Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи. Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления Как сделать выписку из графика отпусков

Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника . Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.

Кроме того она может потребоваться:

  • Во время суда чтобы доказать свое алиби официальным документом об отсутствии на рабочем месте.
  • Чтобы осуществить перерасчет выплат.
  • Военнослужащим чтобы супруги могли совместить время своего отдыха.
  • Для получения данных в другом подразделении.

Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.

Справка! Пригодиться она может, например, если сотрудник работает на двух работах по совместительству, и выписка необходима с основного места работы для предоставления в тоже время для отпуска на другом месте занятости.

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года . Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует . Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

Шапка

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016 «.

Основная часть

В «теле» прописывается:

  1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели «.
  2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели «.
  3. ФИО — Абашев Андрей Викторович .
  4. Табельный номер — 456 .
  5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14 .
  6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017 .
  7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017 . Во второй строке проставляется прочерк
  8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:


Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда , но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

Пример запроса

Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:

  1. Данные начальника, от которого хотят получить сведения.
  2. Информация об отпуске — его месте и дате предоставления.
  3. Сведения куда предоставляется документ.
  4. Дата, подпись.

Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».

Заключение

Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.

Пример выписки из графика отпусков Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х. ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов. Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:

  • название документа: «Выписка из графика отпусков за 2017 год»;
  • название и ОГРН предприятия;
  • запрашиваемая часть текста, идентичная оригиналу документа;
  • должность, Ф. И. О.

Как выглядит выписка из графика отпусков — образец

Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации.

В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г.


№ 56-к». Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично. Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию.
Личная подпись этого лица в выписке не ставится. Читайте о сроке хранения графика отпусков больше информации в статье по ссылке. Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

График отпусков - документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам.

Неоплачиваемые отпуска. взятые «за свой счет», в документ не вносятся. Согласно статье 123 ТК РФ. все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков.

соблюдая предусмотренные законом сроки, а работники - придерживаться очередности ухода на отдых, закрепленной документом. Организацию, проигнорировавшую требование о его составлении, могут привлечь к административной ответственности: должностному лицу, по вине которого произошло нарушение, грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а юридическому лицу - штраф от 30 000 до 50 000 рублей (согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как сделать выписку из графика отпусков?

Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений. Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов.


женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре. правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2018 году

В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2018 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 - за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год».

Важно: оставшиеся с предыдущего года дни можно как присоединить к отпуску, который полагается сотруднику в новом году, так и предоставить с определенным интервалом до или после основного отпуска. Но в любом случае прошлогодний «остаток» должен использоваться работником единовременно, как того требует часть первая статьи 125 ТК РФ.

    b.

    В случаях, когда продолжительность такого отпуска менее 7 дней;

  1. a. В случаях, когда продолжительность такого отпуска более 7 дней;
  2. c.

    Не вносятся.

График отпусков. образец заполнения по форме т-7

График отпусков образец заполнения в 2018 году При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков. Внесение изменений в график отпусков Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения.

Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст.

График отпусков

На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность - если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков. Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.

Образец заполнения графика отпусков на 2018 год

  • женщины, планирующие уходить в декретный отпуск (таким сотрудницам по заявлению должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам);
  • женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет;
  • сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет;
  • супруги военнослужащих;
  • родители, опекуны или попечители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
  • мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
  • Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время.

График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.

Необходимость составления графика отпусков на предприятии

Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:

  • Трудовой кодекс РФ (ст. 123);
  • Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» № 1 от 2004 года;

При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги . И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ .

Обязательные реквизиты

Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты :

  • название с указанием даты и номера исходящего документа;
  • наименование организации, ее ОГРН;
  • ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
  • дата утверждения;
  • фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
  • ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
  • Пометка «ВЕРНО»;
  • ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.

Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.

В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:

  • структурное подразделение;
  • должность;
  • ФИО работника;
  • табельный номер;
  • сведения об отпуске;
  • примечание.

Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.

Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации , именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).

Состав данных, включаемых в выписку

Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.

Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске , поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).

В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.

Формы и способы заверения документа

Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:

  • прописать слово «ВЕРНО» на бланке ;
  • проставить свои ФИО, должность и подпись;
  • указать дату составления документа;
  • поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).

Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:

  • подача письменного заявления на выдачу справки;
  • обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • юридически грамотно заверение.

Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.

Есть ряд ситуаций, когда сотруднику может понадобиться информация о датах своих отпусков за определенный период работы в компании. Причем не устно и не по телефону, а в виде официального документа. Для всего этого необходима выписка из графика отпусков. Поговорим о ней подробнее.

Зачем нужен этот документ?

Начнем с примерного перечня оснований для такого запроса:

  • У тех, кто работает , есть законное право идти в отпуск одновременно на всех местах работы. Для этого нужно предоставить работодателю такую выписку.
  • Когда человек должен доказать то, что он официально не находился на рабочем месте в определенное время.
  • По запросу сотрудника, который обнаружит бухгалтерскую ошибку в расчете отпускных.
  • Для предоставления в служебных целях одному или группе сотрудников информации о другом.
  • Для категорий граждан, которые имеют право совмещать свой отпуск с отпуском супруга (супруги) и для реализации этого права запрашивают выписку по месту работы.

Безусловно, при таких запросах нецелесообразно и некорректно выдавать сотруднику весь предприятия. Это официальный документ, содержащий сведения обо всех сотрудниках. Он объемен и негоден для предоставления на другие места работы или в другие официальные инстанции.

Выписка из графика отпусков предоставляется только по служебному запросу, оформленному в виде личного заявления сотрудника в свободной форме, завизированного подписью. Заявление должно содержать Ф.И.О. сотрудника, период, за который требуется информация, и цель запроса.

Подготовка документа

В ответ на запрос работник получает корректно оформленную выписку за указанный период. Разберемся, как сделать выписку для сотрудника. Чтобы документ был составлен правильно и имел юридическую силу, достаточно знать несколько нюансов:

  • Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку нужно выдать в течение трех дней после запроса (смотрите дату в заявлении работника на получение информации).
  • Оформить документ нужно на бланке предприятия.
  • Документ нужно озаглавить (название документа и период).
  • Все данные в выписке следует указать идентично информации, содержащейся в сводном графике отпусков предприятия. То есть все отметки и пояснения нужно перенести в выписку.
  • Нужно перенести данные об указанных отпусков (кто утвердил: должность, Ф.И.О. и дата).
  • Указать полные реквизиты предприятия (банковские не нужны, поскольку выписка не является расчетным документом).
  • Заверить, как заверяются все копии. Печатью организации, печатью «копия верна», подписью и указанием должности уполномоченного лица.

За образец можно взять стандартную форму Т-7, скачать которую можно , или разработать документ самостоятельно, но так, чтобы в нем были перечислены все вышеуказанные данные.

23.08.2019

— это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала и их длительности по каждому сотруднику фирмы.

Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.

Для чего нужна?

Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

Наиболее частые причины запроса выписки работником:

  • предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
  • передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
  • использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, без согласия сотрудника и т.д.).

Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

  • бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
  • начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

Причины могут быть и другие.

Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

Как сделать?

Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.

Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.

В заявлении сотрудник должен указать:

  • свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
  • просьбу на оформление выписки;
  • причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
  • дату составления и подпись.

Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.

Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.

После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.

Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.

Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.

При этом нужно обеспечить наличие:

  • подходящее наименование документа;
  • номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
  • табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
  • если в утвержденный график вносились какие-либо в связи с переносом отпускных дней или , то эти сведения также включаются в выписку.

Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.

Как сделать заверение:

  1. На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
  2. Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
  3. Указывается дата внесения заверяющей записи.
  4. Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.

После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

Образец

Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.