Пишем авансовый отчет о командировке — особенности заполнения, сроки подачи и образцы. Инструкция: составляем отчет о командировке Как сделать отчет по командировке

Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.

ФАЙЛЫ

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

проведением переговоров;
заключением договоров;
обслуживанием удаленного структурного подразделения;
закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
участием в семинарах тренингах;
обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Кто формирует отчет

Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.

Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).

Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.

Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.

В какой период нужно составлять отчет

Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:

авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

его период (дата начала и окончания);
основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

В настоящий момент достаточно распространена ситуация отправления работодателем сотрудников в различного рода командировки. В связи с данной рабочей необходимостью оформляется множество документов, в частности, служебное задание на командировку. В 2017 году планируется множество нововведений в законодательство, и возникает вопрос, коснутся ли они данного вопроса. Ведь очень важно правильно составлять документы, связанные с командировкой, чтобы не было проблем с законодательством. В данной статье Вы сможете найти ответы на свои вопросы относительно командировочного отчета с тем, чтобы его заполнение не вызвало у Вас трудностей.

Отчет о выполнении командировочного задания: обязательно ли его составлять?

Работник, возвращаясь из командировки, имеет определенные обязанности перед работодателем. В частности, ему необходимо предоставить документацию по тому времени, которое он отсутствовал. Таким документом является авансовый отчет, в котором отражается размер денежных сумм, которые работник вынужден был потратить во время командировки.

Однако единственный ли это документ, который требуется от сотрудника? Как отчитаться за командировку, не за потраченные средства, а за само задание, непосредственно для выполнения которого работнику потребовалось уехать в другую местность? И нужно ли это?

Сразу следует сказать о том, что по сегодняшнему законодательству в этом нет необходимости. Данные о том, была ли выполнена работа сотрудником, необходимо было предоставлять в виде отчета вплоть до 2014 года; затем законодательство было изменено, данный отчет из перечня необходимых документов, предоставляемых работнику после командировки, был убран. Это означает, что острой нужды в таком отчете нет.

Но это не означает, что в организации не допускается применение такой документации. Это возможно сделать при желании, если для организации есть такая необходимость.

Срок отчета по командировочным расходам

Какие же сроки предусмотрены для сдачи отчетности сотрудником по возвращении из командировки? Для предоставления авансового отчета, о котором уже было сказано выше, установлен крайний срок – третий рабочий день со дня возвращения работника в командировку. Важно понимать, что следует считать именно рабочие дни, а не календарные, поэтому, если возвращение работника пришлось на выходные или, например, пятницу (при пятидневной рабочей неделе), у него есть время, чтобы отдохнуть и написать отчет о командировке с начала рабочей недели.

Что же касается отчета о проделанной работе, который, как уже было сказано, можно предоставлять дополнительно, ввиду того, что законодательством не предусмотрено необходимости его предоставления и, как следствие, четких сроков, все определяется внутренними правилами организации.

Авансовый отчет после командировки

Поговорим подробнее про авансовый отчет в связи с тем, что его предоставление работником обязательно. Как уже было сказано, в нем отражаются расходы, понесенные сотрудником в командировке. Работник отчитывается также о той сумме, которая была выдана ему на командировочные расходы, в частности, о суточных. При этом важно, что к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы на жилье, проезд, иные расходы, которые пришлось понести.

Служебка на командировку

Разобравшись с авансовым отчетом и отчетом о выполненной работе, необходимо также ответить на вопрос: необходимо ли оформлять служебное задание на командировку? Следует сказать, что согласно Трудовому кодексу РФ, это не обязательно делать. Однако здесь действует такое же правило, как и в случае с отчетом о выполнении задания: необходимость его составления может быть предусмотрена внутренними документами организации. Бланк служебного задания на командировку скачать можно без проблем в Интернете. Есть и другой вариант: организация может разработать его самостоятельно. Однако это также необходимо указывать во внутренних документах организации. Если же она этого делать не хочет, она вправе воспользоваться формой № № Т-10 или Т-10 а.

Отчет о командировке: образец

Итак, для того, чтобы отчитаться о командировочных расходах, Вам точно понадобится составить авансовый отчет; необходимость составления иных рассмотренных документов зависит от локальных актов организации. В связи с этим может возникнуть закономерный вопрос: обязательно ли придерживаться какой-либо определенной формы, или можно составить отчет в произвольной форме?

С 2013 года форма, предусмотренная для подобного рода отчетностей, перестала быть обязательной. Это означает, что форма отчета о командировке может составлена либо по унифицированной форме № АО-1, либо самостоятельно. В качестве примера мы заполнили для Вас форму № АО-1, чтобы показать, как это делать. Однако пользоваться ей совсем не обязательно, если Вам удобнее разработать собственную форму.

