Оцифровка документов. Оцифровка архивов - самый современный способ хранения документов! Оцифровка архивных документов из опыта

Оцифровка бумажных архивов включает в себя сканирование и каталогизацию документов. Чем более крупной является организация, компания, тем сложнее ее документооборот, тем больше хранится документов в ее архивах и тем, соответственно, привлекательнее выглядят услуги по оцифровке архивов.

Экономия на поиске

Зачастую для поиска в архиве необходимого документа приходится затрачивать массу времени и усилий. А может возникнуть ситуация, когда один и тот же документ требуется сразу нескольким сотрудникам – в таком случае приходится делать его копию.
Кроме того, стоит отметить, что частое обращение к бумажным документам рано или поздно приводит к их повреждению, а иногда и “потере”, если ошибочно расположить дела в архиве.
А ведь решить все эти проблемы достаточно просто – необходимо просто обеспечить оцифровку бумажных архивов, использовать в работе автоматизированные информационные системы, которые обеспечат оперативный поиск, а также доступ к электронным копиям документов.
Оцифровка бумажных архивов обладает множеством преимуществ. И речь идет не только о качественно новых возможностях по предоставлению и использованию документации компании, но и об обеспечении сохранности данной информации.

Выгода от оцифрованных документов:

уменьшение нагрузки на бумажный архив и участок ксерокопирования;
возможность высвобождения архивных площадей;
сокращение расходов на содержание бумажных архивов.

Оцифровка бумажных архивов: этапы

Первый этап. Все работы по оцифровке архивов начинаются с экспертизы документов. В результате анализа документов определяется структура бумажного массива, а также количественные и качественные характеристики документов. На основе результатов экспертизы осуществляется выбор технологии и оцифровки документов, критериев оценки качества, выбор состава оборудования, согласовываются сроки исполнения и бюджет.

Второй этап представляет собой непосредственно сканирование. Оцифровка архивов представляет собой процесс создания графических образов документа с использованием сканеров. Перед тем, как переводить документ в электронный вид, оператор подберет оптимальный режим сканирования, проведет, собственно, сканирование, контролируя при этом качество получаемых изображений на мониторе.

Эффект от внедрения электронного архива

Результатом оцифровки бумажных архивов являются электронные копии документов. Профессиональное оборудование, которое использует наша компания, позволяет сканировать различные документы со скоростью до нескольких тысяч страниц в день – в пакетном режиме. Полученные файлы записываются на флешки, CD, DVD и иные носители.

Итоги оцифровки архива

Сразу после того, как оцифровка архивов завершена, графические образы проходят автоматизированную обработку – разделение по страницам разворотов, обрезку по краям, выравнивание по строкам, удаление шумов, улучшение качества образов и так далее. Параметры для каталогизации отсканированных документов вы сможете задать на свое усмотрение, тем самым обеспечив оптимизацию бизнес процессов со стороны документоведения.

И.Е. Хворова

Процесс оцифровки документов для создания электронного архива

Статья посвящена процессу оцифровки - наиболее удобному механизму сохранения и использования информации в современных условиях. Автор рассматривает основные моменты процесса оцифровки архивных материалов, включая анализ возможных способов переведения документов в электронный вид, категории документов для оцифровки, форматы хранения электронных документов и исследование современных стандартов оцифровки. Также в статье анализируются необходимые условия для создания виртуального архива исторической персоналии или события в современном контексте. Особое внимание автор уделяет особенностям организации электронного ресурса, исследует существующие современные проекты по данной тематике и анализирует возможные трудности, с которыми может столкнуться исследователь при создании электронного архива.

Ключевые слова: оцифровка, архивный документ, электронный фонд пользования, виртуальный архив.

Реалии современной жизни все чаще требуют от нас активного использования новых информационных технологий. Информационная эпоха вносит свои коррективы также и в мир диалога архивных источников и исследователя. Современные цифровые технологии позволяют осуществлять самые глобальные идеи по созданию альтернативного поля хранения - хранения документов в виртуальной плоскости.

Оцифровка архивных документов на сегодняшний день является наиболее удобным инструментом для сохранения и использования информации. Она дает возможность для безопасного и более экономичного хранения, удобного поиска и использования

информации, а также для оперативного доступа к материалам архива. Процесс оцифровки документов основывается на идее формирования единого электронного фонда пользования (далее -ЭФП). ЭФП представляет собой совокупность электронных копий архивных документов, которые записаны на цифровые носители и предназначены для использования вместо подлинников документов1. Важным моментом при создании ЭФП является необходимость регламентации процесса его создания.

По мнению заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумова, основные цели оцифровки документов заключаются в расширении и упрощении доступа к документам архивного фонда, обеспечении сохранности подлинников путем постепенного вывода их из оборота использования, предоставлении доступа к электронному фонду, а также в ускорении процесса предоставления государственных услуг2.

