Как подать электронное заявление. Заявление в вуз с помощью электронной подписи. Как подавать документы в вуз – новые способы

Подписаться на новости

Процедура подачи заявлений о поступлении в электронной форме регулируется «Порядком подачи и рассмотрения заявлений в электронной форме на участие в конкурсном отборе в высшие учебные заведения Украины в 2018 году» .

Указанный порядок определяет механизм подачи абитуриентом заявления в электронной форме на участие в конкурсном отборе в высшие учебные заведения и его рассмотрения высшим учебным заведением.

Заявление в электронной форме (электронное заявление) - это запись, которая вносится абитуриентом в личном электронном кабинете в Единую государственную электронную базу по вопросам образования (далее - Единая база) путем заполнения им в режиме он-лайн электронной формы.

В 2018 году для подачи электронного заявления абитуриент должен зарегистрироваться на интернет-сайте по адресу: http://ez.osvitavsim.org.ua (Регистрация электронных кабинетов абитуриентов и загрузка в электронные кабинеты приложений к документам о среднем образовании начинается 2 июля и заканчивается в 18.00 25 июля 2018 года).

Во время регистрации на сайте электронного поступления абитуриент должен указать следующие данные:

адрес электронной почты, к которой имеет доступ;
номер, пин-код и год получения сертификата внешнего независимого оценивания,
серию и номер аттестата о полном общем среднем образовании;
средний балл приложения к указанному аттестату , расчитанный по 12-балльной шкале с округлением до десятых частей балла.

Кроме того, абитуриент загружает сканированные копии (фотокопии) приложения к аттестату о полном общем среднем образовании и цветной фотографии размером 3х4 см, которые будут подаваться в высшее учебное заведение.

После заполнения указанной информации проводится проверка данных абитуриента и в случае совпадения данных в документах абитуриент получает на указанный им адрес электронной почты сообщение для активации личного электронного кабинета абитуриента.

Срок для активации абитуриентом личного электронного кабинета - одни сутки с момента получения соответствующего уведомления.

После регистрации на сайте в личном электронном кабинете абитуриент вносит такие данные о себе: пол, гражданство, номера телефонов (домашний и/или мобильный) с указанием телефонных кодов. Для подачи заявления абитуриент выбирает вуз, образовательную степень, конкурсное предложение и устанавливает приоритетность заявления для участия в конкурсном отборе для зачисления на места по государственному заказу.

После подачи электронного заявления представленное абитуриентом электронное заявление сразу отображается в высшем учебном заведении, выбранном абитуриентом. В этот момент электронное заявление получает статус «Зарегистрировано в Единой базе».

Поданное электронное заявление может быть отменено абитуриентом в личном электронном кабинете. При этом электронной заявлении устанавливается один из статусов:

«Отменено абитуринтом» - если заявление не зарегистрировано в высших учебных заведениях;
«Отменено абитуриентом (без права подачи нового заявления с такой же приоритетностью)» - если заявление зарегистрировано или допущено к конкурсу в высших учебных заведениях.

Электронное заявление со статусом «Зарегистрировано в Единой базе» рассматривается приемной комиссией высшего учебного заведения не позднее окончания следующего рабочего дня с даты предоставления ему соответствующего статуса.

По результатам рассмотрения уполномоченное лицо приемной комиссии предоставляет электронному заявлению один из таких статусов, которые отражаются в личном кабинете абитуриента: «Зарегистрировано в высшем учебном заведении» или «Требует уточнения абитуриентом».

При предоставлении электронному заявлению статуса «Требует уточнения абитуриентом» уполномоченное лицо безотлагательно вносит в соответствующий раздел Единой базы исчерпывающий перечень данных, которые требуют уточнения, с указанием способа и даты, до которой их необходимо внести. Внесенные данные отображаются в личном электронном кабинете абитуриента. После уточнения абитуриентом необходимых данных уполномоченное лицо изменяет статус электронного заявления абитуриента на «Зарегистрировано в высшем учебном заведении».

На основании решения приемной комиссии высшего учебного заведения о допуске или недопуске абитуриента к участию в конкурсном отборе для поступления в высшее учебное заведение уполномоченное лицо устанавливает электронному заявлению абитуриента статусы «Допущен к конкурсу» или «Отказано высшим учебным заведением» (с указанием причины отказа).

