Зуп 3 ввод начальных остатков. Ввод начальных остатков отпусков. Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника

В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска. Расчет остатков положенных работникам ежегодных отпусков в программе ЗУП 3.1 ведется автоматически.

В этой статье разберем, как посмотреть остатки отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1, как ввести начальные остатки отпусков, а также рассмотрим, почему может появляться ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков», и как ее устранить.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:

• В карточке сотрудника.
• В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
• В документах Отпуск , Увольнение .

Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника

Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.

Отчеты по остаткам отпусков

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату.

Ссылка Как сотрудник использовал отпуск

Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск . Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск . По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска:

Как быстро посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 смотрите в нашем видео:

Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков .

Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка

Если работа в 1С ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ . Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.

Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска :

В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.

В табличной части вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней должно быть рассчитано на дату начала эксплуатации.

Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП разобраны далее в статье.

Документ Ввод остатков отпусков

Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.

Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков . Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе, необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела:

Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков :

Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка :

• в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
• в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков , указанную в шапке документа.

Правила ввода остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1

1. Остатки вводятся на указанную дату, при этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – остаток 6 дней;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – накопленный на 01.01.2019 остаток 9,33 дня (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33).

Рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год и остатка отпуска по нему нет;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем остаток 2,33 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 7 дней использовано. 9,33-7=2,33).

В итоге сформированный документ будет выглядеть так:

2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – ничего указывать не нужно;
• За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – укажем остаток 7 дней;
• За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.12.2018 по 01.01.2019 менее 15 дней, право на отпуск еще не заработано.)

Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить

Зачастую, при вводе остатков отпуска пользователи сталкиваются с ошибкой:

Последний период остатков отпуска «Основной» должен захватывать дату остатков:

Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.

Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях примера 4, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019:

Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.
В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска:

Печать (Ctrl+P)

Ввод начальных остатков отпусков

До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».

Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.

Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.

Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).

Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ

Рис 1 Форма “Все функции”

Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Рис 2. Документ Ввод остатков отпусков

Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.

В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).

Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Данные на начало эксплуатации

Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:

• Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
• Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).

Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).

В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»

Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:

Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.

Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:

1. Количество дней отпуска в год

2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет

3. Дата приема сотрудника на работу

4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)

Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.

Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.

В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:

ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12

Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.

Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»

В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.

Часть 2. Ввод остатков отпусков.

Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»

В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.

Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).

Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).

В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:

А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:

Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.

ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).

КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).

У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.

Рассмотрим детальный способ ввода остатков.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.

Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:

В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:

Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.

Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.

Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:

В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.

Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.

Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.

После проведения документа смотрим остатки отпусков:

Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Ручной ввод остатков не типичный процесс для пользователей редакции 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5. Это весьма трудоемкое занятие, особенно если в организации работает много сотрудников.

Чаще всего встречается два варианта переноса данных:

• организация переходит с 1С: ЗиК 7.7 - для этого применяется типовой механизм переноса данных
• в организации раньше вели учет вообще не в 1С - скорее всего, для такого случая пишется обработка переноса данных.

Однако процесс ввода остатков вручную, необходим для правки результатов типового переноса, которая также выполняется в ручном режиме.

Пример – ввод остатков на начало года

Для ввода остатков нам нужен документ - “Перенос данных”. Он находится в меню – Операции - Документы... - Перенос данных.

В новом документе нужно установить период регистрации предшествующий текущему, дату конца предыдущего месяца и на закладке “Регистры накопления” добавить необходимые регистры.

Взаиморасчеты с сотрудниками организаций

Для ввода долгов по зарплате сотрудников предназначен регистр “Взаиморасчеты с сотрудниками организаций”. Если организация должна сотруднику, то вводится запись с видом движения – Приход, если нет - Расход.

Последние три колонки заполняются при регистрации долга перед организацией (необязательно).

Взаиморасчеты с депонентами организаций

Если есть зарплата на депоненте, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
При вводе задолженности по депонентам нужно указать, по какой ведомости возникла задолженность. Для этого сначала нужно сформировать документ “Зарплата к выплате организаций”.

НДФЛ расчеты с бюджетом

В случае задолженности перед бюджетом по уплате НДФЛ, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.

НДФЛ к зачету

Если есть суммы переплаты НДФЛ по сотруднику, нужно ввести записи с видом движения – Приход.

Такая ситуация возникает когда у сотрудника удержали НДФЛ больше, чем должны. Это происходит в тех случаях, когда сведения о налоговых вычетах регистрируются “задним числом”.

Если возникла такая задолженность, нужно сделать следующую запись:

Погашение займов сотрудниками организаций

Для ввода остатков по непогашенным займам сначала нужно ввести документ “Договор займа с сотрудником”, в котором указать данные действовавшие на момент получения займа.

Например, если сотрудник брал в сентябре 50000 руб. под 10% на 5 месяцев, то в документе нужно указать следующее:

После этого в документе “Перенос данных” сделать запись с видом движения “Расход” на сумму, которую сотрудник уже погасил к моменту ввода остатков.

В записи указать период, предшествующий вводу остатков, ранее введенный договор займа и сумму погашения.

Все остальные данные, необходимые для расчета можно ввести при помощи соответствующих документов:

• Для учета невыходов переходящих на первый месяц начисления - больничные, отпуска и оплаты по среднему заработку.

Ввод остатков в середине отчетного периода

Если остатки вводятся не с начала года, то придется вводить данные для расчета НДФЛ и Страховых взносов, а также сведения по больничным и отработанному времени.