Рассмотрим основные моменты процесса оцифровки. Прежде всего, необходимо учитывать, что архивный фонд Российской Федерации хранит обширный документальный массив. Таким образом, прежде чем начать сканирование самих документов, целесообразно провести оцифровку научно-справочного аппарата архива, создать электронные описи для поиска данных. Первоначальная оцифровка описей архива дает возможность пользователю не выходя из дома познакомиться с перечнем хранящихся документов и заказать интересующие документы по Интернету. При этом необходимо также учитывать факт научно-технической редакции заголовков дел - только если опись усовершенствована, можно начинать оцифровку фонда.

Категории документов для оцифровки включают в себя не только документы, для которых существует угроза утраты информации, но также наиболее ценные, уникальные материалы и востребованные документы. Критерии документов об уникальности и ценности документов несколько размыты, а востребованность не является постоянной величиной, поэтому при выборе материалов оцифровки часто возникает вопрос: какие документы необходимо переводить в цифровой вид в первую очередь? Возможно, добиться более результативной выборки будет проще, если в процессе отбора примут участие не только члены экспертной комиссии архива, но также и привлеченные профессионалы - историки, политологи, социологи, общественные деятели и др. Процесс создания такой рабочей группы требует четкой регламентации. Следует отметить, что, несмотря на сформулированные критерии отбора3, они не являются обязательными и региональные архивы

вправе сами выбирать те документы, которые нужно оцифровать в первую очередь.

Выбор способа оцифровки важен, так как носитель и формат представления материала также несет полезную для работы исследователя информацию, поэтому очень важно передать ее в наиболее точной, сопоставимой с подлинником форме.

В непосредственной оцифровке документов важно соблюдать все меры безопасности при работе с подлинником, особенное внимание необходимо уделить при сканировании книг и древних актов (свет, принтер, поведение специалиста при оцифровке должны соответствовать принятым нормам). В данном этапе ключевую роль играют финансовые возможности проекта по оцифровке - выбор оборудования для сканирования определяет степень безопасности этого процесса для подлинника. Выбор более экономичного аппаратного устройства неизбежно влечет за собой риск нанести непоправимый вред документам, а также сокращает шансы на создание сопоставимой, полноцветно заменяющей подлинник копии4.

При оцифровке документа делается минимум две копии подлинника - рабочая копия и мастер-копия. Оба материала должны быть замаркированы и зарегистрированы в специальном реестре. Благодаря такой системе регистрации поиск отсканированного документа будет более быстрым и комфортным для пользователя, а учетные данные позволят легко отслеживать документ в общей информационной системе архива.

Среди форматов хранения изображений наибольшее распространение у архивистов получили форматы TIFF и JPEG. Формат TIFF своей популярностью обязан возможности сохранения качества изображения благодаря алгоритмам сжатия данных без потерь. Формат JPEG обладает возможностью высокой степени сжатия, но при этом происходит потеря качества изображения. Изменения могут быть незаметны невооруженным взглядом, но сжатое изображение будет отличаться резкими контрастами или пикселями. Поэтому JPEG нельзя использовать как промежуточный формат при обработке изображений. В JPEG допустимо сохранять лишь окончательный вариант. Что касается других разновидностей электронных документов и наиболее предпочтительных форматов их хранения, то существуют текстовые документы (ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), видео (mov, avi, mpeg, mp4) и аудио (wav, aiff, mp3), чертежи (autocad), графики и схемы (tiff, pcx), БД в виде электронных таблиц и реляционных баз данных (xls, xml, html, mdb). Для фотодокументов также приемлем формат pdf. Полученный массив данных может использоваться для передачи по цифровым каналам,

сохраняться на цифровом оптическом носителе (однократно записываемые CD-R, DVD-R, многократно записываемые CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW диски), магнитном (жесткие диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты), Flash-накопителях и т. д.

Требования к качеству получаемых цифровых копий четко не сформулированы. Отсутствуют критерии оценки качества электронных копий бумажных документов: параметры изображения, тоновое воспроизведение (контрастность), яркость, шум, точность цветопередачи, резкость, разрешение, геометрические искажения и др. За рубежом уже используется ряд документов, опыт которых в области оценки качества оцифрованных документов был бы полезен для России. Национальный стандарт США ANSI/AIIM MS44 «Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений» устанавливает и раскрывает базовую терминологию, основные параметры и критерии оценки качества сканирования, а также подходы к их практическому измерению. На его основе с учетом современных требований в 2000 г. были разработаны международные стандарты ISO для оценки качества сканирования черно-белых документов.

После оцифровки подлинник возвращается обратно на хранение в архив, а сделанные копии пополняют электронный фонд пользователя и становятся доступными для исследователей.