При обнаружении учебным заведением технической ошибки, допущенной при внесении данных в Единую базу, по решению приемной комиссии высшего учебного заведения электронное заявление может быть аннулировано до момента установления статуса «Рекомендовано к зачислению», что подтверждается актом о допущенной технической ошибке, сформированным в Единой базе. При этом электронному заявлению устанавливается статус «Отменено учебным заведением» с обязательным указанием причины отмены. Такое заявление считается неподанным, а факт такой подачи аннулируется в Единой базе.

Приемная комиссия сообщает абитуриенту о своем решении в день его принятия, после чего абитуриент может подать новое заявление на эту же специальность в это самое высшее учебное заведение.

Исправление технических ошибок происходит не позднее следующего дня после завершения приема документов.

Предоставление рекомендаций к зачислению для обучения за средства физических или юридических лиц осуществляется после зачисления абитуриентов на места по государственному или региональному заказам. Уполномоченное лицо меняет статус электронного заявления абитуриента, который прошел конкурсный отбор и по которому приемной комиссией принято решение о рекомендации к зачислению на обучение за средства физических или юридических лиц, со статуса «Допущен к конкурсу (обучение за средства физических и юридических лиц)» на статус «Рекомендован к зачислению (обучение за средства физических и юридических лиц)».

Изменение статуса электронного заявления абитуриента на «Рекомендован к зачислению» осуществляется в сроки, определенные условиями приема в высшие учебные заведения .

Абитуриент, статус электронного заявления которого установлен как «Рекомендован к зачислению», обязан выполнить требования Условий приема.

Во время выполнения требований к зачислению абитуриент обязан предоставить лично следующие документы:

копию документа, удостоверяющего личность;
оригинал документа об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне и приложение к нему;
оригинал военного билета или приписного свидетельства (для военнообязанных), кроме предусмотренных законодательством случаев;
сертификат внешнего независимого оценивания 2016, 2017 или 2018 года (кроме сертификатов по английскому, французскому, немецкому и испанскому языкам. Сертификаты ЗНО по английскому, французскому, немецкому и испанскому языкам принимаются только за 2018 год);
четыре цветных фотографии размером 3 х 4 см;
другие документы, если это предусмотрено правилами приема высшего учебного заведения .

После выполнения абитуриентом требований к зачислению руководитель высшего учебного заведения на основании решения приемной комиссии о рекомендации к зачислению на обучение издает приказ о зачислении на обучение такого абитуриента, на основании которого уполномоченное лицо меняет статус электронного заявления абитуриента на «Включен в приказ».

В случае невыполнения абитуриентом требований к зачислению решение о рекомендации его к зачислению аннулируется приемной комиссией высшего учебного заведения. На основании этого уполномоченное лицо меняет статус электронного заявления абитуриента на статус «Исключен из списка рекомендованных» или «Допущен к конкурсу (обучение за средства физических и юридических лиц)».

11 июля стартует вступительная кампания в вузы. В этом году абитуриенты не будут стоять в длинных очередях, чтобы подать документы. Вместо этого они будут отсылать свои заявления через Интернет, сидя дома.

"Инфоресурс" разработал пошаговую инструкцию для абитуриентов, чтобы с подачей заявлений не возникло проблем.

Регистрация будет проходить на сайте , который станет активным в день начала приема документов - 11 июля.

Для начала нужно зарегистрироваться в системе. Для этого абитуриентов просят сначала ознакомится с законодательно-нормативными документами. После этого в окне "Заполнить анкету поступающего" нужно нажать "Регистрация для перехода к странице "Анкета поступающего".

После этого на экране высветится окно, в котором по достоверным данным нужно будет заполнить все поля: логин, адрес электронной почты, номер сертификата ВНО, его пин и год получения (если у Вас несколько сертификатов, вводить нужно данные последнего), серия, номер и средний балл аттестата, а также прикрепить сканированную копию дополнения к аттестату.

Далее важно ознакомиться с Условиями приема, требованиями к подаче электронных заявлений и информацией, касающейся согласия на обработку персональных данных. Затем в соответствующем квадратике поставить отметку об ознакомлении и нажать "Далее".

