов (ЦГА г. Москва и ЦГАНХ), сосредоточены в отдельном ящике, систематизированы в соответствии с СЕК.

Каталог состоит из 5 отделов, каждый из которых делится на подотделы и разделы (в основном по отраслевому признаку). Разделы располагаются в логической последовательности и имеют свое внутреннее деление: подразделы, темы, подтемы, вопросы. В каталоге на определенной ступени классификации применен формальный признак систематизации карточек: хронологический, алфавитный или географический (последним из которых является хронологический). Для закрепления структуры и ряда конкретных понятий применяется буквенно-цифровая система индексов.

С целью облегчения пользования каталогом, отделы, подотделы и последующие деления отделяются друг от друга карточками-разделителями. Для каждого деления употребляется карточка – разделитель определенного цвета, размера и формы. На разделителях указан индекс и название соответствующего деления (отделов, подотделов, разделов). На разделителях к карточкам, содержание понятий которых не нашло отражения в СЕК, указано только название темы и вопроса (без индекса).

На каждый ящик каталога внесен первый и последний индексы и наименования делений, включенные в него.

Взаимосвязь между делениями каталога осуществляется путем системы отсылок.

На разделителях ниже основного индекса и его наименования указан отсылочный индекс, где также сосредоточена информация по данному вопросу. За разделителем помещена отсылочная карточка, в содержании которой указан вопрос или вопрос и поисковые данные с указанием индекса, где может быть расположена подобная информация.

Степень полноты включения в каталог информации можно определить по книге и карточке учета фондов госархива, прошедших каталогизацию. По картотеке, систематизированной в порядке номеров фондов, определяется сам факт тематической разработки фонда (на карточке даны: номер, название, крайние даты документов фонда; порядковый номер и страница регистрации по книге учета). По книге учета фондов, прошедших каталогизацию, устанавливается: количество дел, подвергнутых каталогизации, методика разработки (поединично, подокументно), количество составленных карточек, степень завершенности работы (влиты карточки в каталог или нет). Справка о каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Каталог насчитывает более 300 тысяч тематических карточек. Источником пополнения каталога являются карточки, составленные при целевой тематической разработке, научно-технической обработке фондов, тематическом выявлении и др. видах работ с документами.

2.1.2 Каталог по истории госучреждений создается, в основном, на базе карточек, выделяемых из систематического каталога в ходе его усовершенствования. В него включаются также сведения по истории учреждений, документы которых хранятся в госархиве. Сведения берутся из листов фондов. В каталоге отражаются сведения о создании, ликвидации, реорганизации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности.

В основу схемы каталога положена ЕКДИ.

2.1.3 В именной каталог включены карточки со сведениями о жизни и деятельности революционеров, крупных ученых, писателей, композиторов и многих других выдающихся деятелей за дореволюционный и советский периоды.

Источниками его пополнения являются карточки, составленные по запросам учреждений и в результате тематического выявления. Пополняется также за счет дублирования тематических карточек систематического каталога (советский период). Построен он по алфавитному признаку.

Сведения по истории учреждений сосредоточены также в исторических справках, подготовленных архивом по заявкам учреждений. Наименования учреждений внесены в Перечень архивных справочников и информационных документов. Справки хранятся в фонде ГАРО (Р-137. Оп. 1,5,7).

2.2 Каталоги на фотодокументы:

2.2.1 Систематический советского периода - построен по ЕКДИ, предметно-тематический советского периода – по географическому признаку, внутри – по учреждениям,

2.2.2 тематический советского периода – по темам,

2.2.3 предметно-тематический советского периода – по темам, 2.2.4.. именной - создается путем дублирования тематических карточек систематического каталога, построен по алфавитному принципу.

Особенностью каталогов на фотодокументы является форма тематической карточки – видовая карточка, представляющая собой контрольный отпечаток с фотодокумента. На оборотной стороне дается описание фотодокумента, в виде краткой аннотации о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе, дата и место события, автор съемки.