Поиск решения проблемы хранения и оперативного использования архивных документов начался еще в середине 1990-х гг., когда Библиотека Конгресса США приступила к тотальной оцифровке имеющегося собрания микрофильмов (как самостоятельной коллекции и как основного носителя страхового и пользовательского фондов). В процессе оцифровки американские специалисты столкнулись с необходимостью выработки единых подходов к реализации процессов перевода информации с материальных носителей в электронный вид, т. е. возникла необходимость в регламентации процессов оцифровки.

Современные стандарты оцифровки по уровню их регламентации можно разделить на 3 категории стандартов: международный, национальный и стандарт организации. Международный стандарт ISo5 разрабатывается группой ученых, его использование дает технологическое, экономическое и социальное преимущества, но не является обязательным ни для одной страны - участницы организации ISO. Национальный стандарт является обязательным для использования органами государственной власти различных уровней, он разрабатывается для улучшения процедуры оцифровки с учетом особенностей законодательства, стандартов документа-

ции в определенной стране. Стандарт организации подчеркивает специфику конкретной компании в процессе перевода документа в электронный вид и его последующее хранение и использование. Наиболее известным национальным стандартом, регламентирующим процессы оцифровки, является «Стандарт оцифровки S6» (S6: Digitisation Standard)6, введенный в действие национальным комитетом по стандартизации Австралии и Новой Зеландии в 2006 г.7 К сожалению, в России нет аналогичного документа, регламентирующего процессы оцифровки и создания ЭФП.

В 2012 г. сотрудниками Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Федерального архивного агентства (Росархив) были разработаны «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». Моделью для этих рекомендаций стали «Стандарт оцифровки S6» и «Технические рекомендации» FADGI. В целях продолжения работ в данном направлении представляется целесообразным выработать Стратегию разработки и обновления отраслевых нормативно-методических актов, регламентирующих различные направления деятельности в области информатизации архивного дела, а также создать регламент и перспективный план по ее реализации. Разработчиками были выделены ключевые моменты, которые необходимо учитывать при подготовке регламентирующего документа.

1. Структура и содержание разработанных и введенных в действие документов международных и национальных систем стандартизации обусловлены спецификой правовой базы той страны, где они возникли. Поэтому их прямой перевод и использование в Российской Федерации требуют взвешенного подхода.

2. Необходимо создание не одного нормативного документа, регламентирующего вопросы оцифровки, а комплекса нормативно-правовых актов, описывающих требования ко всем этапам и аспектам этого процесса.

3. Структура и общее содержание этой нормативно-методической документации могут быть построены на зарубежных аналогах, выбранных экспертами отрасли в качестве примеров, наиболее близких и адекватных российским условиям. При этом отечественные разработки должны в полном объеме отражать специфику всех процессов и аспектов оцифровки (включая требование к оборудованию, персоналу, процедурам и менеджменту качества), присущую России8.

Оцифровка документов - необходимая мера для организации оперативного доступа к документам архива. Наличие определенно-

го массива документов позволяет создать новый, комфортный для пользователя, научно полезный информационный ресурс - виртуальный архив. Примеры таких виртуальных хранилищ можно увидеть на сайте Российского государственного архива литературы и искусства.

Виртуальный архив И.А. Бунина представляет собой ресурс с удобной классификацией представляемых документов и комфортным для пользователя интерфейсом. Документы разделены на три группы: «Рукописи», «Вырезки из газет и журналов», «Изобразительные материалы» и представляют собой сканированные копии подлинников фондов Российского государственного архива литературы и искусства и Архива русского зарубежья в г. Лидсе9. Разработчики проекта обозначают ключевые моменты по реализации подобных проектов: финансовые вопросы, проблема разобщенности архивных документов и необходимость переговоров с хранилищами разных учреждений и даже стран для сбора необходимого материала и, наконец, решение вопросов юридического характера - так как на электронную публикацию материалов также распространяется авторское право. Ресурс представляет собой положительный пример реализации проекта по созданию виртуального архива. Сайт Российского государственного архива литературы и искусства также предлагает ознакомиться с такими прекрасными примерами электронных хранилищ, как ресурс, посвященный документам Отечественной войны 1812 г. и Первой мировой войны.

Создателями электронного хранилища под названием «Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама» стали Оксфордский университет и Мандельштамовское общество. Разработчики проекта ставили целью выявить, описать и разместить в Интернете все или максимально большое количество сохранившихся творческих и биографических материалов Осипа Мандельштама независимо от места их физического расположения10. При этом в проекте объединяются рукописи, транскрипты текстов, а также комментарии к ним.

Поиски документов - важнейший этап при создании такого рода проектов. Этот процесс осложняется тем, что некоторых из ранее известных и введенных в научный оборот коллекций, возможно, более не существует. Попав в продажу в 1990-е гг., они поменяли владельцев, даже имена которых не всегда возможно установить. В иных случаях владельцы оказываются не в состоянии обнаружить те или иные автографы или документы. Это вполне объясняется тем, что комплектование архивно-рукописных фондов документами

деятелей русского зарубежья осуществлялось в основном путем дарения и не носило систематического характера11. Разработчики отмечают, что то же самое случается и с государственными архивами. Так, в Национальном архиве Франции на протяжении ряда лет не могли найти матрикуляционные документы О.Э. Мандельштама (они были заново обнаружены в апреле 2008 г.)12.

