Акт об отказе работника предоставить письменное объяснение. Акт об отказе писать объяснительную. Для чего нужна объяснительная записка
Образец акта об отказе писать объяснительную записку , приведенный в статье, пригодится работодателям, которые составляют документ в связи с отказом служащих отчитаться по допущенным нарушениям трудовой дисциплины. Кроме того, в публикации содержится характеристика данного документа.
Акт об отказе писать объяснительную: общая характеристика
Объяснения руководству служащий должен дать тогда, когда им допущен дисциплинарный проступок, либо причинен вред имуществу работодателя (ст. 193, 247 ТК РФ).
Если служащий допустил проступок, то у него затребуются объяснения, и если в течение 2 дней они не предоставляются, должен быть составлен акт, который указывает на отказ трудящегося объяснить причины ненадлежащего поведения. В случае, если работнику не дали возможность объясниться, то увольнение за совершение дисциплинарного проступка может быть признано незаконным.
Когда служащим причинен вред работодателю, проводится проверка. В ходе проверки должны быть отобраны объяснения, проанализировав которые, руководство сможет понять, по каким причинам трудящийся допустил причинение ущерба. Если трудящийся отказывается объясниться, составляется акт.
Образец акта
Акт может быть заполнен следующим образом:
ООО «Зард»
адрес места нахождения: г. Москва, ул. Перевальный вал, д. 121
Об отказе в представлении объяснений
г. Москва 19.07.2017
Комиссия, в составе главного бухгалтера Берганова И.И., кассира Ирисова А.А., начальника отдела кадров Енотикова В.Р., в присутствии директора ООО «Зард» Кирова Р.В., составила данный акт о нижеследующем:
17.07.2017 в 11 часов 00 минут старший слесарь Ирисов Р.В. появился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, что является нарушением трудовой дисциплины. Согласно ст. 193 ТК РФ у Ирисова Р.В. истребованы объяснения, что подтверждается требованием от 17.07.2017 № 124.
Ирисов Р.В. ознакомиться с требованием и представить объяснения отказался.
Указанное подтверждается:
главным бухгалтером Бергановым И.И. (подпись).
кассиром Ирисовым А.А. (подпись);
начальником отдела кадров Енотиковым В.Р. (подпись).
До того, как налагать на служащего дисциплинарное взыскание, необходимо зафиксировать факт допущения им нарушения трудовой дисциплины. Для этого следует составить соответствующий акт.
Таким образом акт составляется в случае, если служащий отказывается давать объяснения по допущенному им проступку. Образец акта, представленный в статье, поможет заполнить документ правильно.
Ситуации, когда необходимо ознакомить того или иного работника с документом или зафиксировать факт вручения документа под роспись, нередки. Ознакомляемый может быть не согласен с содержанием документа или отказываться от его вручения.
Одной из его возможных реакций становится отказ от письменного подтверждения факта ознакомления. Такая ситуация требует дополнительного документального оформления.
Факт отказа от подписи документа не всегда сопровождается составлением отдельного документа – акта, однако документальное подтверждение все равно необходимо. Это поможет при возникновении спорных случаев, особенно если спор разрешается в судебном порядке.
Как именно документировать отказ от подписания зависит от ситуации:
- законодательством предусмотрено составление акта;
- законодательством предусмотрено проставление отметки об отказе от подписания на документе, с которым надлежит ознакомить работника;
- в законодательстве нет прямого указания на порядок документирования отказа от подписи.
Что такое локальный нормативный акт организации и по каким правилам его оформляют – смотрите тут:
В качестве примера ситуации, когда отказ от подписи сопровождается составлением акта в обязательном порядке, можно привести отказ ознакомляемого от росписи на . В этом случае составление акта требуется в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ.
ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Примером второй ситуации может быть документирование отказа от росписи на приказе о прекращении трудового договора. Ст. 84 Трудового Кодекса РФ предписывает в таких случаях произвести запись об отказе от ознакомления под роспись непосредственно на приказе (распоряжении).
Такой же вариант оформления отказа от подписи действует при ознакомлении резидента Особой экономической зоны с актом выездной проверки страхователей и во многих других случаях.
Порядок документирования отказа от ознакомления с такими документами как коллективный договор, должностная инструкция, приказ о привлечении к сверхурочной работе и ряд других, не определен законодательно.
Он может регламентироваться инструктивными документами организации. Если избран путь составления отдельного документа об отказе от подписи, то таким документом должен быть акт.
Акт об отказе от подписи – это документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудника с содержанием документа, а также факт отказа ознакомляемого от проставления росписи на этом документе. Он составляется комиссией не менее чем из трех человек.