В статье:

Скачайте полезные документы:

Для чего нужен отчет о командировке: пример разных видов отчетности

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель ставит перед ним определенные задачи и авансом выплачивает командировочные для покрытия всех издержек, связанных с поездкой. По возвращении работник обязан отчитаться о достигнутых результатах и подтвердить расходы. Сведения должны быть точными и достоверными, поэтому используют письменную форму отчета о командировке. Причем речь идет о двух совершенно разных видах отчетности: финансовой и служебной.

Как составить отчет о выполнении служебного задания по командировке

Для отчета о выполнении поручений обычно используется бланк служебного задания. До 8 января 2015 года это документ, как и командировочное удостоверение, считали обязательным, без него не обходилась ни одна деловая поездка.

В настоящее время можно не оформлять служебное задание каждый раз, отправляя сотрудника в деловую поездку. Тем не менее, работодатели не спешат отказываться от удобного бланка, на котором есть специальная графа для краткого отчета о проделанной работе. Речь идет об унифицированной форме №Т-10а, которую можно применять в стандартном виде, или доработать в соответствии с потребностями организации.

Оформляя командировку, работодатель указывает в служебном задании:

наименование организации;
номер и дату составления документа;
табельный номер, подразделение, должность и ФИО командированного работника;
место, сроки и источник финансирования командировки;
основания и цель поездки.

Задания, которые поручают работнику, отражают в графе 11. Расположенная рядом графа 12 на момент отъезда остается незаполненной, поскольку именно здесь будет краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример:

Скачать образец

Записи в графу 12 сотрудник вносит по мере выполнения поставленных перед ним задач, кратко перечисляя достигнутые результаты. А поле «Заключение » заполняется только по прибытии из командировки: здесь непосредственный руководитель командированного, например, начальник отдела или рабочей группы, ставит итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Организации, которые не используют бланки служебных заданий, указывают цель поездки в приказе о направлении в командировку. Поскольку типовая форма приказа не содержит поля для отчета о выполнении задания, работнику придется отчитываться другим способом, например, составить отдельный отчет о командировке в свободной форме, служебную записку или доклад.

Как оформить авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Обычно используется унифицированный бланк отчета по командировке №АО-1, заполняемый от руки или на компьютере. Но это правило касается только коммерческих организаций, поскольку для казенных и бюджетных учреждений предусмотрен бланк другого типа - ОКУД 0504505 .

Бланк авансового отчета о командировке

Скачать образец

Остальные предприятия применяют двухстороннюю форму №АО-1. На лицевой стороне командированный сотрудник указывает свою фамилию, имя и отчество, должность, табельный номер, размер полученного аванса и другие необходимые данные. Затем он заполняет таблицу на оборотной стороне, где перечисляются траты, понесенные за время поездки, в том числе суточные , и указываются реквизиты подтверждающих документов.

Работник должен знать, как написать отчет о командировке и обосновать свои расходы оправдательными документами. Поэтому вместе с авансовым отчетом следует подать в бухгалтерию оригиналы документов, в которых зафиксированы суммы, потраченные во время поездки, и обстоятельства, подтверждающие производственный характер расходов. Например, договоры аренды жилья, счета из гостиниц и хостелов, товарные чеки и квитанции, проездные билеты и талоны.

Часть сведений в авансовый отчет вносит бухгалтер. Документ принимается на проверку бухгалтерией организации, а работник получает на руки отрывной корешок-расписку, подтверждающую, что он отчитался перед работодателем. На расписке обязательно ставится текущая дата и подпись бухгалтера, принявшего отчет.

Внимание! Чтобы приложенные к основному бланку чеки, квитанции и билеты не потерялись, каждый документ следует наклеить на лист формата А4.

Если выданный перед отправкой в командировку аванс не потрачен полностью, сотрудник должен вернуть остаток средств в кассу предприятия или согласиться на удержание соответствующей суммы из своей заработной платы. Если ситуация сложилась с точностью до наоборот и аванса не хватило на оплату всех расходов, и сотруднику пришлось доплачивать из собственного кармана, работодатель обязан выплатить ему разницу после проверки отчета.

Помимо суточных за каждый день командировки, стоимости проездных билетов и других расходов, напрямую связанных с поездкой, работодатель обязан оплатить рабочие дни, проведенные сотрудником на месте назначения, а также в пути туда и обратно, в размере среднего заработка. Даже если работник вынужденно задержался в пути, например, в связи с отсрочкой авиарейса, это время также придется оплатить.

Срок сдачи финансовой отчетности о командировочных расходах - три рабочих дня после возвращения из поездки.

Письменные отчеты о расходах во время командировки и выполнении служебного задания - важные документы, на основании которых работодатель оценивает результаты поездки. Производственный отчет, оформленный на бланке служебного задания или отдельным документом, сдается непосредственному руководителю командированного работника, а авансовый отчет вместе с приложенными чеками и квитанциями - в бухгалтерию предприятия.

Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.

Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2017 году

Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.

Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:

Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.

Подробнее об этом читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.

Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

«Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета» ;
«Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?» .

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см.