Важно отметить, что виртуальный архив О.Э. Мандельштама не только являет собой удачный пример реализации подобного проекта, но также, благодаря подробному описанию процесса создания такого архива на сайте, представляет своеобразное учебное пособие для продолжателей и исследователей процесса оцифровки.

Анализ реализованных российских проектов по созданию виртуальных хранилищ исторических материалов подчеркивает проблему разобщенности документов и сложность их поиска. Таким образом, при подготовке проекта важно акцентировать внимание на возможном сотрудничестве с зарубежными архивами.

Таким образом, возрастает роль совместных работ, совместных проектов по созданию единого виртуального поля хранения материалов одной тематики.

При оцифровке необходимо уделять внимание процессу выборки документов для перевода их в цифровой вид, а также подбору качественного сканирующего оборудования для обеспечения безопасного для подлинников процесса оцифровки. Однако на данный момент одним из самых серьезных вопросов в этой тематике остается необходимость регламентации процесса оцифровки (включая подробное описание процесса выборки материалов и закрепление терминологической базы). Без соответствующего, утвержденного законом стандарта процесс создания виртуального архива остается трудоемким и недостижимым для большинства исследователей.

Примечания

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (дата обращения: 13.05.2016). Особенности оцифровки документов в современных архивах. [Электронный ресурс] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (дата обращения: 13.05.2016).

Юмашева Ю.Ю. Архивы и «цифровая гонка вооружений» // Историческая информатика. 2013. № 3. С. 93.

ИСО - Международная организация по стандартизации. Разработчик и издатель международных стандартов. [Электронный ресурс] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (дата обращения: 13.05.2016).

Отчет о научно-исследовательской работе по теме 2.2.4 «Разработка проекта отраслевого стандарта создания электронных копий архивных документов», Плана научно-исследовательской и опытно-конструкторской работы, выполняемой на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2014 г. № 89 от 26.12.2013 (первый этап) «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов» / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД, 2012. С. 84-163. Там же. С. 20.

Объединенный электронный архив Ивана Бунина. [Электронный ресурс] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (дата обращения: 13.05.2016). Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама. [Электронный ресурс] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (дата обращения: 13.05.2016).

Попов А.В. Русское зарубежье и архивы: Документы российской эмиграции в архивах Москвы: проблемы выявления, комплектования, описания и использования (Материалы к истории русской политической эмиграции. Вып. 4). М.: РГГУ, 1998. С. 150-151.

Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама.

В последние годы услуга по оцифровке документов становится очень востребованной для подавляющего большинства компаний. Практически все современные организации в той или иной степени освоили информационные технологии и не представляют свою работу без использования персональных компьютеров. Сегодня шаблоны для документов сначала создаются на компьютере, а уже после этого распечатываются. Однако юридическую силу имеют документы с подписями и печатями, и их опять приходится переводить в цифровой вид помощью работ по оцифровке документов.

Для этого и требуется оцифровка документов

Часто приходится обращаться и к архивной документации, поэтому многие компании предпочитают иметь электронные копии всех бумажных документов своей фирмы. Оцифровка бумажных документов может облегчить жизнь не только руководителям, бухгалтерам, экономистам и секретарям, но и представителям технических и творческих профессий: конструкторам и модельерам, строителям и архитекторам, инженерам и дизайнерам, а также многим другим профессионалам. Процесс оцифровки архивных документов, содержащих разнообразные схемы, чертежи, формулы, рисунки и фотографии более трудоёмок и требует участия квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт оцифровки документов.

На что нужно обратить внимание при оцифровке документов:

Профессиональное оборудование

Для оцифровки сложных документов требуется профессиональное оборудование с большим количеством технических возможностей. После проведения оцифровки специалист делает сверку документов и электронной копии, проводится работа по распознаванию компьютером текста документа, исправляются возможные ошибки.

Возможна ручная работа

При оцифровке документов, без ручного труда не обойтись, он необходим при:

подготовке документов к сканированию: изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
сканирование документов в ручном режиме;
обратной комплектации документов в папки;
при вводе информации в систему;
проверке введенной информации.

Программное обеспечение

Правильно подобранное ПО позволяет упростить и ускорить решение задач по оцифровке документов в разы.

Опыт и скорость работ

Компания "Столичный Архивист" имеет многолетний опыт услуг по оцифровке бумажных документов и полностью гарантирует. Что все будет выполнено в срок и по оптимальной цене.

В последние годы все более популярной становится оцифровка документов в архиве. Обычная бумага портится, стареет, а информация, которая в ней находится, может полностью потеряться. Ведь раньше и бумага была другая, и условия хранения документов совсем иные. Именно поэтому требуется оцифровка архивов.На сегодняшний день оцифровка архивов пользуется наибольшим спросом у крупных организаций, которые давно мечтают все свои архивы перевести на безбумажную технологию.