Когда нужно составлять акт об отказе от подписи
Несмотря на очевидность необходимости документирования отказа от подписи, на практике возникает ряд вопросов, касающихся порядка оформления акта. На составление акта об отказе требуется время, кроме того нужны два свидетеля (члена комиссии), которых может не оказаться рядом.
Форма акта об отказе от подписи приказа. Когда составить акт: заранее, до ознакомления работника с документом, после состоявшегося факта отказа от подписи или в процессе ознакомления и получения отказа?
Возможны различные алгоритмы действия. Вариант составления акта до ознакомления практически исключен. Это может быть единичный случай, когда с очень высокой степень вероятности известно, что конкретный работник откажется расписаться.
Составление после состоявшегося факта отказа
Вариант «после» предполагает следующий алгоритм действий (для наглядности рассмотрен случай, когда с документом знакомит (или вручает уведомление) инспектор по кадрам):
- после получения отказа в подписи инспектор уточняет, кто будет выступать свидетелями (участвовать в комиссии), для включения сведений о них в акт;
- инспектор составляет акт (возможно придется вернуться на свое рабочее место и оформить акт компьютерными средствами);
- инспектор повторно знакомит работника с приказом или пытается вручить работнику извещение под роспись, но уже в присутствии свидетелей, и получает повторный отказ от подписи;
- один экземпляр акта вручается «отказнику», другой остается у инспектора.
Оформление в процессе ознакомления и получения отказа
Вариант «в процессе» требует предварительной подготовки, и предполагает следующий алгоритм действий:
- службой, ответственной за разработку бланков документов, разрабатывается бланк акта об отказе от подписи;
- инспектор знакомит работника с документом или вручает ему извещение под роспись в присутствии двух свидетелей;
- при получении отказа от подписи инспектор заполняет бланк акта;
- свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
- один экземпляр акта вручается ознакомляемому с документом, другой остается у инспектора.
Оформление документа полностью вручную - длительный и неэффективный вариант, хотя и допустимый.
Качественно оформленный документ - гарантия защиты
Только в случае качественного составления и оформления акта, он может служить гарантией защиты работодателя или исполнительного органа, ответственного за ознакомление с документом, в случае возникновения спора или судебного разбирательства.
Качество документа складывается из:
- наличия всех предусмотренных государственным стандартом реквизитов;
- наличия исчерпывающей информации об актируемых фактах или событиях.
Состав и расположение реквизитов документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 (с 1 июля 2018 года начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов). Для акта об отказе от проставления росписи это:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись. Как подписать документ электронной подписью – читайте .
Заголовочная часть может быть оформлена продольным или угловым способом. В первом случае под оформление используется вся ширина рабочей зоны листа, во втором - только левая половина.
Требования к структуре документа
Стандартных требования к тексту акта об отказе от подписи не существует. Общие требования к структуре его текста следующие:
1) вводная часть (здесь указываются реквизиты инструктивного или распорядительного документа, на основании которого производится актирование, перечисляются лица, участвующие в актировании, с указанием должностей, фамилий и инициалов);
2) основная часть (здесь формулируются факты, указывается количество экземпляров акта и кому каждый из них будет передан).
Пошаговое составление акта
Шаг 1 – уточните до составления акта:
- каким локальным нормативным актом регламентируется (дата, номер, заголовок);
- кто войдет в комиссию (фамилия, инициалы, точное наименование должности);
- реквизиты документа, с которым необходимо ознакомить под роспись (дата, номер, заголовок);
- фамилию, инициалы и должность сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом и подписать его. вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.
Шаг 2 – оформите заголовочную часть акта:
- полное наименование предприятия (как указано в Уставе);
- наименование документа заглавными буквами;
- дата и номер акта;
- место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия);
- заголовок.
Что такое и как правильно ее составить вы узнаете в статье по ссылке.
Образец акта об отказе от подписи уведомления. Шаг 3 – оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок).
Шаг 4 – оформите основную часть:
- изложите максимально подробно факт ознакомления с документом (кем, когда, во сколько, где именно, кого, в присутствии кого, каким образом ознакомили с документом, укажите дату, номер, вид документа, заголовок документа);
- отразите факт отказа от подписи (кто и почему отказался проставить роспись);
- укажите, сколько оформлено экземпляров акта, кому предназначен каждый из них;
- оформите подписи председателя и членов комиссии (проследите, чтобы расписались все члены комиссии).
Отказ от вручения извещения оформляется аналогично. Отличаться будет заголовок акта и содержание основной части, так как событие вручения извещения может происходить по-разному.
Порядок хранения актов
Хранение лишних документов чревато переполнением отведенного для этой цели места. Но преждевременное уничтожение может обернуться гораздо большими потерями, в том числе финансовыми. Здесь приходится искать баланс.