3. ВНУТРИФОНДОВЫЕ (ВНУТРИВИДОВЫЕ) СПРАВОЧНИКИ

3.1 Указатель описей и документов фондов . Важным этапом информационного поиска в архивах является поиск требуемой описи. К фондам, имеющим много описей с нечеткой систематизацией дел, составляются указатели описей. Например, документы фонда Азово-Черноморского краевого земельного управления в количестве около 14 тыс. дел учтены по 10 описям. Описи составлены по отраслевому принципу без учета принадлежности документов к структурному подразделению, с нарушением хронологии, что усложняет поиск документов. С целью повышения оперативности составлен сводный указатель описей фонда. Указатель построен по хронологическо-структурному принципу. В годовые разделы указателя вынесены наименования структурных подразделений земельного управления, расположенные в алфавитном порядке. Аналогичные указатели составлены и к другим фондам, учтенным по 10 и более описям.

Указатель описей фонда дает ссылки только на опись (раздел описи) или на опись и дело. Однако, в том случае, когда указан номер дела, пользование указателем не освобождает от обращения к конкретной описи, а лишь конкретизирует поиск, позволяя наметить для просмотра заголовки интересующих дел.

С помощью указателя к описям ускоряется поиск необходимой информации, отпадает необходимость в выдаче и просмотре всех описей фонда.

Указатели к документам существенно дополняют описи и каталоги, раскрывая содержание документов в ином аспекте. Они создаются при тематической разработке многоинформативных, широко используемых фондов. Например, к документам фонда Северо-Кавказского крайсовнархоза (1920-1929гг.), описи которого построены по хронологии, а заголовки дел недостаточно полно раскрывают содержание, составлен предметно-тематический внутрифондовый указатель, отсылающий к делам и листам. Межфондовые указатели создаются к документам одной отраслевой групы фондов. С их помощью осуществляется поиск по теме, отраженной в комплексе документов отрасли. Так при исполнении запросов по истории колхозов и совхозов может быть использован указатель организаций, учреждений и предприятий системы сельского хозяйства Дона и Северного Кавказа за 1920-1937гг., составленный по документам 12 фондов. Указатель содержит все основные сведения по истории и деятельности учреждений системы. В поисковые данные включены номера фондов, описей и дел. Аналогичные межфондовые указатели составлены к документам групп фондов здравоохранения и народного образования.

3.2 ОПИСИ ДЕЛ

Опись дел – основной внутрифондовый архивный справочник. Она содержит информацию и обеспечивает информационный поиск на уровне дела.

Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающих состав и содержание фонда.

Все документы, хранящиеся в архиве, описаны (более 4200 описей на документы 2730 фондов). Количество описей в каждом фонде от 1 до 40. Качество описей также различное.

В госархиве проводится планомерная работа по переработке и усовершенствованию описей. С целью правильного определения очередности работ и методики раскрытия содержания все фонды в зависимости от их информационной значимости и используемости разделены на три категории. В настоящее время в госархиве ко всем фондам 1 и 2 категорий имеются описи, отвечающие всем современным требованиям, снабжены необходимым научно-справочным аппаратом (предисловия, указатели, переводные таблицы, оглавления и др.). Однако, немало еще фондов 3 категории, имеющих рукописные, на ветхой бумаге, описи с большим количеством пометок о выбывших делах. Архив планомерно занимается усовершенствованием описей этой многочисленной группы фондов.

Переработка описей проводится в тех случаях, когда необходимо уточнить фондирование документов, выделить в самостоятельную опись документы по личному составу, когда в описи много «глухих» заголовков, не раскрывающих содержания документов, имеются дополнительные описи.

В процессе переработки описей просматриваются полностью все дела, проводится тематическая разработка фонда, составляются новые заголовки, уточняется систематизация, перешифровываются дела, составляется переводная таблица шифров дел, которая помещается в конце новой описи. С помощью переводной таблицы можно при необходимости без больших затрат времени перевести старый шифр ранее использованного дела на новый. Чаще всего приходится это делать при использовании тематических карточек каталога, составленных до переработки описей и имеющих старые шифры. Необходимость перевода шифра устанавливается путем сопоставления даты составления тематической карточки или использования документа с датой переработки описи.

В процессе усовершенствования описей уточняются и редактируются заголовки, составляются недостающие элементы НСА (предисловия, предметно-тематические, географические и др. указатели, оглавления), что значительно повышает информативность описей. Выбор типа указателя определяется характером и направлениями деятельности фондообразователя, составом и содержанием документов, принципами систематизации дел.