Поиск за секунды

Если для того, чтобы найти и сделать ксерокопию документа с нужным номером, находящегося в бумажном архиве, может тратиться огромное количество драгоценного рабочего времени, то с использованием цифрового архива данная задача будет решена буквально за одну-две секунды. При этом такое время нужно на поиск нужного документа и на его печать.

Любая фирма, организация буквально ежедневно отправляет контрагентам документы, которые так нужны для сопровождения сделок. Если будет выполнена и вы, и ваши сотрудники в любой момент смогут с легкостью отправить по электронной почте любой нужный документ, а если нужно будет, то и быстро отпечатать.

Чем больше организация, тем сложнее ее документооборот

Cледовательно, и в архиве хранится просто огромное количество документов. Если просуммировать, сколько рабочего времени за год уходит на поиски оригинальных документов в архивах, а также снятие их копий, получается приличная сумма. Если же будет выполнена оцифровка архивов, то есть их переведут в электронный вид, эта сумма уменьшится в несколько раз.

Наше профессиональное оборудование дает возможность сканировать документы в потоковом режиме ежедневно со скоростью до четырехсот тысяч страниц А4.

Оцифровка архива – это удобнее, чем хранить документы в бумажном варианте

Ведь содержимое нескольких десятков тысяч папок можно с легкостью уместить на одном жестком диске. Следует также знать, что электронный архив – это еще и практично, так как намного проще управление электронными документами. Когда будет выполнена оцифровка документов, они сразу же станут доступными частным лицам и организациям, причем сразу сотням. Это и стало причиной того, что на сегодняшний день во всем мире переходят к электронным носителям. Это поможет сохранить информацию, а также сделать ее доступной для многих.

В настоящее время все больше внимания уделяется вопросам сохранности культурных ценностей. В этой связи утверждаются государственные программы, в рамках которых, по замыслу их создателей, применение новых технологий, инновационных подходов, а также мирового опыта позволит обеспечить сохранность культурного наследия, исторически значимых документов. Поэтому сегодня архивы России осуществляют перевод бумажных документов в электронный вид. О том, что послужило началом этой масштабной работы, с какими трудностями сталкиваются архивисты и как решают вопросы сохранности оцифрованных документов, заместитель руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) Олег Наумов рассказал корреспонденту PC Week/RE Ольге Звонаревой.

PC Week: Расскажите, пожалуйста, как начинался процесс оцифровки архивных документов, каковы особенности этой работы?

Олег Наумов: Задача массового перевода архивных документов в электронный вид была поставлена в программе “Информационное общество (2011—2020)”. Это совсем непростая задача. К тому же одно дело — оцифровка документов, а другое — оцифровка научно-справочного аппарата (НСА), без которого не найти нужного документа. Поэтому, когда года два назад появилась возможность нормального финансирования работ в рамках федеральной целевой программы “Культура России 2012—2018”, в первую очередь стали создавать в электронном виде НСА, позволяющий эффективно искать документы.

PC Week: Какое программное обеспечение используется при этом?

О. Н.: Задолго до принятия программы “Информационное общество” Росархив начал разработку общероссийского стандартизированного ПО организации учета документов — программный комплекс “Архивный фонд”. Система, являющаяся собственностью Российской Федерации, внедрена на уровне федеральных, региональных и муниципальных архивов. С ее использованием создан центральный фондовый каталог, размещенный на портале “Архивы России”. Изначально “Архивный фонд” создавался как учетный аппарат, но потом его стали использовать как поисковый. Сейчас в ряде архивов используются специализированные поисковые системы.

PC Week: Опыт какого архива был основополагающим в деле оцифровки описей?

О. Н.: Первым, кто у нас оцифровал все описи, исключительно в силу сложившихся обстоятельств, стал Российский государственный Исторический архив в Санкт-Петербурге. Когда встал вопрос о его переезде, описи были отсканированы, и их электронные образы использовались на всех этапах перемещения, т. е. отслеживалась каждая коробка, каждое дело.

Это был хороший опыт, но с точки зрения развития информационных технологий он был не очень удачным. Хотя появилась возможность ознакомиться с ними в читальном зале и в онлайн-режиме, коллекция графических образов не позволяет проводить автоматизированный поиск. Куда большие удобства предоставляют пользователям описи, переведенные в формат базы данных, с возможностью простого и расширенного поиска. Росархив начал активно финансировать эти работы. К настоящему времени сделано порядка 20—30% описей федеральных архивов.

PC Week: С какими трудностями сталкиваются архивы при оцифровке документов?

О. Н. Первая проблема — огромный объем. Общий объем Архивного фонда РФ составляет 494 млн. дел, из них 9% приходится на федеральные архивы.