Перечень типовых архивных документов не содержит прямого указания, сколько хранить акт об отказе от подписи. По значимости акт такого типа можно приравнять к актам о соблюдении дисциплины труда и, соответственно, хранить их следует три года (ст. 587 Перечня).
Заключение
Лучшим вариантом при ознакомлении работника с документом (вручении извещения) будет грамотное и убедительное разъяснение того факта, что отказ от подписи - не выход.
Можно, например, письменно выразить свое несогласие. Но если уговоры и разъяснения не подействовали, акт должен быть составлен оперативно и точно.
По каким правилам заполняют локальные нормативные акты, в том числе акт об отказе от подписи вы узнаете в этом видео:
Можно ли составить акт об отказе работника давать какие-либо объяснения, к примеру, по отсутствию на рабочем месте, и отразить в нем время не то, когда был зафиксирован отказ работника, а то, до которого было предложено работнику предоставить такое объяснение. Т.е., например: 20 октября работнику поручено предоставить письменное объяснение до 21 октября; 21 октября в 13:00 работник вызван к руководителю с вопросом выполнения поручения о представлении объяснения; в 13:10 работник в присутствии иных должностных лиц отказывается такое объяснение писать и покидает кабинет руководителя, однако работнику успевают сообщить, что объяснения ждут до 16:00 текущего дня. Какое время должно стоять на акте об отказе о даче письменных объяснений?
Ответ
Ответ на вопрос:
При нарушении работником, например, трудовой дисциплины работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Т.е. акт об отказе работника в даче объяснений составляется, если работник отказывается писать объяснительную записку.
Обратите внимание на дату составления Акта об отказе от предоставления объяснений. Она должна быть не ранее чем через 2 рабочих дня после даты опоздания (в противном случае есть дополнительное основание для признания дисциплинарного взыскания (если оно будет) недействительным в связи с нарушением порядка его наложения). Например, если вы затребовали объяснение 20.10.2014, то объяснение работник должен предоставить 23 октября 2014 года.
При этом у работодателя должны быть доказательства:
- Затребования объяснений. Это может быть приказ, в котором есть требование к работнику о предоставлении объяснений, при условии, что приказ получен под роспись; уведомление (письменное) о необходимости дать такие объяснения с подпись работника о получении уведомления; при отсутствии иных письменных доказательств - Акт о том, что объяснение от работника затребовано в такой-то день;
- Отказа дать объяснения, что подтверждается актом.
Общество с ограниченной ответственностью "Инвестстрой"
(ООО "Инвестстрой")
Отдел снабжения Генеральному директору
П.О. Васильеву
12.03.2014 N 14
г. Воркута
Об отказе написать объяснительную записку
В нашем присутствии начальник отдела снабжения Прошин А.Р. предложил
заведующему складом Николаеву В.В. написать объяснительную записку по факту
опоздания на работу 10.03.2014 . Николаев В.В. писать объяснительную записку
отказался. Свой отказ Николаев В.В. ничем не мотивировал.
Начальник отдела кадров Петрова А.Р. Петрова
Инженер отдела комплектации Сидоров Л.Р. Сидоров
Секретарь-машинистка Лунина О.Г. Лунина
Таким образом, можно сказать, что в акте об отказе от дачи объяснений главное дата составления (не ранее, чем через 2 рабочих дня после того, как работнику предложили дать объяснения по факту нарушения).
Обязательно указывать время нужно в акте об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула).
Подробности в материалах Системы:
- Ответ : Как должна быть оформлена объяснительная записка сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок.
После выявления проступка потребуйте от сотрудника написать . В ней он должен изложить причины и обстоятельства совершенного дисциплинарного проступка. Причины нужно внимательно проанализировать и установить, являются они уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней объяснение сотрудник не представил, нужно составить об отказе дать объяснение за подписью двух или более свидетелей. Имея на руках такой акт, организация может наложить дисциплинарное взыскание и без объяснений сотрудника. Такой порядок предусмотрен в частях и статьи 193 Трудового кодекса РФ.
Следует отметить, что дисциплинарное взыскание можно применить сразу после того, как сотрудник отказался давать , и до истечения двухдневного срока. При этом такой отказ также нужно зафиксировать . Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (см., например, ).
Внимание: если работодатель не затребовал объяснительную записку у сотрудника до наложения взыскания, то дисциплинарное взыскание можно признать незаконным (). Это подтверждает и судебная практика, см., например, апелляционные определения Московского городского суда , .
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Форма Акта об отсутствии на рабочем месте
АКТ № 12
об отсутствии на рабочем месте А.И. Иванова
Время составления акта: 14 час. 30 мин.