Очень важно правильно ввести балл аттестата. Изменить его абитуриент уже не сможет. При этом, если в вузе обнаружат несоответствие, могут отказать в участии в конкурсном отборе.

В системе "Подача заявлений в электронной форме" будет создан личный "Кабинет поступающего". В случае успешной регистрации на экране выскочит сообщение, где будет указан выбранный абитуриентом логин, а также предоставленный пароль для входа в личный кабинет. Сообщение с логином и паролем также придет на электронную почту. После этого каждый абитуриент сможет заходить в свой личный кабинет в любое удобное для него время. Кнопка "Вход" находится в правом верхнем углу главной страницы. После нажатия этой кнопки откроется окно, где нужно будет ввести логин и пароль, после чего нажать "Далее".

На главной странице, рядом с кнопкой "Вход" есть кнопка "Забыл пароль". Чтобы поменять забытый пароль, в открывшемся окне нужно ввести логин, данные сертификата ВНО и символы с рисунка, который находится ниже и нажать кнопку "Далее". На экране появится сообщение об изменения пароля, а новый пароль будет отправлен на электронную почту, указанную при регистрации. Если после этого вы все равно не можете войти в личный кабинет - после ввода логина и пароля загружается главная страница - нужно полностью очистить историю и кеш браузера или поменять браузер.

Если все действия произведены правильно, открывается окно электронного "Кабинета поступающего" с информацией про аттестат и сертификат ВНО. Здесь нужно в обязательном порядке заполнить поля, содержащие личную информацию: номера мобильного и стационарного телефонов. Пол, гражданство, дата рождения заполняются автоматически на основе данных аттестата и сертификата ВНО 2016 и не изменяются. Без наличия этих данных абитуриент не сможет подавать заявления в вузы.

Из этого кабинета абитуриенты будут подавать заявления на поступление, а также просматривать их текущее состояние.

Для подачи заявления в вуз нужно нажать на ссылку "Подать заявление", после чего на экране появится соответствующая форма. Выбрать вуз можно двумя способами: по расположению вуза и по выбранной специальности. Для этого нужно поставить соответствующую отметку в окне.

Если вы знаете, в какой вуз хотите подавать документы, искать его нужно "По расположению". В форме поиска нужно указать область, населенный пункт, высшее учебное заведение, специальность, факультет, специализацию (если подобная есть), приоритетность, если поступлению будет за счет государственного бюджета, установить обозначение, если обучение будет контрактным, а также о потребности в общежитии и о ознакомлении с правилами поступления в вуз.

Если вы еще не выбрали конкретного вуза, выберите поиск "По специальности". В форме поиска необходимо выбрать: специальность, населенный пункт, вуз, факультет, специализацию (если таковая есть) и далее все, как в поиске по местоположению.

Все поля любой из обеих форм должны быть заполнены, в противном случае подать заявление будет невозможно. В "активных" полях абитуриентам нужно обязательно выбрать один из предложенных вариантов. Ежели есть поля, в которых данные отсутствуют, значит при выборе вариантов выше они потеряли свою актуальность и заполнять их не нужно.

После выполнения всех вышесказанных действий нужно нажать "Подать заявление", после чего его будет добавлено к списку подаваемых заявлений.

Любое заявление можно отменить, пока оно не обработано учебным заведением. Для этого нужно нажать кнопку "Отменить", и у заявления появится соответствующий статус.