Но самое сложное — это определить, какие именно документы следует оцифровывать. Самый простой ответ — наиболее востребованные. А как определить эту востребованность? Сегодня востребовано одно, завтра — другое. И в советское время было введено понятие особо ценных архивных фондов и документов. На них создавался страховой фонд на микропленке, а также фонд пользования. Однако сегодня эти документы практически не востребованы. То есть критерии ценности и востребованности документов советской эпохи совершенно не работают сейчас. Спрос меняется постоянно. Определить наверняка, какие документы будут наиболее востребованными, практически невозможно.

Немаловажной является и техническая сторона вопроса. Например, возник огромный спрос на составление собственных родословных. Дело хорошее и нужное. Стали активно заказывать эти дела: метрические книги, ревизские сказки. Но они абсолютно не приспособлены для такого массового использования. Сканировать их как наиболее востребованные — нонсенс. Из книги толщиной в 80 см человеку нужна только одна страница. А чтобы удовлетворить этот спрос, нужно сканировать всю тысячу страниц. Да еще и с оборотом. Но, с другой стороны, если отсканировать эти документы, то подлинники выводятся из оборота и гарантируется их физическая сохранность. Они все уникальные. И самое главное, несчастные хранители (среди которых немало женщин) не будут таскать на руках все эти тонны бумаг.

Однако тут мы упираемся в форму предоставления информации. Ведь пользователю куда интереснее было получить не образ, а расшифровку и БД. А массив этих документов огромен. Только в РГАДА в фонде 350 “Ландратские книги и ревизские книги” — пять с лишним тысяч дел, около 3 млн. стр. Сколько людей нужно привлечь? В Перми нашли хороший выход: привлекли финансы, которые выделялись для обеспечения рабочих мест. Работа выполнялась людьми на дому. Успешно решили проблему безработицы. И в итоге у них получилось сделать то, что больше никому в России, на моей памяти, сделать не удалось.

Имеющийся опыт сканирования в федеральных архивах позволяет сделать два вывода. Во-первых, создавать электронный фонд пользования без создания НСА — занятие малопродуктивное. Получается огромная куча сканов, где невозможно найти нужный. Во-вторых, сканированию, особенно массовому, целесообразно подвергать законченные комплексы — фонды или описи. При этом дела должны сканироваться целиком, дабы избежать конфликтов в случае ошибок в нумерации. В отдельных случаях, в силу уникальности и значимости документов, вне зависимости от того, есть на оборотной стороне листа какой-либо текст или нет, нужно оцифровывать лист, включая оборот. Тогда и вопрос о том, что мы, возможно, что-то утаили, отпадает.

Есть проблема с выбором оборудования. Где-то нужен простой сканер, где-то он должен быть сложнее. К примеру, для оцифровки ландратских книг специально заказывали “глубокую колыбель”. Иначе не скопировать, потому что толщина корешка некоторых книг достигает 80 см.

PC Week: Какова основная цель оцифровки в настоящее время?

О. Н. Их три. Первая — расширение и облегчение доступа к документам Архивного фонда. Вторая — обеспечение сохранности подлинников путем вывода их из оборота и предоставление доступа к электронному фонду пользования. Третья — упрощение предоставления государственных услуг. Сейчас появляется много индивидуальных запросов граждан на документы по личному составу. Архивы начинают их также оцифровывать и использовать электронные копии для подготовки ответов, что значительно ускоряет работу.

PC Week: А как архивы оцифровывают документы?

О. Н. Процесс идет по-разному: где-то делают сами, используя подручные средства или приобретая разнообразную технику. Второй путь — это привлечение сторонних организаций. Но все-таки на самый главный вопрос однозначного ответа пока нет: к чему мы стремимся, оцифровывая документы?

PC Week: И никто им не задается?

О. Н. Почему, все задаются. Но как найти единственно верный ответ? Конечно, преимущество использования оцифрованных документов, очевидно. Это и, обеспечение сохранности, и удаленный доступ, и простота предоставления информации, и простота изготовления копий — полный спектр плюсов. Другое дело, как этого достичь? Вот вы пользователь, вы зашли на сайт и определили, что нужные вам документы находятся на хранении. Допустим, в Перми. Зашли на сайт по ссылке, нашли описи дел. Интересующее дело есть. И как его получить? Хорошо, если оно уже оцифровано. А если нет? Ехать самому в архив и заказывать подлинники? Или же архив должен оцифровывать все дела? Но это невозможно. Значит, по сути, остается только один вариант. Создание в каждом архиве возможности оперативного изготовления электронных копий по требованию пользователя. Причем это не обязательно может быть собственное подразделение. Это может быть и аутсорсинг. Но такая услуга должна быть оперативно предоставлена. Но изготавливать эти копии, как показывает опыт, имеет смыл только тогда, когда уже есть электронная система, которая позволит качественно и структурировано разместить эти материалы. Вот тогда это заработает. Когда мы это сделаем, и сможем ли мы это сделать, скажу честно, не знаю.