Все фонды, проходящие переработку и усовершенствование, подвергаются одновременно тематической разработке, а это значит, что поиск информации по вопросам деятельности фондообразователя следует проводить и по каталогам. Факт прохождения тематической разработки фонда отражен во 2-й части предисловия к описи.

Из микрофотокопий документов по истории Дона, выявленных в центральных государственных архивах, созданы коллекции (КМФ), которые учтены по специальным описям.

Внутривидовым архивным справочником к фотодокументам являются описи фотодокументов и книги учета к описям. В описи раскрывается содержание документа, указывается дата и место события, откуда и когда поступил документ, автор съемки. Содержание позитивов, включенных в фотоальбомы, раскрывается с помощью внутренних описей. Фотодокументы поступают в госархив по описям с начала 80-х годов после издания Основных правил работы госархивов с кинофотофонодокументами.

4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Составной частью системы НСА являются информационные документы: обзоры (тематические и фондовые), указатели, перечни, справки, списки, доклады, лекции, статьи, написанные с использованием документов архива, исторические справки, сборники документов и др. Информационные документы, как и справочники, делятся на межфондовые и внутрифондовые.

4.1. ОБЗОРЫ

Обзоры – справочники о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, связанных между собой единством содержания или фондовой принадлежности, в зависимости от целей раскрытия состава и содержания документов по одной определенной теме, вне зависимости от того, в материалах одного или нескольких фондов находятся сведения, отражающие эту тему. Например, обзор «Сельское хозяйство дона в XIX в.» составлен по документам более 30 фондов; обзор «К истории дореволюционного Таганрога» - по документам 8 фондов.

В госархиве составлено более 60 тематических и фондовых обзоров документов советского и досоветского периодов. Составителями обзоров являются научные сотрудники госархива и филиалов, ученые вузов и студенты исторического факультета университета. Характеристики документов в обзорах сопровождаются ссылками с точными поисковыми данными, что дает возможность найти описываемы документы, не прибегая к помощи других видов НСА (описей).

Основная часть обзоров находится в фонде ГАРО (Р-137), некоторые фондовые обзоры включены в дела фондов. 14 обзоров изданы в двух выпусках сборника «Архивы-общественным наукам», в пяти выпусках историко-генеалогического альманаха «Донской архив». Часть обзоров опубликована в периодических изданиях: Исторический архив (АН СССР), альманах ж. «Дон», в краеведческих записках и др.

Обзоры предназначены для широкого использования историками краеведами, пропагандистами, студентами исторических факультетов вузов, научными сотрудниками архивных учреждений.

4.2. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

Тематические перечни документов составляются как по запросам учреждений, так и по инициативе архива. Перечни составляются по документам одного или нескольких фондов. В перечнях, составленных к документам одного или нескольких фондов, заголовки документов располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д.

4.3. ИСТОРИЧЕСКИЕ СПРАВКИ

Исторические справки представляют собой сведения по истории населенного пункта, организации или события, куда входят даты образования и даты ликвидации в случае справки по истории организации, даты происшедших событий, сведения о развитии и деятельности, участие в известных событиях. Исторические справки составляются на основании архивных документов, на которые в тексте справки делаются ссылки, справки составляются как по запросам организаций и граждан, так и по инициативе госархива.

4.4. СПРАВКИ, СТАТЬИ, СПИСКИ, ЛЕКЦИИ, СООБЩЕНИЯ

5. СБОРНИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДРУГИЕ ПЕЧАТНЫЕ ИЗДАНИЯ

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД (СИФ) ГАРО

В СИФ ГАРО хранятся и выдаются пользователям в читальный зал:

  • собрание сочинений В.И. Ленина, К. Маркса, Ф. Энгельса, избранные произведения деятелей КПСС; стенограммы съездов и конференций КПСС, съездов КПСС и Советов и др.;
  • полное собрание законов Российской империи;
  • собрание законов, указов, постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР; Ведомости Верховного Совета СССР, РСФСР; издания по истории России и советского государства;
  • научно-исторические периодические издания;
  • энциклопедические словари;
  • справочники по административно-территориальному делению СССР, РСФСР, Юго-востока России, Северо-Кавказского и Азово-Черноморского Краев, ростовской области;
  • путеводители и справочники по фондам центральных государственных архивов СССР, союзных и автономных республик, госархивов, краев и областей;

    • С 2004 г. филиал ГАРО в г. Шахты преобразован в Центр хранения архивных документов в г. Шахты на правах юридического лица.