После подачи заявления абитуриентам остается только ждать сообщения о результатах рассмотрения заявления в вузе. В зависимости от состояния рассмотрения, меняются статусы заявления:
- зарегистрировано в ЕДЭБО - подтверждения факта подачи электронного заявления в вуз
- требует уточнения поступающим - заявление принято к рассмотрению, но некоторые данные требуют уточнения. Вуз обязан неотложно выслать абитуриенту список данных, требующих уточнения и в какой способ их можно подать.
- зарегистрировано в вузе - заявления принято на рассмотрение, заведено личное дело поступающего с персональным номером и решается вопрос допуска участника к конкурсному отбору.
- допущено к конкурсу - абитуриент допущен к участию в конкурсном отборе.
- отказано вузом - абитуриента не допущено к участию в конкурсном отборе на основании решения приемной комиссии, вуз также должен объяснить причину отказа.
- отменено поступающим или вузом - заявление отменено поступающим до того, как его рассмотрели в вузе, либо его аннулировано вузом с обязательным разъяснением причин. Заявление в таком случае считается не поданным.
- рекомендовано к зачислению - информация о прохождении поступающим конкурсного отбора на обучение за счет государственного бюджета до 5 августа 2016 г. или за счет юридических или физических лиц. В этом случае поступающий за счет государственного бюджета должен выполнить все требования Условий Приема на 2016 г.
- исключен из списка рекомендованных - поступающий потерял право быть зачисленным в вуз из-за невыполнения Условий приема либо их нарушения, зачисления в другой вуз и т.д. Причина исключения обязательно указывается.
- включено в приказ - приказом про зачисление на обучение поступающего зачислено в вуз.

Заявление, поданное в бумажном виде в личном кабинете изначально отображается под статусом "Зарегистрировано в вузе".

Стоит напомнить, что системой "Подача заявлений в электронной форме" могут воспользоваться только поступающие, имеющие сертификат ВНО 2016 г и аттестат о полном среднем образовании, которые хотят вступить на дневную форму обучения на степени младшего бакалавра и бакалавра (магистр и специалист медицинского, фармацевтического или ветеринарного направлений). Каждый может подать 15 заявлений на пять разных специальностей.

В 2019 г. подать документы в ВУЗ можно в электронном виде через личный кабинет абитуриента. Как зарегистрироваться и сформировать заявление на поступление?

Подать документы в ВУЗ онлайн могут абитуриенты, у которых есть аттестат о полном среднем образовании, изготовленный с использованием фотополимерных технологий и сертификаты ЗНО 2017, 2018, 2019 годов. В отдельных случаях можно подать документы в бумажном виде .

1. Регистрация электронного кабинета абитуриента (с 01 июля 2019 г.)

Абитуриент должен создать личный кабинет на сайте https://ez.osvitavsim.org.ua . В специальной форме указываются такие данные:

действующий адрес электронной почты абитуриента;
номер, пин-код и год получения сертификата ВНО (ЗНО);
серия и номер аттестата о полном среднем образовании;
средний балл приложения к аттестату по 12-ти бальной шкале.

После регистрации на указанный почтовый ящик придет письмо со ссылкой для активации. Для входа в личный кабинет абитуриента используйте свои логин и пароль. В случае, если не получается войти в свой кабинет, а загружается главная страница, очистите историю и кэш браузера.

2. Внесение личных данных

После успешного входа в электронный кабинет поступающий сможет ознакомиться с конкурсными предложениями от ВУЗов, а также добавить свои личные данные:

номер телефона;
загрузить цветное фото 3х4
загрузить сканкопию приложения к аттестату
загрузить документы, предоставляющие льготы.

3. Подача электронного заявления в ВУЗы (с 10 по 22 июля 2019 г.)

Выберите раздел "Подача заяв" после этого появится форма выбора конкурсных предложений для поступления. В 2019 году можно подать до 7 заявлений (можно отправить все семь в один ВУЗ или в 7 разных учебных заведений), но не более, чем на 4 специальности. Эти ограничения не касаются контрактных мест.

Раньше, чтобы подать документы в ВУЗ в другом городе, требовалось личное присутствие абитуриента и его родителей, если он не достиг совершеннолетия. Но сегодня можно отправить заявление на зачисление в ВУЗ удаленно.

Для этого есть 2 способа:

отправить документов почтой,
подать электронных документов через интернет.

Доставка почтой

На сайте учебного заведения нужно узнать, какие документы требуется прислать, и там же скачать образец самого заявления. Полный комплект документов с заполненным и подписанным заявлением отправляется почтой или службами доставки. В доставке почтой есть определенные риски. Комплект до адресата дойдет примерно за 5-7 дней. Столько же (плюс время на рассмотрение вашего заявления) потребует обратный ответ.

Следовательно, документы нужно отправить как можно раньше, чтобы успеть вовремя.