PC Week: Наверное и до утверждения программы “Информационное общество” в 2010 г. работы по оцифровке уже проводились?

О. Н. Да. Были отдельные проекты. Например, Электронный архив Коминтерна или коллекция документов СВАГ. Как правило, они реализовывались совместно с зарубежными партнерами. Собственных средств для их осуществления не хватало. Дело шло не просто. Были и технические, и методические, и организационные, и технологические сложности. Но опыт накапливался. И сейчас он очень пригодился.

PC Week: То есть уже после утверждения программы стали определять, какими должны быть основные критерии при оцифровке документов?

О. Н. Эта программа, скажем так, позволила архивистам привлечь внимание властей к тому, что проблема есть и надо ее решать. Готовить и утверждать программы по оцифровке. И привлекать под это финансы. Но на сегодняшний день нет ни одного универсального критерия. Сложно определить единый подход для всех, потому что архивы хранят совершенно разную документацию.

PC Week: То есть каждый архив фактически определял критерии сам?

О. Н. Фактически да. В принципе, это четыре критерия, они общепринятые, но не скажу, что они самые правильные. Это востребованность документов, обеспечение сохранности, облегчение работы сотрудников архива, улучшение условий обслуживания пользователей. Плюс еще ускорение работ. Если у меня на сайте есть электронный НСА, то пользователь приходит в архив подготовленным, просмотрев описи в Интернете. Если искомые документы уже оцифрованы, он имеет возможность посмотреть их у себя на компьютере, не заходя в архив, или без задержки получить в читальном зале.

PC Week: Получается, каждый архив должен сам определить, что ему оцифровывать в первую очередь?

О. Н. Совершенно верно. Это должна быть исключительно индивидуальная программа каждого архива. Нельзя сделать единую. Это зависит от многих факторов: от финансовых возможностей, от степени развития и внедрения ИТ-технологий, от конкретного спроса. Так, у кого-то очень востребованы документы по личному составу, и необходимо удовлетворять потребностям граждан. Хотя с архивной точки зрения это документы не постоянного, а временного срока хранения — 75 лет. Но это облегчает работу и помогает людям, потому что человек ждет ответа на запрос не месяц, а получает искомую информацию через два дня. Значит, надо в это вкладывать силы и средства.

PC Week: Определяя приоритеты документов, которые подлежат оцифровке, архивы согласовывают их с Росархивом?

О. Н. Если говорить о региональных архивах, то нет. Это дело каждого архива. Они присылают нам свои программы по информатизации, по оцифровке. Мы с ними знакомимся и даем свои советы. В меру своих сил им помогаем, выделяем средства ФЦП. Другое дело — федеральные архивы. Здесь позиция Росархива имеет определяющее значение. Но и тут нет универсального критерия. Для удовлетворения все возрастающего спроса на генеалогическую информацию Росархив выделил более 40 млн. руб. на перевод в электронный вид ландратских книг, хранящихся в РГАДА. Отвечая на устойчивый интерес общества к истории нашего отечества в недавнем прошлом, в июне этого года был запущен сайт “Документы советской эпохи”, где размещены образы документов личного фонда И. В. Сталина и Политбюро ЦК. Были подготовлены интернет-проекты, посвященные 1150-летию российской государственности, 400-летию окончания Смуты, 200-летию Отечественной войны 1812 года. Естественно, там были размещены образы наиболее важных и востребованных документов.

PC Week: Значит теперь в читальном зале архива будут выдавать только электронные копии, а не подлинные документы?

О. Н. В идеале нужно, чтобы человек нашел искомый документ на сайте, заказал дело и ему выдали отсканированные документы. И подлинник остается нетронутым. Однако возникают случаи, когда необходимо посмотреть подлинник. К примеру, какой бы хорошей ни была техника, водяных знаков она не передаст. А по ним можно установить дату документа. Но таких случаев один на тысячу.

PC Week: Получается, архив предоставил пользователю государственную услугу, но после оцифрованную копию документа необходимо сохранить?

О. Н. Конечно, в этом и заключается преимущество сканирования. Раньше были микрофильмы, ксерокс, машинопись. И архивист, сделав копии, отдавал их пользователю. То есть копии документа у него не оставалось. В случае с оцифровкой копия остается. Но для нее должно быть четко определено место хранения. И если впоследствии будет второй запрос, не будет надобности поднимать дело. Нужно накопить опыт такой работы.

PC Week: Каким образом определяются сроки оцифровки массивов документов?

О. Н. Сроки зависят от трех причин: от технических и финансовых возможностей и от состояния документов. Есть документы, которые сброшюрованы так, что даже самой современной техникой получить текст полностью не удается. То есть придется их расшивать, чего очень не любят ни документы, ни архивисты. Сканировать. Потом обратно сшивать. Это требует времени. Также сроки зависят от объема дел, от количества листов в них. Не так сложно отсканировать стопку бумаг стандартного формата, а вот карту размером 3х8 м — уже сложнее. По учетным документам это один лист. Но сканируется он только частями. А после в ПО надо это все “сшивать”, подгонять и смотреть, как этот документ будет выглядеть.