г. Москва 22.08.2012
составлен настоящий акт о нижеследующем:
Время в акте указано московское .
Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
первый экз. - в отдел кадров;
Работодатели практикуют составление акта об отказе от подписи в приказе для фиксации факта извещения работника. Образец можно скачать бесплатно.
Работодатели практикуют составление акта об отказе от подписи в приказе для фиксации факта извещения работника о вынесенном распоряжении. Существует способ уведомления сотрудника заказным письмом с описью вложения. Однако, данная процедура занимает больше времени, нежели составление акта об отказе от подписи. Эта бумага составляется сразу за фактом отказа специалиста знакомиться с бумагой. В ней указываются очевидцы указанных событий, готовые подтвердить обстоятельство. Образец можно скачать бесплатно по ссылке без ограничений.
Поскольку приказ является распорядительным листом, он должен быть доведен до сведения каждого сотрудника предприятия. Это делается с помощью специальных отметок в конце распоряжения с датами, подписями и расшифровкой ознакомившихся людей. Некоторые индивидуумы, не желают ставить личную визу на регламенте, и создают дополнительную работу для делопроизводства. Поскольку уведомительный характер обязателен для приказов, составляется акт об отказе. Именно эта бумага с подписями очевидцев, фиксирующих отказ, подшивается к материалам.
Обязательные пункты акта об отказе от подписи в приказе
:- В верхней части используются фирменные реквизиты предприятия;
- Ниже наименование локального акта;
- Номер, дата, иные идентифицирующие данные;
- Повествование необходимо начать с перечисления членов комиссии и произошедшего события отказа от подписи в приказе;
- ФИО работника, должность, отказавшегося поставить визу;
- В связи с чем вынесено указанное распоряжение;
- Подписи, расшифровка, должность каждого свидетеля.
Когда новые инициативы начальства кажутся сотруднику нерациональными либо ему предъявляют нежелательное распоряжение руководства зачастую приходится составлять акт об отказе от подписи в приказе того или иного рода. Данный документ позволяет как бы аннулировать факт отсутствия подписи. Рассказываем про его составление, которое ложится на плечи начальства в лице коллег работника.
Что может и должен сотрудник
Права и обязанности работников прописаны в Трудовом кодексе Российской Федерации. Согласно ему – а точнее статье 21 – каждый работник имеет право:
- на заключение трудового договора;
- его расторжение;
- изменение условий договора;
- предоставление работы;
- предоставление рабочего места согласно стандартам текущего законодательства;
- полную выплату установленной в трудовом договоре заработной платы;
- оплачиваемый отдых;
- отдых во время рабочего дня;
- создание трудовых объединений;
- участие в управлении организацией;
- заключение договоров, связанных с трудовой деятельностью;
- защиту своих прав;
- разрешение конфликтов во время взаимодействия с членами коллектива;
- забастовку;
- возмещение морального и физического вреда, нанесенного во время трудовой деятельности.
Обязанности сводятся к таковым:
- исполнение условий трудового договора;
- следование распорядку;
- следовать нормам права;
- не вредить имуществу, находящемуся в зоне доступа;
- предупреждать о возможной опасности для жизни и здоровья членов коллектива.
Особое право защищать свои права
Отметим, что право работника защищать свои права может заключаться и в отказе от подписания какого-либо приказа. Более того: ни в одной статье Трудового кодекса не сказано, что сотрудники обязаны подписывать каждое распоряжение своего начальства вне зависимости от его содержания.
Таким образом, в случае отказа от подписания какой-либо бумаги составляют акт отказа от подписи ознакомления с приказом. То есть изначальный приказ считают не засвидетельствованным, поскольку подпись сотрудника не поставлена.
Читайте также Положение об оплате труда: каким должен быть образец 2019 года
Увольнение
Учтите, что акт об отказе подписи приказа об увольнении особой роли не играет. Дело в том, что процесс разрыва трудовых отношений отсутствием своей подписи сотрудник остановить не может: в случае увольнения его непосредственное согласие для инициирования этого не нужно.
Если же сотрудник принципиально не подписывает распоряжение, то в конце приказа ставят пометку «От подписи отказался». На этом ознакомление сотрудника заканчивается.
Акт об отказе от подписи в приказе
Как было сказано, после отказа сотрудника необходимо составить акт об отказе подписи в приказе. Образец такого акта на законодательном уровне не закреплён. То есть не существует единого вида этого акта и бланка для него. Однако есть ряд требований, выдвигаемых к документам подобного рода. Например – ГОСТ Р 6.30-2003.
В остальном руководство каждой компании составляет этот акт в зависимости от собственной трактовки ситуации:
|