Если письмо задерживается или потеряется по вине самой почты, вы можете не попасть в список абитуриентов. Существуют альтернативы почте — различные коммерческие службы доставки или курьеры. Выбирая этот вариант, можно не волноваться за своевременную доставку, но это гораздо дороже.

Доставка в электронном виде

Проще и удобнее подать электронные документы в учебное заведение через интернет. На сайте ВУЗа нужно скачать электронную версию заявления, заполнить и подписать. К заявлению необходимо прикрепить скан-копии остальных документов (как правило, требуют паспорт, документ об образовании и его приложение) и отправить все на электронный адрес приемной комиссии.

Подписать документы можно в интерфейсе Microsoft Office или специальных программах — например, Контур.Крипто .

В среднем, рассмотрение электронного письма комиссией занимает 2-3 рабочих дня. Затем абитуриенту тоже в электронном виде сообщают о результате. Максимальное число ВУЗов, в которые можно подать документы одновременно, не изменилось и составляет 5 учебных заведений.

Нюансы подачи документов через интернет

В приказе Минобрнауки есть требование организовать прием документов «в электронной форме, если такая возможность предусмотрена в ВУЗе». Единых требований нет, поэтому каждый ВУЗ реализует это на практике разными способами:

например, Московский гуманитарный университет принимает документы по электронной почте,
МГУ примет документы в формате ПДФ, подписанные КЭП любого аккредитованного УЦ.

Поэтому внимательно ознакомьтесь с правилами в интересующем учебном заведении. Есть ВУЗы, которые допускают возможность распечатать бланк заявления, подписать его рукописной подписью, а затем приложить в отсканированном виде к пакету документов без использования электронной подписи. Но в таком случае заявление не будет иметь юридической силы и вам придется поторопиться предоставить его оригинал.

Чтобы избежать рисков, мы предлагаем абитуриенту следующую схему действий:

Убедиться, что ВУЗ, в который вы хотите поступить, принимает документы в электронном виде.
Отправить документ через интернет, подписав их квалифицированной электронной подписью физического лица.
Получить ответ и удостовериться, что он значим: то есть подписан, или заявку внесли в список и его опубликовали или другим способом.
Если ответа нет, продублировать почтой с пояснительным письмом о том, что ранее подавали в электронном виде. Если есть возможность, прийти лично в приемную комиссию.

Сколько стоит электронная подпись?

В большинстве случаев стоимость проезда абитуриента с родителями и проживания в другом городе превышает затраты на электронную подпись. А время, сэкономленное на поездке, можно будет потратить на подготовку к вступительным экзаменам.

Вступительная кампания 2018 предусматривает возможность подачи заявления в электронной форме на участие в конкурсном отборе.

Для этого абитуриент должен зарегистрироваться на интернет-сайте по адресу: http://ez.osvitavsim.org.ua (сайт работает только во время вступительной кампании ) и ввести следующие личные данные:

Адрес электронной почты;

Серия и номер документа на основании которого осуществляется поступление;

Данные о Сертификате ВНО (номер, пин-код, год получения).

Важно!!! При подаче электронного заявления обязательно необходимо прикрепить отсканированую копию Приложения (Додатка) к аттестату о полном общем среднем образовании.

После регистрации абитуриент получает доступ к Личному электронному кабинету , где заполняет электронную форму и отмечает данные о себе: пол, место жительства, номера телефонов, номер и дата выдачи медицинской справки № 086-у, средний балл Приложения к аттестату о полном общем среднем образовании. Также указывает выбранное учебное заведение и специальность.

После подачи электронного заявления абитуриент получает уведомление на указанный электронный адрес или мобильный телефон.

Все поданные заявления отражаются в Единой базе, к которой имеют доступ все учебные заведения Украины. Поданное электронное заявление может быть отменено поступающим. Но после присвоения ему статуса «Зарегистрировано в ВУЗе» - уже нет.

Если в электронном заявлении есть определенные недостатки, уполномоченное лицо Приемной комиссии ВУЗа предоставляет такому заявлению статус «Требует уточнения поступающим» , указывает, что именно необходимо исправить или добавить, а также дату, к которой необходимо все исправить.