PC Week: Как идет работа по реализации 89-го пункта федеральной целевой программы “Культура России (2012—2018): формирование архивных электронных ресурсов и их предоставление в сети Интернет”?

О. Н. В рамках реализации этого пункта происходит оцифровка описей. Также осуществляется оцифровка документов, в том числе ландратских книг. Причем стараемся и регионам помогать: приблизительно пять-шесть регионов в год мы включаем в эту программу и выделяем от 10 до 15 млн. руб. Создаем интернет-выставки и т. д. Всего на реализацию работ по этой программе в год выделяется 67 млн.

PC Week: Распределение средств зависит от степени важности и значимости документов?

О. Н. Да. Архивами подаются заявки в определенной форме на участие, мы эти заявки рассматриваем. Также и фирмы, которые считают, что предлагают интересные вещи, подают заявки. Мы их рассматриваем, выбираем интересные перспективные решения, составляем общий план и осуществляем закупку на конкурсной основе. В прошлом году по этому мероприятию было 52 госконтракта. То есть каждую неделю мы заключали контракт.

PC Week: Вы затронули тему уже хранящихся в архиве документов, начиная с XI века, но ведь в архивы поступают и новые бумажные документы и это огромный массив. Как проводится работа с ними? Как решается вопрос по их оцифровке?

О. Н. Для нас важно только одно: относятся ли эти документы к составу архивного фонда или не относятся. То есть подлежат они постоянному сроку хранения или нет. А дальше с точки зрения использования абсолютно не важно, документы ли это XI или XXI века. В этом плане они равны. Другое дело, что на документы XI века у нас, естественно, есть страховой фонд и фонд пользования. И эти уникальные документы крайне редко выдаются на руки. Имеется специальный Государственный реестр уникальных документов РФ, который размещен на сайте Росархива и содержит их описания и электронные образы.

PC Week: В этой связи наверняка проще принять на хранение документы, переведенные в электронный формат? К примеру, вступили в силу изменения в законодательстве относительно кадровой документации, и архивы, наверное, могут принимать ее в электронном виде?

О. Н. В принципе да. Но особого смысла государственному архиву принимать современные документы по личному составу сейчас нет. Зачем? Рассчитывать пенсию? Есть Пенсионный фонд, у которого налажен специализированный учет граждан, начиная с 2000 г.

PC Week: То есть архивы не принимают документацию, хранящуюся 75 лет?

О. Н. Нет, она у нас хранится с давних времен. И сейчас мы активно ведем переговоры с тем же Пенсионным фондом, чтобы нам этот срок для бумажных документов сократили с 75 до 15 лет. Но Пенсионный фонд боится, что их электронная система может рухнуть.

А те документы, которые со временем будут поступать к нам в электронном виде — проблема очень большая и совершенно отдельная. Это вопросы, касающиеся электронного документооборота, электронных документов. Как их принимать, как хранить, это отдельная тема.

PC Week: Пока еще такие документы не поступают?

О. Н. Нет, поступают. Материалы переписи населения и сельскохозяйственной переписи ГАРФ принял в электронном виде. Другое дело, что эти переписи только в электронном виде и существуют. Но массового приема делопроизводственной документации пока нет. Тут довольно много нерешенных вопросов.

PC Week: А как быть с документами ликвидированных организаций? Их принимают на хранение?

О. Н. Принимаем. Правда, конкурсные управляющие обязаны в случае банкротства и ликвидации компании найти деньги на описание документов ликвидированных организаций, но не всегда находят.

PC Week: Под руководством Росархива находятся 15 федеральных архивов. Региональные архивы в настоящий момент выведены из-под контроля вашего ведомства?

О. Н. Да, прямого контроля над ними нет. Они подчиняются исполнительным органам субъектов федерации. Где-то это самостоятельные архивные службы. Где-то они, как и мы, входят в министерства культуры. Где-то — в министерства юстиции или непосредственно в аппарат губернатора. Но той вертикали власти, которая была в Советском Союзе и просуществовала до 2004 г., к сожалению, уже не существует. Пока мы сохраняем методическое единство. Чем можем, помогаем региональным архивам. Представители Росархива принимают участие в ежегодно проводимых в каждом федеральном округе научно-методических советах. Раз в год проводится Совет по архивному делу, где собираются архивисты со всей страны. То есть связи остаются. Мы шутим, что архивист — это такая профессия, при которой в любом городе можно оказаться без денег и вещей, прийти к коллегам архивистам, и они тебя примут, накормят и отправят домой. Есть такое братство, которое, на самом деле, не свойственно ни одной другой профессии.

PC Week: Спасибо за беседу.