Описи дел

Опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

постоянного хранения;

временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:

описания дел;

организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

составления собственно описи документов;

составления справочного аппарата и оформления описи.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядковый номер;

делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

количество листов в деле;

примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой записи").

Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным "маячком" в поиске.

Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов.

Графа 4 - "Крайние даты" - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - "Количество листов" - дает представление об объеме единицы хранения.

В конце описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

"В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с N 1 по N 24".

Заверительная надпись - составляется на отдельном листе-заверителе, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи.

Например:

"В деле подшито и пронумеровано 57 (пятьдесят семь) листов (цифрами и прописью) с N 1 по N 57

в том числе: литерные номера листов 7а 7б

пропущенные номера листов

Листов внутренней описи

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления основной части справочника - собственно описи - составляется справочный аппарат к ней, который выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

титульный лист;

предисловие;

список сокращений;

указатель.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как "р. - родился", "ум. - умер", "п. - протокол", "м. - материалы" и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Предисловие подписывается его составителем.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. При использовании архивных документов запросы, чаще всего, формируются по предметам, вопросам, темам, событиям. Для решения этой задачи в архивах создаются каталоги как межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, что дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако "массовая" каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их "непубличным" характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации.

В отличие от описи каталог:

во-первых, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества дел и документов; единственная его функция - информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги представляют собой межфондовые архивные справочники.

Для государственных и муниципальных архивов основу системы каталогов составляют систематический каталог

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983).

Описание документной информации на каталожных карточках. Этот процесс представляет собой не что иное, как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке:

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов, объединенных в отдельные группы:

классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

информационные (содержание документов);

поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации. Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление на каталожной карточке:

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Помните! Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр.

  • 28.00.00.00. Культурно-просветительная работа.
  • 28.01.00.00. Общие вопросы.
  • 28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной работы.
  • 28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений.
  • 28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-просветительных и научных целях.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. Например: группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные - по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения практику, традиционно относят каталог(и) к категории обязательных для ведения в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: "Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной"

Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов в архивах должен продолжаться, и базой для данной работы должен быть новый "Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации".

Путеводители

Путеводители как и каталоги относятся к обязательным справочникам в системе справочно-поисковых средств в государственных, муниципальных и ведомственных архивах:

Путеводитель - это традиционная форма справочника, предназначенная для публикации с целью предоставления возможности исследователям заранее знакомиться с составом документов конкретного архива.

Понятие "путеводитель" является родовым. Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя определяется его целевым назначением.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах документов) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива(ов) - это вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень фондов. Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. В аннотированном кратком справочнике содержатся сведения о названии архивных фондов архива со всеми переименованиями фондообразователей, справочных данных о фондах и краткой аннотацией документов, содержащихся в нем.

Неаннотированный краткий справочник по фондам архива(ов) содержит сведения о названиях архивных фондов и их справочных данных.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) - вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного, муниципального архива, по отдельному комплексу фондов государственного, муниципального архива(ов).

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (собственно путеводитель) и справочного аппарата.

Характеристики фондов в путеводителе. Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда . Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

  • 1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
  • 2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;
  • 3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях "губернский", "областной", "волостной", "уездный", "федеральный", "муниципальный" и т.д. В то же время по названиям фондов организаций нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;
  • 4) местонахождение фондообразователя.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка , которая помогает раскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата или учреждений, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

Справочный аппарат к путеводителю. Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

К путеводителю составляется общая библиография. В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания, так и для отдельных томов.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Методика составления списка сокращений, указателей и содержания (оглавления) к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

В качестве приложений могут быть даны:

сведения об изменениях административно-территориального деления;

списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы;

сведения о составе научно-справочного аппарата архива

Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Тематические перечни документов

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник -- информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.

В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.

Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.

Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.

Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники -- соответственно по регионам.

Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.

Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.

Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.